Die Abschreibung ist für Arbeitnehmer:innen aus steuerlicher Sicht vor allem bei teureren Arbeitsmitteln interessant. Bis zu einer Höhe von 952 EUR brutto können Sie die Anschaffungskosten für Arbeitsmittel sofort und in voller Höhe in Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Teurere Arbeitsmittel müssen entsprechend ihres Wertverlusts über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Den Betrag der Wertminderung im jeweiligen Jahr (also die Abschreibung) können Sie dann als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Was Sie in Sachen Abschreibung für die Einkommensteuererklärung wissen sollten, lesen Sie in diesem Beitrag.
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Diese Arbeitsmittel können abgeschrieben werden
Leider gibt es im Einkommensteuerrecht nur eine wenig griffige Definition, welche Arbeitsmittel als Werbungskosten abgesetzt werden können. Demnach sind Werbungskosten alle "Aufwendungen zum Erwerb, zur Sicherung und Erhaltung der Einnahmen". Als typische Beispiele gelten Kosten für Werkzeuge oder typische Berufskleidung. Prinzipiell können Sie aber die Kosten für alle Gegenstände, die Sie überwiegend für Ihre berufliche Tätigkeit nutzen und privat anschaffen, auch (anteilig) steuerlich geltend machen - oder es zumindest versuchen.
In der Praxis ist die Anerkennung - wie so oft im Steuerrecht - immer von der Plausibilität Ihrer Erklärung abhängig. Bei einem Diktiergerät einer Journalist:in wird das Finanzamt beispielsweise immer von einer beruflichen Nutzung ausgehen. Wenn allerdings nicht klar ersichtlich ist, ob ein Gegenstand beruflich oder privat genutzt wird, verweigert das Finanzamt den Werbungskostenabzug und sieht die Ausgaben als Kosten der privaten Lebensführung. Aber auch hier gilt: keine Regel ohne Ausnahmen, denn einen Computer können Sie (zumindest bis zu einem Anteil von 50 % beruflicher Nutzung) relativ leicht in Ihrer Steuererklärung zur Einkommensteuer geltend machen (Argumente: Weiterbildung, Recherche, u.a. für die Steuererklärung).
Grundsätzlich berücksichtigt das Finanzamt die sog. Werbungskostenpauschale in Höhe von derzeit 1.230 Euro (Steuerjahr 2023), dies geschieht automatisch wenn Sie eine Steuererklärung abgeben, ein Nachweis durch Belege entfällt. Liegen Ihre Werbungskosten (z.B. durch hohe Fahrtkosten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte) über der Pauschale, sollten Sie, auch wenn Sie keine größeren Anschaffungen getätigt haben, zumindest die Arbeitsmittelpauschale in Höhe von 110 EUR in Ihrer Steuererklärung ansetzen. Bis zu dieser Grenze verlangt das Finanzamt in der Regel keine Belege. Das Finanzamt berücksichtigt auch diese Pauschale allerdings nicht von sich aus, sondern nur, wenn in der Einkommensteuererklärung eine entsprechende Angabe erfolgt.
So ermitteln Sie die Höhe der Abschreibung bei typischen Arbeitsmitteln
Wenn das Finanzamt einen Gegenstand als Arbeitsmittel anerkennt, geht es meist um die Frage, wie dieser abgeschrieben wird. Grundsätzlich gilt dabei die gleichmäßige Verteilung der Anschaffungskosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer; dieses Verfahren wird als "lineare Abschreibung" bezeichnet, eine Übersicht für diverse Gegenstände finden Sie in der AfA-Tabelle (AfA = Absetzung für Abnutzung). Hier eine Kurzübersicht, welche Nutzungsdauer das Finanzamt für typische Arbeitsmittel unterstellt:
| Nutzungsdauer | AfA-Satz (pro Jahr) | |
|---|---|---|
| Büromöbel | 13 | 7,7 % |
Kopiergeräte | 7 | 14,29 % |
| Computer, Laptop, Tablet, Peripheriegeräte | 1 (vor 2021: 3) | 100 % (vor 2021: 33,33 %) |
| Faxgerät | 6 | 16,66 % |
| Aktenvernichter | 8 | 12,5 % |
Anmerkung: Im Anschaffungsjahr ist eine zeitanteilige Abschreibung (gerundet auf volle Monate) vorzunehmen.
Hinweis: Verkürzte Nutzungsdauer Viele Arbeitnehmer:innen haben sich wegen der Arbeit im Homeoffice während der Corona-Pandemie Laptops, Drucker, Scanner oder andere Geräte angeschafft. Die Bundesregierung hat 2021 die Regeln konkretisiert, nach denen Steuerzahlende die Kosten für ihre Digitalausrüstung schon für das Jahr des Kaufs vollständig absetzen können. Es gilt nicht wie früher eine Nutzungsdauer von drei, sondern nur noch von einem Jahr.
Wann können Sie einen Gegenstand sofort und in voller Höhe abschreiben
Beträgt der Rechnungsbetrag (inkl. Umsatzsteuer) maximal 952 EUR (800 EUR zzgl. 19 % MwSt) und handelt es sich um einen selbstständig nutzungsfähigen Gegenstand, liegt ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GwG) vor. Die gesamten Anschaffungskosten können im Jahr der Anschaffung abgezogen werden.
Beispiel: Sofortabschreibung / GwG Ein:e Arbeitnehmer:in kauft sich im Dezember 2022 für 700 EUR zzgl. 19 % USt einen Laptop und bezahlt ihn im Januar 2023. Der Gesamtaufwand (833 EUR) kann in der Steuererklärung für das Jahr 2022 in voller Höhe als Werbungskosten geltend gemacht werden.
Abschreibung von Laptop, Computer und Software
Sowohl Hardware als auch die erforderliche Software unterliegen einem schnellen technischen Wandel. Um diesem Umstand gerecht zu werden und die Digitalisierung anzutreiben, verkürzte die Finanzverwaltung die steuerlich zugrunde zu legende Nutzungsdauer von Computern und Software. Anstatt bisher drei Jahren gilt seit 2021 nun eine Nutzungsdauer von einem Jahr.
Damit kommt es quasi zu einer Sofortabschreibung der betroffenen Wirtschaftsgüter. Im Beschluss heißt es: "Zur weiteren Stimulierung der Wirtschaft und zur Förderung der Digitalisierung werden bestimmte digitale Wirtschaftsgüter rückwirkend zum 1. Januar 2021 sofort abgeschrieben."
Unter Software fällt laut BMF-Schreiben jegliche Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung. Zur Hardware zählen:
- Computer,
- Desktop-Computer,
- Notebook-Computer (wie z. B. Tablet, Slate, oder mobiler Thin-Client),
- Desktop-Thin-Client,
- (mobile) Workstation,
- Small-Scale-Server,
- Dockingstation,
- externes Netzteil,
- Peripherie-Geräte (z. B. Tastatur, Maus, Mikrofon, Headset),
- externe Speicher (z. B. Festplatte, DVD-/CD-Laufwerk, USB-Stick),
- Ausgabegeräte (wie z.B. Beamer, Plotter, Headset, Lautsprecher, Monitor oder Display)
- Drucker (Laser-, Tintenstrahl- oder Nadeldrucker).
Die neue Regelung gilt für alle Gewinnermittlungen für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2020 enden. Zudem kann mit dem Wirtschaftsjahr der Restbuchwert von bereits zuvor angeschafften Wirtschaftsgütern des Betriebsvermögens vollends abgeschrieben werden. Diese Regeln gelten auch für Wirtschaftsgüter des Privatvermögens.
Laufende Betriebskosten
Kosten für Verbrauchsmaterial (Toner, Druckerpatronen, Papier) sowie für die (berufliche) Internetnutzung sind in voller Höhe abzugsfähig. Dasselbe gilt für Kosten für Reparaturen an den Geräten. Auch beruflich veranlasste Telekommunikationskosten (Telefon, Internet) sind abzugsfähig. Fallen erfahrungsgemäß derartige Kosten an, akzeptiert die Verwaltung einen beruflich veranlassten Kostenansatz von 20 % des Rechnungsbetrags, maximal 20 EUR monatlich.
Sofern der private Nutzungsanteil nicht von völlig untergeordneter Bedeutung (< 10 %) ist, sind alle Kosten – gegebenenfalls schätzungsweise – aufzuteilen.
Außergewöhnliche Abschreibung, Verkauf oder Umwidmung
Wird ein Gegenstand vor Ablauf des Abschreibungszeitraums unbrauchbar, können Sie in dem Jahr, in dem der Gegenstand nicht mehr genutzt werden kann, den bislang noch nicht abgesetzten Restbetrag in voller Höhe als Werbungskosten anrechnen (= Absetzung für außergewöhnliche technische oder wirtschaftliche Abnutzung).
Wenn Sie den noch gebrauchsfähigen Gegenstand vor Ablauf des Abschreibungszeitraums verkaufen (oder verschenken), können Sie ihn dagegen nicht mehr abschreiben. Der erzielte Veräußerungserlös bleibt steuerlich unberücksichtigt.
Haben Sie in einem früheren Jahr einen Gegenstand gekauft und nutzen Sie diesen später ausschließlich beruflich (= Umwidmung), können Sie die Nutzung ebenfalls steuerlich geltend machen.
Beispiel: Nutzungsänderung Sie haben am 15.1.2021 einen Schreibtisch für 1.500 EUR zur privaten Nutzung gekauft, nutzen ihn seit Januar 2023 aber ausschließlich für berufliche Zwecke. Die AfA für das Jahr 2021 und 2022 sind wegen der privaten Nutzung nicht abzugsfähig. Die AfA-Anteile ab 2023 (jährlich 1/13 von 1.500 EUR, ausschließliche berufliche Nutzung unterstellt) hingegen schon.
Tipp: Restwertabschreibung nutzen Beträgt der zum Zeitpunkt der erstmaligen beruflichen Nutzung noch nicht abgesetzte Teil der Anschaffungskosten (Restwert) nicht mehr als 800 EUR netto, können Sie diesen sofort in voller Höhe abschreiben.
