Was ist ELStAM?
Die frühere Lohnsteuerkarte aus Papier wurde durch die Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) ersetzt.
Der Lohnsteuerabzug erfolgt auf der Grundlage der Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin (§ 39 EStG). Die alte Lohnsteuerkarte aus Papier hat dabei längst ausgedient: Der Lohnsteuerabzug wird verpflichtend mit der elektronischen Lohnsteuerkarte durchgeführt (ELStAM-Verfahren).
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ELStAM: Welche Daten werden übermittelt?
Als Arbeitgeber:innen werden Ihnen die Daten für den Lohnsteuerabzug jedes Arbeitnehmers und jeder Arbeitnehmerin als elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) durch die Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt. Die von Ihnen ausgestellte Lohnsteuerbescheinigung geht ebenfalls auf elektronischem Weg ans Finanzamt.
Diese Pflichten haben Sie als Arbeitgeber:in mit ELStAM
Als Arbeitgeber:in müssen Sie alle Arbeitnehmer:innen (Ausnahme: Minijobber:innen) anmelden (§ 39e Abs. 4–6 EStG). Dabei ist Folgendes zu beachten:
Anmeldung
Die Anmeldung muss mit folgenden Angaben erfolgen:
- ID-Nummer des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin,
- Geburtsdatum des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin,
- Tag des Beginns des Beschäftigungsverhältnisses,
- das "Referenzdatum" Arbeitgeber:in (Datum, ab dem ELStAM für den:die Arbeitnehmer:in in diesem Beschäftigungsverhältnis gelten soll),
- Angabe, ob ein erstes oder weiteres Dienstverhältnis vorliegt (der:die Arbeitnehmer:in bestimmt, welches Arbeitsverhältnis sein:ihr erstes ist),
- Angabe, ob und ggf. in welcher Höhe ein nach § 39a Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 EStG eingetragener Freibetrag in diesem Dienstverhältnis gelten soll.
Falls Ihr:e Arbeitnehmer:in die eigene Steuer-ID nicht kennt, muss er:sie diese beim betreffenden Wohnsitzfinanzamt oder dem Bundeszentralamt für Steuern erfragen. Ohne Steuer-ID ist ein Abruf der ELStAM nicht möglich und die Lohnversteuerung muss nach der Steuerklasse VI erfolgen.
Abmeldung
Bei Beendigung des Dienstverhältnisses ist der:die Arbeitgeber:in verpflichtet, den:die Arbeitnehmer:in in der ELStAM-Datenbank abzumelden. Dies erfolgt durch eine unverzügliche Meldung des letzten Tages des Arbeitsverhältnisses (§ 39e Abs. 4 Satz 5 EStG).
Dabei sind folgende Angaben erforderlich:
- ID-Nummer des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin
- Geburtsdatum des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin
- Datum der Beendigung des Dienstverhältnisses
- "Referenzdatum" Arbeitgeber:in, ab dem keine ELStAM mehr gebildet werden soll.
Korrekturen/Änderungen
Die Rückmeldung bei An- und Abmeldung eines:einer Arbeitnehmer:in erfolgt umgehend an den:die Arbeitgeber:in. Bei fehlerhafter Anmeldung muss der:die Arbeitnehmer:in unter dem gleichen Datum wieder abgemeldet und ggf. unter einem anderen Datum wieder angemeldet werden.
Der:Die Arbeitgeber:in muss monatlich überprüfen, ob geänderte ELStAM zum Abruf bereitstehen, sodass er:sie immer die aktuelle ELStAM anwendet (§ 39e Abs. 5 EStG). Dazu werden monatlich Änderungslisten erstellt und dem:der Arbeitgeber:in bis zum 5. Werktag des Folgemonats zugeleitet.
Beim Tod eines:einer Arbeitnehmer:in erfolgt die Datenmeldung durch die Meldebehörde. Die Folge ist eine allgemeine Sperrung der ELStAM. Die Mitteilung dazu erfolgt ohne Angabe des Grundes.
Diese Rechte und Pflichten haben Arbeitnehmer:innen mit ELStAM
Auch Arbeitnehmer:innen haben mit der Einführung von ELStAM gewisse Rechte und Pflichten.
Pflichten
Der:Die Arbeitnehmer:in muss dem:der Arbeitgeber:in alle erforderlichen Daten mitteilen:
- ID-Nummer,
- Geburtsdatum,
- Angabe, ob ein erstes oder weiteres Dienstverhältnis vorliegt,
- Angabe, ob und ggf. in welcher Höhe ein nach § 39a Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 EStG eingetragener Freibetrag in diesem Dienstverhältnis gelten soll.
Bei Änderung der Meldedaten wie im Falle von Heirat, Geburt eines Kindes und Umzug werden die Daten dem Arbeitgeber automatisch mitgeteilt (§ 39e Abs. 5 S. 1EStG, FAQ von ELSTER S. 29). Die Mitteilung erfolgt elektronisch über ELStaM und der Arbeitgeber ist verpflichtet, diese monatlich abzurufen. Die geänderten Daten werden je nach rechtlicher Zuständigkeit von der Gemeinde oder dem Finanzamt an das Verfahren ELStAM übersendet. In einer monatlich neu erstellten Liste (Monatsliste) stehen die Daten für den Arbeitgeber zum Abruf bereit.
Weitere Informationen liefern die FAQ für Arbeitgeber zur elektronischen Lohnsteuerkarte.
Bei Trennung oder Scheidung muss der:die Arbeitnehmer:in den Zeitpunkt, ab wann die Ehepartner:innen dauernd getrennt leben, dem Finanzamt mitteilen. Dem zuständigen Finanzamt muss der:die Arbeitnehmer:in auch melden, wenn ein eingetragener Freibetrag nicht mehr gilt.
Rechte von Arbeitnehmer:innen im ELStAM-Verfahren
Der:Die Arbeitnehmer:in kann bei seinem:ihrem Wohnsitzfinanzamt Auskunft über die eigenen ELStAM-Daten erhalten und darüber, wer in den vergangenen 24 Monaten seine:ihre ELStAM abgerufen hat.
Außerdem ist es möglich, ungünstigere Lohnsteuerabzugsmerkmale (z. B. Steuerklasse I; Nichtberücksichtigung des Behindertenpauschbetrages) anwenden zu lassen, um zu verhindern, dass der:die Arbeitgeber:in Kenntnis von bestimmten Merkmalen bekommt.
Schließlich kann der:die Arbeitnehmer:in mittels Vordruck Arbeitgeber:innen für den Abruf der ELStAM-Daten sperren lassen. Dabei kann er:sie eine Sperrung für alle Arbeitgeber:innen verfügen, in einer Positivliste abrufberechtige Arbeitgeber:innen festlegen oder in einer Negativliste bestimmte Arbeitgeber:innen vom Abruf ausschließen. Besteht mit einem:einer gesperrten Arbeitgeber:in ein Arbeitsverhältnis, muss diese:r den Lohnsteuerabzug nach Steuerklasse VI vornehmen.
AchtungFür ausländische Arbeitnehmer:innen, bei denen Freibeträge zu berücksichtigen sind, sowie für unbeschränkt und auf Antrag erweitert unbeschränkt Steuerpflichtige ist die Bereitstellung von ELStAM derzeit noch nicht möglich. Arbeitgeber:innen können die Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug für den:die Arbeitnehmer:in beantragen, es bedarf jedoch einer Bevollmächtigung (§ 39e Abs. 8 Satz 2 EStG).
