Ist für die Mitarbeit Angehöriger ein Arbeitsvertrag nötig?
- Das Finanzamt prüft bei mitarbeitenden Angehörigen sehr genau und auch rückwirkend, ob tatsächlich ein Arbeitsverhältnis vorliegt.
- Arbeitsrechtliche Regeln müssen eingehalten werden, Sie sollten einen Arbeitsvertrag abschließen.
- Der Arbeitslohn von mitarbeitenden Angehörigen sollte nicht den Betrag übersteigen, den fremde Arbeitnehmer:innen für diese Tätigkeit erhalten würden.
Ein Ehegattenarbeitsvertrag oder Arbeitsverhältnisse mit anderen Angehörigen (Kinder, Eltern, Enkelkinder, Geschwister etc.) bringen sowohl dem Betrieb als auch den Angehörigen steuerliche und finanzielle Vorteile. Bei steuerfreien Sonderzuwendungen zum Beispiel profitieren das Unternehmen durch absetzbare Betriebsausgaben und Angehörige durch steuerfreie Einkünfte. Allerdings müssen Sie beim Arbeitsvertrag einige rechtliche Hürden beachten, wir zeigen welche das sind.
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Arbeitsverhältnisse mit Angehörigen: Diese Möglichkeiten gibt es
Die Beschäftigung kann mit einer Lohnsteuerkarte oder auf Aushilfslohnbasis in Form eines Minijobs geschehen. Eine Beschäftigung auf Aushilfslohnbasis lohnt sich vor allem dann, wenn die Ehegatten hohe Einkünfte beziehen. In diesem Fall ist die Steuerbelastung sehr hoch, sodass der geringe pauschale Abzug zu Vorteilen führt. Wer Gewerbesteuer zahlt, sollte darauf achten, dass ein möglichst hoher Arbeitslohn vereinbart wird. Auch wenn die Einkommensteuer nur unwesentlich geringer ausfällt, liegt die Ersparnis in der Gewerbesteuer.
Wenn Sie eine Beschäftigung mit Lohnsteuerkarte vorziehen, sollten Sie auch daran denken, dem:der mitarbeitenden Ehegatt:in oder Angehörigen steuerfreie Sonderzuwendungen (d. h. Betriebsausgaben im Unternehmen, steuerfrei beim Empfänger) zu gewähren. Dies können z. B. Zuschüsse für die Unterbringung von nicht schulpflichtigen Kindern in Kindergärten und vergleichbaren Einrichtungen sein. Ebenfalls interessant kann die Gewährung von Sachbezügen, z. B. ein Firmenwagen, sein. Selbst bei einem Minijob ist diese Option möglich. Dies kann im Ehegattenarbeitsvertrag geregelt werden.
Bitte beachten Sie aber dabei, dass diese Zahlungen bzw. Vergünstigungen im Betrieb üblich sind und vergleichbare fremde Betriebsangehörige auch derartige Zuwendungen erhalten. Nur dann sind diese Sonderzuwendungen steuerfrei.
Praxis-Tipp: Wenn Sie mit dem:der tatsächlich mitarbeitenden Ehegatt:in oder Angehörigen keinen Arbeitsvertrag vereinbaren wollen, können Sie pro Jahr maximal 256 EUR bezahlen. Im Betrieb liegen in entsprechendem Umfang Betriebsausgaben vor. Bei dem:der Empfänger:in bleibt die Zahlung steuerfrei (§ 22 Nr. 3 EStG).
Formelle Voraussetzungen für die Mitarbeit Angehöriger
Arbeitsverhältnisse mit Angehörigen sind an strenge formelle Voraussetzungen geknüpft.
Darauf sollten Sie achten:
- Das Arbeitsverhältnis muss klar und eindeutig vereinbart worden sein.
Regeln Sie in einem schriftlichen Arbeitsvertrag den Beginn des Arbeitsverhältnisses (eine rückwirkende Vereinbarung ist nicht möglich), die Art (z. B. Büroarbeiten), den zeitlichen Umfang der Tätigkeit (z. B. wöchentliche Arbeitszeit 40 Stunden), die Höhe der Vergütung (z. B. Monatslohn 2.000 EUR) sowie die Anzahl der Urlaubstage. Regeln Sie dies bitte im Ehegattenarbeitsvertrag. - Die Vereinbarungen müssen umgesetzt werden.
Der:Die Arbeitnehmer:in muss tatsächlich im vereinbarten Umfang im Betrieb mitarbeiten. Der Arbeitslohn muss i. d. R. monatlich (bar oder Überweisung auf ein Konto des:der Arbeitnehmer:in) ausbezahlt werden. - Die Vereinbarungen müssen dem Üblichen entsprechen.
Die Arbeitsvergütung darf nicht unangemessen hoch sein. Letztendlich ist Maßstab, was ein:e fremde:r Arbeitnehmer:in für die Tätigkeit erhalten würde. Nahe Angehörige dürfen als Arbeitnehmer:innen zwar mehr leisten als vereinbart, nicht aber weniger. Wird dem Vertrag entsprechend oder aber sogar mehr gearbeitet, darf das Finanzamt keine Arbeitszeitnachweise verlangen. Nur wenn unklar ist, ob die Arbeitsleistung tatsächlich erbracht wurde, kann es auf Arbeitszeitnachweise ankommen. Vereinbarungen, die eine Arbeit zu Hause ohne feste Arbeitszeiten und ohne Stundenzettel zulassen, sollen steuerlich nicht anzuerkennen sein.
Tantiemenzusage/Pkw-Überlassung
Wenn der:die Angehörige in leitender Position mitarbeitet, kann eine Tantiemenzusage erteilt werden. Dies sollte unbedingt schriftlich geschehen. Auch eine Pkw-Überlassung ist möglich. Wichtig sind detaillierte und eindeutige Regelungen. Derartige Vereinbarungen werden nur dann anerkannt, wenn mit fremden Betriebsangehörigen vergleichbare Verträge geschlossen wurden.
Sollte das Finanzamt (z. B. im Rahmen einer Betriebsprüfung) die Arbeitsvergütung als überhöht ansehen, sollten Sie schlüssige Argumente vorbringen können, warum Ihr Ehegatte oder Ihre Ehegattin das Geld für den Betrieb wert ist (z. B. Einsatz in den Abendstunden und am Wochenende).
Allerdings ist nur der unangemessene Teil des Arbeitslohns nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig. Er wird als Privatentnahme behandelt. Im Übrigen wird das Arbeitsverhältnis anerkannt.
Das müssen Sie bei der Mitarbeit von Kindern beachten
Mindestalter
Arbeitsverträge mit Kindern unter 14 Jahren werden im Allgemeinen wegen Verstoßes gegen das Jugendarbeitsschutzgesetz steuerlich nicht anerkannt.
Praxis-Tipp: Beschäftigung statt Taschengeld spart SteuernZahlen Sie Ihrem gelegentlich im Betrieb mitarbeitenden Sohn (bzw. Ihrer Tochter) anstelle eines großzügigen Taschengelds ein Gehalt! Gleichgültig, ob ein Arbeitsverhältnis mit Lohnsteuerkarte oder auf Aushilfslohnbasis vereinbart wird, in jedem Fall sind die anfallenden Aufwendungen als Betriebsausgaben abzugsfähig.
Beim Kind bleibt der Arbeitslohn i. d. R. wegen des Grundfreibetrags steuerfrei, wenn keine weiteren Einkünfte mehr bezogen werden (§ 32a Abs. 1 EStG).
Vollzeitarbeit
Selbstverständlich kann mit dem Kind auch ein Vollzeitarbeitsverhältnis vereinbart werden. Eine Mitarbeit im elterlichen Betrieb nur in den Semesterferien ohne eigenen Aufgabenbereich und ohne feste Arbeitszeiten gegen ein dauerhaftes Monatsgehalt ist steuerlich aber nicht anzuerkennen.
Aushilfstätigkeiten
Werden lediglich Aushilfstätigkeiten erledigt, wird das Arbeitsverhältnis nicht anerkannt, wenn die Tätigkeiten wegen ihrer Geringfügigkeit oder Eigenart üblicherweise nicht Gegenstand eines Arbeitsvertrages sind. So darf z. B. kein Arbeitslohn für die Entgegennahme von Telefonanrufen in der Familienwohnung oder das Chauffieren der Mutter (Ärztin) zu Hausbesuchen gezahlt werden.
