ELStAM: Welche Daten werden übermittelt?

Die alte Lohnsteuerkarte aus Papier hat endgültig ausgedient: Seit dem 1.1.2013 wird der Lohnsteuerabzug verpflichtend mit der elektronischen Lohnsteuerkarte durchgeführt (ELStAM-Verfahren). Als Arbeitgeber erhalten Sie die Daten für den Lohnsteuerabzug jedes Arbeitnehmers künftig als elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) durch die Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt. Die von Ihnen ausgestellte Lohnsteuerbescheinigung geht ebenfalls auf elektronischem Weg ans Finanzamt. Mit der Einführung des ELStAM-Verfahrens ergeben sich neue Rechte und Pflichten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, die wir Ihnen im Folgenden vorstellen.

 

Diese Pflichten haben Sie als Arbeitgeber mit der Einführung von ELStAM

Als Arbeitgeber müssen Sie alle Arbeitnehmer (Ausnahme: Minijobber) anmelden. Dabei ist Folgendes zu beachten:

 

Anmeldung

 

Die Anmeldung muss mit folgenden Angaben erfolgen:

 

  • ID-Nummer des Arbeitnehmers,
  • Geburtsdatum des Arbeitnehmers,
  • Tag des Beginns des Beschäftigungsverhältnisses,
  • das "Referenzdatum" Arbeitgeber (Datum, ab dem ELStAM für den Arbeitnehmer in diesem Beschäftigungsverhältnis gelten soll),
  • Angabe, ob ein erstes oder weiteres Dienstverhältnis vorliegt (der Arbeitnehmer bestimmt, welches Arbeitsverhältnis sein erstes ist),
  • Angabe, ob und ggf. in welcher Höhe ein nach § 39a Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 EStG eingetragener Freibetrag in diesem Dienstverhältnis gelten soll.

 

Falls Ihr Arbeitnehmer seine Steuer-ID nicht kennt, muss er diese bei seinem Wohnsitzfinanzamt oder dem Bundeszentralamt für Steuern erfragen. Ohne Steuer-ID ist ein Abruf der ELStAM nicht möglich und die Lohnversteuerung muss nach der Steuerklasse VI erfolgen.

 

Abmeldung

 

Bei Beendigung des Dienstverhältnisses muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zeitnah abmelden.

Dabei sind folgende Angaben erforderlich:

 

  • ID-Nummer des Arbeitnehmers
  • Geburtsdatum des Arbeitnehmers
  • Datum der Beendigung des Dienstverhältnisses
  • "Referenzdatum" Arbeitgeber, ab dem keine ELStAM mehr gebildet werden soll.

 

Korrekturen/Änderungen

 

Die Rückmeldung bei An- und Abmeldung eines Arbeitnehmers erfolgt umgehend an den Arbeitgeber. Bei fehlerhafter Anmeldung muss der Arbeitnehmer unter dem gleichen Datum wieder abgemeldet und ggf. unter einem anderen Datum wieder angemeldet werden.

 

Der Arbeitgeber muss monatlich überprüfen, ob geänderte ELStAM zum Abruf bereitstehen, sodass er immer die aktuelle ELStAM anwendet. Dazu werden monatlich Änderungslisten erstellt und dem Arbeitgeber bis zum 5. Werktag des Folgemonats zugeleitet.

 

Beim Tod eines Arbeitnehmers erfolgt die Datenmeldung durch die Meldebehörde. Die Folge ist eine allgemeine Sperrung der ELStAM. Die Mitteilung dazu erfolgt ohne Angabe des Grundes.

 

Diese Rechte und Pflichten hat der Arbeitnehmer mit ELStAM

Auch der Arbeitnehmer hat mit der Einführung von ELStAM gewisse Rechte und Pflichten.

 

Pflichten

 

Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber alle erforderlichen Daten mitteilen:

 

  • ID-Nummer,
  • Geburtsdatum,
  • Angabe, ob ein erstes oder weiteres Dienstverhältnis vorliegt,
  • Angabe, ob und ggf. in welcher Höhe ein nach § 39a Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 EStG eingetragener Freibetrag in diesem Dienstverhältnis gelten soll.

 

Bei Heirat, Geburt eines Kindes und Umzug werden die Daten durch das Melderegister automatisch dem Arbeitgeber mitgeteilt.

 

Bei Trennung oder Scheidung muss der Arbeitnehmer den Zeitpunkt, ab wann die Ehepartner dauernd getrennt leben, dem Finanzamt mitteilen. Dem zuständigen Finanzamt muss der Arbeitnehmer auch melden, wenn ein eingetragener Freibetrag nicht mehr gilt.

 

Rechte des Arbeitnehmers im ELStAM-Verfahren

 

Der Arbeitnehmer kann bei seinem Wohnsitzfinanzamt Auskunft über die eigenen ELStAM-Daten erhalten und darüber, wer in den vergangenen 24 Monaten seine ELStAM abgerufen hat.

 

Außerdem ist es möglich, ungünstigere Lohnsteuerabzugsmerkmale (z. B. Steuerklasse I; Nichtberücksichtigung des Behindertenpauschbetrages) anwenden zu lassen, um zu verhindern, dass der Arbeitgeber Kenntnis von bestimmten Merkmalen bekommt.

 

Schließlich kann der Arbeitnehmer mittels Vordruck Arbeitgeber für den Abruf seiner ELStAM-Daten sperren lassen. Dabei kann er eine Sperrung für alle Arbeitgeber verfügen, in einer Positivliste abrufberechtige Arbeitgeber festlegen oder in einer Negativliste bestimmte Arbeitgeber vom Abruf ausschließen. Besteht mit einem gesperrten Arbeitgeber ein Arbeitsverhältnis, muss dieser den Lohnsteuerabzug nach Steuerklasse VI vornehmen.

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