GWG-Abschreibung - so schreiben Sie geringwertige Wirtschaftsgüter ab

Ein geringwertiges Wirtschaftsgut oder kurz GWG liegt dann vor, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Bei dem Wirtschaftsgut handelt es sich um ein abnutzbares, bewegliches (körperliches) Anlagegut (z. B. Kopier-/Faxgerät, Rechen-/Kaffeemaschine).
• Das Wirtschaftsgut ist selbstständig nutzbar.

Was versteht man unter "selbstständig nutzbar"?

Selbstständig nutzbare GWG liegen dann vor, wenn sie für sich allein nutzbar sind. Hier einige Beispiele, die den Unterschied zwischen selbstständiger und nicht selbstständiger Nutzung verdeutlichen:

Selbstständig nutzbar sind z. B.:

Möbel, Bestecke, Geschirr, Porzellan, Wäsche (z. B. bei Gaststätten und Hotels), Gemälde, Einrichtungsgegenstände, Teppiche (soweit sie auf gebrauchsfertigem Boden verlegt sind), Werkzeuge (nicht aber maschinengebundene Werkzeuge), Laptops, Software, Stühle einer Gaststätte, Euro-Flachpaletten, Fernsehgeräte in Hotels, mobiles Autotelefon etc.

Nicht selbstständig nutzbar sind zum Beispiel:

Gerüst- und Schalungsteile (wenn diese technisch aufeinander abgestimmt oder genormt sind), Ladeneinrichtung (soweit Baukastensystem), einzelne Teile einer Computeranlage (PC, Drucker, Bildschirm, Monitor etc.), maschinengebundene Werkzeuge etc.

Bei einer Schreibtischkombination, die aus einem Schreibtisch, einem Rollcontainer und einem Computertisch besteht, ist jedes Teil selbstständig nutzbar.

Achten Sie deshalb darauf, dass in der Rechnung für die einzelnen Teile separate Preise ausgewiesen werden. Einzelne Teile einer Computeranlage (PC, Drucker, Bildschirm, Monitor) sind nicht selbstständig nutzbar. Ausgenommen hiervon sind Laptops sowie Kombinationsgeräte (z. B. ein Gerät, das Fax, Drucker und Kopierer in sich vereint).

Die 800 EUR- bzw. 250 EUR- bis 1.000-EUR-Grenze

Preisnachlässe und Skontoabzüge vermindern die Anschaffungskosten von GWG und sind daher bei der Betrachtung der Preisgrenzen von 250 EUR, 800 EUR oder 1.000 EUR zu berücksichtigen. Die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer ist bei der Frage, ob die betragsmäßige Grenze überschritten wird, immer außer Betracht zu lassen.

Sonderfall: Einlage eines GWG

Wenn Sie ein privates Wirtschaftsgut auf Dauer betrieblich nutzen wollen, müssen Sie dies mit seinem tatsächlichen Wert (Teilwert) in das Betriebsvermögen einlegen. Wurde es innerhalb von 3 Jahren vor der Einlage gekauft bzw. hergestellt, darf der Einlagewert höchstens die Anschaffungs-/Herstellungskosten abzüglich der bis zur Einlage rechnerisch entfallenden Abschreibung (= Restwert) betragen.

Verkürzte Nutzungsdauer bei Computern und SoftwareAnstatt den bisherigen drei Jahren gilt ab 2021 eine Nutzungsdauer von einem Jahr für PC, Software, Laptop, Tablet und Co. Um dem schnellen technischen Fortschritt gerecht zu werden und die Digitalisierung anzutreiben, hat die Finanzverwaltung die steuerlich zugrunde zu legende Nutzungsdauer von Hard- und Software verkürzt. Die Regelung gilt für die Gewinnermittlung von Geschäftsjahren, die nach dem 31.12.2020 enden. Damit ist die bisherige AfA-Tabelle für Soft- und Hardware letztmals in Wirtschaftsjahren vor 2021 anzuwenden.

Für alle betrieblichen Gewinneinkünfte, d. h. für Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb oder selbstständiger Arbeit - und unabhängig davon, ob die Unternehmer bilanzieren oder ihren Gewinn durch Einnahme-Überschuss-Rechnung ermitteln - bestehen verschiedene Wahlmöglichkeiten in Abhängigkeit von der Höhe der Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten. Maßgebend sind dabei immer die Nettokosten, d. h. die Kosten ohne die enthaltene Umsatzsteuer.

Fall 1: Anschaffungskosten und Herstellkosten bis 250 EUR eines GWG

Bei Wirtschaftsgütern mit Anschaffungskosten und Herstellkosten bis 250 EUR kann gewählt werden zwischen

• einer Sofortabschreibung oder
• einer lineare Abschreibung nach Nutzungsdauer.

In beiden Fällen wird das Wirtschaftsgut nicht in das Inventar aufgenommen.

Fall 2: Anschaffungskosten und Herstellkosten von 251 EUR bis 1.000 EUR

Bei Wirtschaftsgütern mit Anschaffungskosten und Herstellkosten von 251 EUR bis 1.000 EUR kann gewählt werden zwischen einer Abschreibung mit und ohne Sammelposten.

Hinweis:Da diese Abschreibung in der Praxis kaum noch Bedeutung hat, wird auf die Abschreibung mit Sammelposten in diesem Beitrag nicht weiter eingegangen.

In beiden Fällen sind auch Wirtschaftsgüter mit AK/HK über 250 EUR zu inventarisieren.

Wichtig Die Methode (mit oder ohne Sammelposten) kann für ein Jahr nur einheitlich für alle Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs- und Herstellungskosten von 250 bis 1.000 EUR gewählt werden. Im nächsten Jahr kann dann erneut entschieden werden.

Tipp Bei den Überschusseinkünften, d. h. bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit, Vermietung und Verpachtung, Kapitalvermögen oder den sonstigen Einkünften, gibt es den Sammelposten nicht. Für GWG mit Anschaffungskosten bzw. Herstellkosten bis zu 800 EUR netto kann der sofortige Betriebsausgabenabzug oder die Abschreibung auf die Nutzungsdauer gewählt werden.

Das müssen Sie bei der Abschreibung von GWG ohne Sammelposten beachten

Für den Fall, dass Sie sich für die Methode der Abschreibung ohne Sammelposten entschieden haben, müssen Sie folgende Punkte beachten:

Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bzw. Herstellkosten bis 800 EUR

Bei GWG mit Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten unter 800 EUR (zzgl. Umsatzsteuer), können Sie die Kosten als Betriebsausgaben im Jahr der Zahlung behandeln und somit sofort vollumfänglich abschreiben.  Die Abschreibung darf auch dann in voller Höhe erfolgen, wenn bei Beendigung der Nutzung ein nicht unerheblicher Restwert verbleibt.

Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, das GWG über die gesamte Nutzungsdauer abzuschreiben (Wahlrecht).

Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bzw. Herstellkosten größer als 800 EUR

Wirtschaftsgüter mit höheren Anschaffungs- oder Herstellkosten als 800 EUR müssen Sie verpflichtend nach der Nutzungsdauer abschreiben.

BeispielMarcel Uster hat im Dezember 2022 ein Regal für 400 EUR und einen Schreibtisch für 1.200 EUR netto erworben. Die Anschaffungskosten für das Regal können als sofort abziehbare Betriebsausgabe behandelt werden. Der Schreibtisch muss über die Nutzungsdauer (13 Jahre) abgeschrieben werden. Im Jahr der Anschaffung ist nur eine zeitanteilige Absetzung für Abnutzung (AfA) zulässig. Die Möglichkeit, einen Sammelposten zu bilden, gibt es nicht.

Wichtig Wird der Schreibtisch bei dieser Methode nach 2 Jahren verkauft, mindert der noch nicht abgeschriebene Restwert den Gewinn im Verkaufsjahr.

Auch für die Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungskosten 1.000 EUR nicht übersteigen, sind die Vorschriften des Investitionsabzugsbetrags anwendbar.

Tipp Die 800-EUR-, 250-EUR- bzw. 1.000-EUR-Grenze ist auf die geminderten Anschaffungs-/Herstellungskosten anzuwenden.