Bilanzierung und Buchführung: Das Wichtigste in Kürze

Bei der Gewinnermittlung durch Buchführung sind zum Ende eines Wirtschaftsjahres ein Jahresabschluss in Form einer Bilanz und einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung aufzustellen. Aus dem Geschäftsabschluss sollen das Vermögen, die Schulden sowie der Gewinn des Unternehmens ersichtlich sein. Wir stellen Ihnen kurz und bündig vor, wer davon betroffen ist und was bei der Bilanzierung zu beachten ist.

 

 

Buchführungspflicht: Wer ist davon betroffen?

Bei der Buchführungspflicht ist zu unterscheiden, ob Sie Einkünfte aus selbstständiger Arbeit oder Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb erzielen:

 

Einkünfte aus selbstständiger Arbeit

 

Falls Sie Einkünfte aus einer selbstständigen Arbeit nachgehen, können Sie den Gewinn durch eine einfache Einnahme-Überschuss-Rechnung ermitteln. Sie können jedoch freiwillig eine Buchführung erstellen. Lesen Sie dazu auch das Stichwort Freier Beruf/Gewerbetreibende.

 

Einkünfte aus Gewerbebetrieb

 

Bei Einkünften aus einem Gewerbebetrieb müssen folgende Personen Bücher führen:

 

1. Kaufleute, die nach Handelsgesetzbuch (HGB) dazu verpflichtet sind.

 

2. Gewerbetreibende, deren Gewinn 60.000 EUR oder deren Umsatz 600.000 EUR übersteigt und die das Finanzamt zur Buchführung auffordert.

 

Die Finanzämter reagieren nicht immer sofort auf das Überschreiten der Grenzwerte. Sie können dann weiterhin bei der bisherigen Gewinnermittlung bis zum Ende des Jahres bleiben, in dem Sie eine Aufforderung erhalten. Alle anderen können ihren Gewinn mittels Einnahme-Überschuss-Rechnung oder freiwillig durch eine Buchführung ermitteln. Überschreiten Sie die Grenzen nicht, beachten Sie bitte auch das Stichwort Kleingewerbetreibende/-unternehmer.

 

 

Bilanzierung: Das sollten Sie wissen

Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung bilden zusammen den Jahresabschluss. Wie Sie dabei vorgehen müssen, zeigt Ihnen folgendes Beispiel:

 

Praxis-Beispiel

A ist Inhaber einer Buchhandlung. Die letzte Bilanzerstellung erfolgte auf den 31.12.2015.

Frage: Wie muss A den Jahresabschluss zum 31.12.2015 erstellen?

Antwort: Die in der Bilanz zum 31.12.2015 ausgewiesenen Bestände werden in der Buchführung des Jahres 2016 als Anfangsbestände übertragen. Nachdem im Laufe des Jahres 2016 sämtliche Geschäftsvorfälle auf den Buchführungskonten verbucht worden sind, erfolgt zum 31.12.2016 ein Abschluss der Konten. Die Schlussbestände der Bestandskonten (z. B. Maschinen, Kasse, Forderungen, Verbindlichkeiten) werden in die zum 31.12.2016 aufzustellende Schlussbilanz und die Salden der Erfolgskonten (z. B. Löhne, Telefonkosten, Warenverkaufserlöse) in die Gewinn-und-Verlust-Rechnung übertragen.

 

 

Geschäftsjahr/Wirtschaftsjahr

 

Bei Gewerbetreibenden, die im Handelsregister eingetragen sind, ist das Wirtschaftsjahr der Zeitraum, für den sie regelmäßig Abschlüsse machen. Diese Unternehmer können auch ein vom Kalenderjahr abweichendes Wirtschaftsjahr (z. B. 1.7.2015 bis 30.6.2016) wählen. Dann erfolgt die Besteuerung des Gewinns im Jahr des Abschlussstichtags (im Beispiel: 2016).

 

Praxis-Tipp:  Ein Wechsel von einem vom Kalenderjahr abweichenden zu einem mit dem Kalenderjahr übereinstimmenden Wirtschaftsjahr ist jederzeit möglich. Der umgekehrte Weg ist nur mit Zustimmung des Finanzamts möglich. Die Behörde wird diese nicht versagen, wenn Sie wirtschaftliche Gründe anführen (z. B. Kerngeschäft während der Abschlussarbeiten).

 

 

Wichtig:
Für alle anderen Gewerbetreibenden ist das Kalenderjahr als Gewinn­ermittlungszeitraum vorgeschrieben.

 

 

Bilanz

 

In der Bilanz werden am Ende des Geschäftsjahres (z. B. 31.12.2016) das vorhandene Vermögen (z. B. Maschinen, Kasse, Forderungen, Warenbestand) und die zu diesem Zeitpunkt vorliegenden Schulden (z. B. Lieferantenverbindlichkeiten, Umsatzsteuer, Rückstellungen) einander gegenübergestellt. Soweit die Vermögenswerte die Schulden übersteigen, liegt (positives) Eigenkapital vor.

 

Wichtig:
Eine der wichtigsten Abschlussarbeiten besteht darin, die einzelnen Bilanzpositionen mit dem zutreffenden Wert anzusetzen (Bewertung).

 

 

Kapitalgesellschaften müssen sich an die Bilanzgliederungsvorschriften des Handelsgesetzbuches (§ 266 HGB) halten. Die übrigen Bilanzierenden sind relativ frei im Aufbau der Bilanz.

 

Wichtig: 
Bilanzierende Steuerpflichtige müssen den Inhalt der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlust-Rechnung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung  übermitteln. Lesen Sie dazu die Stichwörter ELSTER und ELStAM.

 

 

 

Gewinn-und-Verlust-Rechnung

 

In der Gewinn-und-Verlust-Rechnung werden die Aufwendungen und Erträge des jeweiligen Geschäftsjahres einander gegenübergestellt. Soweit die Erträge die Aufwendungen übersteigen, ergibt sich ein Gewinn. Ist dies nicht der Fall, wird ein Verlust ausgewiesen.

 

Auch hier gibt es für Kapitalgesellschaften klare Gliederungsvorschriften.

 

 

Anhang/Erläuterungen

 

Kapitalgesellschaften und bestimmte Personengesellschaften müssen die Positionen der Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung in einem Anhang (§§ 284-288 HGB) erläutern. Der Anhang ist Bestandteil des Jahresabschlusses.

 

Wofür sich das Finanzamt interessiert

Die Finanzämter achten vor allem auf folgende Punkte:

 

 

Sind in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung außergewöhnliche Kosten (z. B. hohe Reisekosten, Teilwertabschreibung, hohe Reparaturaufwendungen) enthalten, kann dies der Anstoß für eine Betriebsprüfung sein. Auffällige Positionen sollten Sie daher erläutern.

 

So können Sie als Unternehmer die Bilanzierung gestalten

Im Rahmen der Bewertung der Vorräte sowie bei den Rückstellungen hat der Unternehmer den größten Bewertungsspielraum. Auch durch die Bildung eines Investitionsabzugsbetrags lässt sich der Gewinn beeinflussen. Ein geringer Ansatz der halbfertigen Arbeiten bzw. der Waren führt zu einer Gewinnreduzierung. Gleiches gilt für einen hohen Ansatz von Rückstellungen.

 

Wichtig: Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater beraten, in welcher Bandbreite die jeweiligen Ansätze liegen können. Entscheiden Sie zusammen mit ihm, in welcher Höhe eine Bilanzierung erfolgen soll.

  

 

Kauftipp: Die steuerlichen Auswirkungen dieser Gestaltungsspielräume können Sie sehr schnell mit einem entsprechenden Steuersoftwareprogramm berechnen. Taxman für Selbstständige gibt Ihnen zum Beispiel mit einem Steuertacho und -barometer jederzeit einen schnellen Blick auf die aktuelle Steuerberechnung.

 

 

Diese Aufbewahrungspflichten müssen Sie beachten

Das müssen Sie als Unternehmer aufbewahren (§ 257 HGB, § 147 AO):

 

10 Jahre: Handelsbücher, Buchungsbelege, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen

 

6 Jahre: Empfangene Handelsbriefe, Kopien der abgesandten Handelsbriefe, sonstige Unterlagen.

 

Von der Aufbewahrungspflicht sind auch Daten betroffen, die digital erstellt wurden (z. B. durch eine Buchhaltungssoftware o. Ä.). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch erfolgt, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

 

Praxis-Beispiel

Der Jahresabschluss für das Jahr 2016 wurde im Jahr 2017 erstellt. Danach fielen keine weiteren Arbeiten mehr an.

Frage: Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Antwort: Der Fristlauf beginnt mit dem 31.12.2017. Die 10-jährige Frist endet danach zum 31.12.2027.

 

 

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