Existenzgründer: 8 Tipps für einen erfolgreichen Start

Wenn Sie ein Unternehmen gründen, müssen Sie einige Meldepflichten beachten:

Steuerpflichtige müssen dem zuständigen Finanzamt innerhalb eines Monats nach Eröffnung eines land- und forstwirtschaftlichen oder gewerblichen Betriebs oder Aufnahme einer freiberuflichen Tätigkeit Auskünfte über die für die Besteuerung erheblichen rechtlichen und tatsächlichen Verhältnisse erteilen (§ 138 Abs. 1 AO). Diese Auskünfte sind elektronisch zu übermitteln, sofern das Finanzamt nicht zur Vermeidung unbilliger Härten die Auskunftserteilung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck zulässt.

Gewerbeanmeldung

Die Aufnahme einer gewerblichen Betätigung ist beim Gewerbeamt der Gemeinde anzumelden. Damit wird gleichzeitig die Meldepflicht gegenüber sonstigen Behörden (Berufsgenossenschaft, Gewerbeaufsichtsamt, Industrie- und Handelskammer bzw. Handwerkskammer, Statistisches Landesamt) erfüllt.

WichtigDas Finanzamt wird von der Gemeinde informiert und sendet Ihnen einen Fragebogen zur Betriebseröffnung zu.

Freie Berufe

Freiberufler:innen (z. B. Ärzt:innen, Ingenieur:innen, Architekt:innen, Psychotherapeut:innen, etc.) müssen ihre Tätigkeit formlos beim Finanzamt anmelden (s. Freier Beruf/Gewerbetreibende)

Sozialversicherung

Wenn Sie einer selbstständigen Tätigkeit nachgehen wollen, sollten Sie vorab klären, ob eine Sozialversicherungspflicht ("Scheinselbstständigkeit") besteht. Die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung Ihrer Tätigkeit ist für die steuerliche Einstufung allerdings nicht bindend.

Nach einer erfolgreichen Anmeldung Ihres Unternehmens erhalten Sie automatisch Post von Ihrem zuständigen Finanzamt. Das Finanzamt möchte mit dem "Fragebogen zur steuerlichen Erfassung" (Betriebseröffnungsbogen) folgende Fragen mit Ihnen klären:

• Welche Tätigkeit wird ausgeübt, welche Rechtsform hat das Unternehmen und wer ist Betriebsinhaber:in?
• Sind Umsatzsteuer- und Lohnsteuervoranmeldungen abzugeben?
• In welcher Höhe sind Einkommensteuer- bzw. Körperschaftsteuervorauszahlungen zu leisten?

Angaben zur Gewinnerwartung und zu anderen Einkunftsarten sind für die Festsetzung der Einkommensteuervorauszahlung erforderlich. Bitte beachten Sie, dass Sie bei zu niedrigen Vorauszahlungen ggf. später kurzfristig für zwei bis drei Jahre nachzahlen müssen, was zu ernsthaften finanziellen Engpässen führen kann. Eine freiwillige Anpassung nach oben kann daher sinnvoll sein.

Als Existenzgründer:in müssen Sie Umsatzsteuer-Voranmeldungen auf elektronischem Weg abgeben. Die abzuführende Steuer müssen Sie selbst berechnen. Für das Jahr der Neugründung und das folgende Jahr besteht eine monatliche Abgabeverpflichtung. Später richtet sich der Voranmeldungszeitraum nach der Umsatzsteuerschuld des Vorjahres.

WichtigDie Regelung, dass Existenzgründer im Jahr der Gründung des Unternehmens und im darauffolgenden Kalenderjahr Voranmeldungen immer monatlich abzugeben haben, wurde allerdings von 2021 bis 2026 ausgesetzt. Hat der Unternehmer seine Tätigkeit nur in einem Teil des vorangegangenen Kalenderjahres ausgeübt, ist die tatsächliche Steuer in eine Jahressteuer umzurechnen. Nimmt er die Tätigkeit im laufenden Jahr auf, ist die voraussichtliche Steuer des laufenden Kalenderjahres maßgebend. Auf der Basis dieses (fiktiven) Jahresumsatzes ist zu entscheiden, ob die Grenze von 7.500 EUR überschritten wird und demnach eine monatliche Abgabe notwendig ist.

Eine Dauerfristverlängerung für die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldungen sollten Sie nicht sofort stellen, sonst werden mögliche hohe Vorsteuerbeträge erst einen Monat später ausbezahlt. Achten Sie auf ordnungsgemäße Rechnungen, sonst verlieren Sie die Vorsteuer.

Üben Sie einen freien Beruf aus oder liegt Ihr Umsatz als Gewerbetreibende:r unter 800.000 EUR (§ 20 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG), können Sie beim Finanzamt die Besteuerung nach den tatsächlich vereinnahmten Entgelten ("Istversteuerung") beantragen. Die Umsatzsteuer entsteht dann nicht schon bei Lieferung oder Leistung, sondern erst dann, wenn das Entgelt vereinnahmt wurde.

Ist Ihr voraussichtlicher Jahresumsatz im ersten Jahr nicht höher als 22.000 EUR (bis 2019: 17.500 EUR), können Sie sich auch für die Kleinunternehmer-Regelung entscheiden. Dann wird keine Umsatzsteuer erhoben und ein Abzug von Vorsteuer ist nicht möglich. Die Istbesteuerung muss durch das Finanzamt ausdrücklich genehmigt werden.

Achtung: Als Kleinunternehmer:in dürfen Sie keine Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen ausweisen, sonst schulden Sie diese gegenüber dem Finanzamt.

Falls Sie mit Ihrer Existenzgründung auch Angestellte beschäftigen, müssen Sie bei jeder Lohnauszahlung die Lohnsteuer selbst berechnen und einbehalten. Dem Finanzamt reichen Sie auf elektronischem Weg eine Lohnsteueranmeldung ein und Sie führen die einbehaltene Steuer ab. Für den Anmeldungszeitraum sind folgende Grenzen maßgeblich:

Die Lohnsteuerbescheinigungen für Ihre Angestellten müssen Sie ebenfalls elektronisch an die Finanzverwaltung übermitteln.

Packen Ihre Familie und Freunde bei der Existenzgründung tatkräftig mit an, schließen Sie am besten Arbeitsverträge und zahlen Sie Gehalt. So können Sie Steuern sparen.

Zur Vermeidung von Problemen sollten Sie wichtige Verträge (Gesellschaftsvertrag, Arbeitsverträge mit Angehörigen, GmbH-Geschäftsführervertrag, Miet- und Darlehensverträge mit Angehörigen) in Kopie dem Finanzamt möglichst schon bei der Betriebseröffnung einreichen und um eine rechtliche Beurteilung bitten. Bitte beachten Sie, dass die Einholung einer sog. "Verbindlichen Auskunft" bei Ihrem Finanzamt gebührenpflichtig ist.

Als Gewinnermittlungsarten kommen die Bilanzierung/Buchführung bzw. die Einnahme-Überschuss-Rechnung in Betracht. Einzelheiten zu den beiden Arten und zur Frage, wer bilanzierungspflichtig ist, entnehmen Sie dem jeweiligen Stichwort.

Anlauf- und Gründungskosten

Kosten, die vor Beginn der eigentlichen Geschäftstätigkeit anfallen (z. B. Gewerbeanmeldung, Beratungskosten, Miete etc.) sind schon im Zeitpunkt ihrer Entstehung bzw. Bezahlung (je nach Gewinn­ermittlungsart) regelmäßig als vorweggenommene Betriebsausgaben abziehbar. Davon ausgeschlossen sind Kosten, die im Zusammenhang mit der Anschaffung oder Herstellung beweglicher oder unbeweglicher Wirtschaftsgüter stehen.

Es gibt keine Unternehmensform, die nur Vorteile aufweist. Sie sollten daher stets die steuerlichen Aspekte der einzelnen Rechtsformen, das jeweilige Haftungsrisiko sowie die betriebswirtschaftlichen und übrigen zivilrechtlichen Gesichtspunkte mit in Ihre Überlegungen einbeziehen, um so die für Ihre Zwecke optimale Rechtsform zu finden.

Eine wichtige Rolle spielt dabei, ob Sie das Unternehmen allein oder gemeinsam mit anderen Personen betreiben wollen. Hier sollten Sie sich umfassend zivilrechtlich und steuerlich beraten lassen. Angehörige freier Berufe können sich zur Ausübung ihrer Berufe in einer Partnerschaftsgesellschaft zusammenschließen. Sie beruht im Wesentlichen auf den Grundlagen der Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), es besteht jedoch die Möglichkeit einer Haftungsbeschränkung. Von Interesse für Existenzgründer:innen könnte auch die haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft (§ 5a GmbHG) sein. Diese ist eine Kapitalgesellschaft, die ohne bestimmtes Mindeststammkapital in einem vereinfachten Verfahren gegründet werden kann.

Einkommen-/Körperschaftsteuer

Der Gewinn eines:r Einzelunternehmer:in unterliegt der Einkommensteuer, ebenso Ihr Gewinnanteil an einer Personengesellschaft. Die Höhe der Steuerbelastung hängt von Ihrem individuellen Einkommensteuersatz (0-45 %) ab.

Wer "Einkünfte als Gewerbebetrieb" bezieht, erhält bei der Einkommensteuer eine Steuerermäßigung bis zur Höhe des 4-Fachen des Gewerbesteuermessbetrags (Freier Beruf/Gewerbetreibende). Für bilanzierende Einzelunternehmer:innen und Personengesellschaften gibt es die Möglichkeit, Teile des Gewinns nicht auszuschütten (Thesaurierung) und ermäßigt besteuern zu lassen.

Eine GmbH (bzw. eine AG) muss für ihr zu versteuerndes Einkommen nur 15 % Körperschaftsteuer bezahlen. Kommt es zu einer Ausschüttung, unterliegt die Dividende zusätzlich einer 25%igen Abgeltungsteuer. (Kapitaleinkünfte, Abgeltungsteuer)

Abschluss von Verträgen

Im Gegensatz zu Einzelunternehmer:innen und Personengesellschaften kann eine GmbH mit ihren Gesellschaftern steuerlich wirksame Arbeits-, Darlehens- und Mietverträge abschließen. Die entsprechenden Zahlungen mindern den Gewinn der GmbH, führen im Gegenzug aber zu entsprechenden Einkünften bei den Empfänger:innen. Letztendlich kommt es bei der GmbH zu einer Gewerbesteuerersparnis.

Pensionszusagen

Eine GmbH kann ihrem:ihrer Gesellschafter:in-Geschäftsführer:in eine Pensionszusage erteilen. Dies mindert bei der GmbH sofort den Gewinn und spart so Steuern, während der:die Geschäftsführer:in erst dann Einkünfte hat, wenn die Pensionszahlungen ausbezahlt werden. Hierbei sind zahlreiche Hürden zu überwinden. Daher gilt auch hier: Lassen Sie sich gut beraten!

Gewerbesteuer

Einzelunternehmer:innen und Personengesellschaften unterliegen der Gewerbesteuer, wenn sie "Einkünfte aus Gewerbebetrieb" beziehen. Diese Unternehmen haben einen Freibetrag von 24.500 EUR. Eine GmbH wird immer - ohne Freibetrag - zur Gewerbesteuer herangezogen.

Vorsicht bei Gebäuden

Wenn Sie für Ihre Tätigkeit ein eigenes Gebäude nutzen wollen, beachten Sie das Stichwort Grundstücke im Betrieb.

Praxis-Tipp: Ob die Gründung einer GmbH oder eines:einer Einzelunternehmer:in bzw. einer Personengesellschaft unter steuerlichen Gesichtspunkten günstiger ist, lässt sich nur bezogen auf den Einzelfall und mit vielen Vorbehalten (keiner weiß, wie zukünftige Gewinne ausfallen und in welchem Umfang Kapital in der Firma benötigt wird) sagen. Lassen Sie sich ggf. individuell beraten!

Eine Übersicht über die steuerlichen Aspekte der einzelnen Rechtsformen sehen Sie in der folgenden Tabelle:

Kauftipp: Um die steuerlichen Auswirkungen der Rechtsform berechnen zu können, empfehlen wir Ihnen die Anschaffung einer geeigneten Steuersoftware wie z. B. Taxman für Selbstständige.

"Jungunternehmer:innen" erhalten sehr häufig zu günstigen Konditionen Existenzgründerdarlehen. Fragen Sie diesbezüglich bei Ihrer Bank oder Interessenvertretung (z. B. IHK) nach. Es gibt für Existenzgründer:innen vielfältige Förderprogramme auf Bundes- oder Landesebene. Wichtig ist, dass öffentliche Fördermittel vor der Betriebsgründung beantragt werden. Informieren Sie bei der Förderbank KFW.

Gründungszuschuss

Angestellte, die durch Aufnahme einer selbstständigen, hauptberuflichen Tätigkeit die Arbeitslosigkeit beenden, können in der Zeit nach der Existenzgründung einen Gründungszuschuss erhalten. Der Gründungszuschuss ist eine Ermessensleistung, auf die kein Rechtsanspruch besteht. Der Existenzgründungszuschuss ist nach § 3 Nr. 2 EStG steuerfrei. Nähere Informationen auf den Internetseiten der Bundesanstalt.

Andere Gründungszuschüsse

Andere Gründungszuschüsse (wie z. B. die Meistergründungsprämie NRW) sind bei Einzelunternehmer:innen und Personengesellschaften mangels einer gesetzlichen Befreiung steuerpflichtige Betriebseinnahmen.

Gründungswettbewerbe

Die im Rahmen von Gründungswettbewerben ausgezahlten Preisgelder sind umsatzsteuerrechtlich als echte - nicht steuerbare - Zuschüsse zu beurteilen. Einkommensteuerrechtlich gehören sie zu den Betriebseinnahmen.