Dienstwagen versteuern: So machen Sie es richtig

Wenn Sie als Arbeitnehmer:in Ihren Dienstwagen auch privat nutzen dürfen, müssen Sie den entsprechenden Nutzungswert als Arbeitslohn versteuern. Eine Privatnutzung kann nur ausgeschlossen werden, wenn es ein privates Nutzungsverbot gibt, das entsprechend vom Arbeitgeber kontrolliert wird. In aller Regel holt sich das Finanzamt seinen Anteil – wie hoch dieser ist, hängt davon ab, ob Sie ein Fahrtenbuch führen oder die 1-Prozent-Regelung wählen. Welches Verfahren angewendet werden soll, können Sie in Absprache mit Ihrem Arbeitgeber oder Ihrer Arbeitgeberin festlegen. 

Achtung: Die Methode zur Ermittlung des geldwerten Vorteils darf bei demselben Kfz während eines Kalenderjahres nicht gewechselt werden. 

Praxis-Tipp: Bruttoarbeitslohn in Steuererklärung korrigieren Wenn Ihr Arbeitgeber die 1-%-Regelung angewandt hat und Sie trotzdem ein Fahrtenbuch geführt haben, können Sie in Ihrer Einkommensteuererklärung ggf. den Bruttoarbeitslohn korrigieren. Rechnen Sie wie folgt:
Bruttoarbeitslohn lt. Bescheinigung
-   darin enthaltener Nutzungswert
+  Nutzungswert gemäß Fahrtenbuchmethode
=  korrigierter Bruttoarbeitslohn

Entfernungspauschale als Werbungskosten geltend machen

Wenn Sie Ihren Dienstwagen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzen (und hierfür ein geldwerter Vorteil angesetzt wird), können Sie wie bei Fahrten mit dem eigenen Pkw auch die Entfernungspauschale  als Werbungskosten absetzen. Haben Sie sich bei der Versteuerung der Fahrten statt für die pauschale 0,03 %-Regelung für die Einzelbewertung (0,002 % des Bruttolistenpreises) entschieden, können Sie auch nur diese Fahrten (max. für 180 Tage im Jahr) bei den Werbungskosten geltend machen.

Hat Ihr Arbeitgeber den geldwerten Vorteil pauschal versteuert und die darauf entfallende Lohnsteuer übernommen (dies ist durch einen entsprechenden Eintrag auf der Lohnsteuerkarte ersichtlich), ist kein zusätzlicher Abzug der Entfernungspauschale als Werbungskosten möglich.

Dienstwagen versteuern: Unfallkosten beachten Wenn Sie bei einer privaten Fahrt einen Unfall haben, gehören die Reparaturkosten bei der Fahrtenbuchmethode nicht zu den Gesamtkosten. Übernimmt der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin die Unfallkosten, müssen Sie diese als zusätzlichen geldwerten Vorteil versteuern.
Tipp: Wechseln Sie zum elektronischen Fahrtenbuch – so sparen Sie Zeit und erfüllen die steuerlichen Anforderungen beim Firmenwagen versteuern zuverlässig.

Sie können den geldwerten Vorteil Ihres Dienstwagens entweder pauschal (sogenannte 1-%-Regelung) oder mit Hilfe eines Fahrtenbuchs ermitteln.

Tipp zur Wahl der “richtigen” Methode Welche Methode für Sie vorteilhafter ist, hängt davon ab, wie häufig der Dienstwagen für private Fahrten genutzt wird. Wer vorrangig betriebliche Fahrten macht, ist meist mit der Fahrtenbuch-Methode besser beraten. Die ist zwar zeitaufwändiger, führt jedoch in der Regel dazu, dass ein geringerer geldwerter Vorteil versteuert werden muss. Dominiert hingegen die private Nutzung, ist die pauschale Ermittlung oft vorteilhafter.

Wenn Sie den geldwerten Vorteil Ihres Dienstwagens mit der 1-%-Regelung versteuern, bleiben die tatsächlich privat gefahrenen Kilometer bedeutungslos. Ohne Beachtung der Kfz-Kosten und der tatsächlich gefahrenen Kilometer wird stattdessen für die private Nutzung pauschal 1 % des Fahrzeuglistenpreises (der inländische Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung zzgl. Sonderausstattung einschließlich fest eingebautem Navigationsgerät) pro Monat als Arbeitslohn angesetzt. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erhöht sich der Betrag um 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer. Bei doppelter Haushaltsführung kommen noch einmal 0,002 % pro Heimfahrt und Entfernungskilometer hinzu, sofern die Kosten nicht als Werbungskosten abzugsfähig sind.

Wird das Fahrzeug nur gelegentlich für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt, ist nicht mehr zwingend die Monatspauschale (0,03 %) anzusetzen.

Hierbei gelten folgende Grundregeln:

• Entweder Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten mit 0,002 % des Listenpreises je Entfernungskilometer oder Monatspauschale (0,03 %)
• Abstimmung zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in
• Einmalige Wahl für Kalenderjahr, kein Wechsel der Methoden zur Ermittlung des geldwerten Vorteils möglich
• Bei der Einkommensteuererklärung ist eine andere Entscheidung möglich.

Tipp: Nur wenige monatliche Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte Wurden zum Beispiel aufgrund Tätigkeit im Homeoffice nur einzelne Fahrten zu ersten Tätigkeitsstätte tatsächlich durchgeführt, ist alternativ eine Einzelbewertung des Nutzungsvorteils möglich. Dann kann jede Fahrt mit 0,002 % des Listenpreises je Entfernungskilometer, innerhalb eines Jahres begrenzt auf maximal 180 Tage, bewertet werden. Voraussetzung ist, dass Sie die einzelnen Tage Ihrem Arbeitgeber bzw. Ihrer Arbeitgeberin schriftlich und konkret mit Datum mitteilen. Dann kann die oftmals günstigere Einzelbewertung mit 0,002 % schon beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt werden.

Wird das Fahrzeug für die Fahrt zur Arbeitsstätte nur für eine Teilstrecke (z. B. bis zum Bahnhof; Park and Ride) benutzt, ist für die Berechnung des Sachbezugs nur von den tatsächlich zurückgelegten Entfernungskilometern auszugehen. Dies gilt aber nur, wenn der Arbeitgeber das Kfz ausschließlich für diese Teilstrecke zur Verfügung gestellt hat und die Einhaltung der Regelung überwacht. Zusätzlich muss der:die Arbeitnehmer:in für die restliche Teilstrecke die Benutzung eines anderen Verkehrsmittels nachweisen (z. B. Jahres-Bahnfahrkarte), sonst wird die gesamte Entfernung zugrundegelegt.

Für die Pauschalberechnung gelten Obergrenzen

Die pauschale Berechnung ist der Höhe nach auf die Gesamtkosten, die für das genutzte Fahrzeug angefallen sind, begrenzt. Da in diesem Fall dem:der Arbeitnehmer:in auch alle betrieblichen Fahrten zugerechnet werden, bietet sich hier dringend die Berechnung mittels Fahrtenbuch an.

Alternativ können Sie ein Fahrtenbuch führen, um Ihren Dienstwagen korrekt zu versteuern. Nach den Vorgaben des Bundesfinanzhofs (BFH) muss ein Fahrtenbuch zu den beruflichen Fahrten mindestens folgende lesbare Angaben ausweisen:

• Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder Fahrt
• Reiseziel (genaue Adresse mit Hausnummer) und Reisezweck
• Kunden oder Geschäftspartner:innen
• Gesamtkilometerstand am Ende der Fahrt

Mehrere Teilabschnitte einer Reise können zu einer Eintragung verbunden werden, wenn die aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner:innen im Fahrtenbuch in zeitlicher Reihenfolge aufgeführt werden.

Am Beginn und am Ende einer privaten Nutzung ist der Gesamtkilometerstand anzugeben. Weitere Informationen sind nicht notwendig.

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form (also keine Loseblattsammlung und auch kein Ordner!) geführt werden und die zu erfassenden Fahrten sind vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiederzugeben. Alle Angaben und wesentliche Informationen müssen sich aus dem Fahrtenbuch selbst ergeben. Bei elektronischen Fahrtenbüchern mit GPS reicht es aus, wenn der Anlass der Fahrt innerhalb von sieben Tagen erfasst wird.

Praxis-Tipp: Notizzettel ersetzen kein Fahrtenbuch! Machen Sie Ihre Eintragungen direkt in Ihr Fahrtenbuch und verzichten Sie auf Notizzettel. Bei Fehlen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs müssen Sie den geldwerten Vorteil nach der 1-%-Methode berechnen. Die Finanzämter prüfen insbesondere, ob das Fahrtenbuch zeitnah geführt und der Fahrtanlass (privat/beruflich) zutreffend erfasst wurde. Bei handschriftlich geführten und nicht GPS-basierten elektronischen Fahrtenbüchern wird auch auf die Vollständigkeit der Eintragungen (insbesondere Tank- und Werkstattfahrten) und Unstimmigkeiten bei den Anfangs- und Endkilometerständen geachtet.

Einzelne selbst getragene Kraftfahrzeugkosten (z. B. einzelne Treibstoffkosten, Garagenmiete) mindern den geldwerten Vorteil und können als Werbungskosten berücksichtigt werden. Die Frage, ob freiwillige Leistungen des Arbeitnehmers (z. B. die Nutzung der privaten Garage) zu einer Minderung des geldwerten Vorteils (um die Garagenkosten) führen, wurde in einem Revisionsverfahren beim Bundesfinanzhof geklärt.  Der BFH hat hierzu entschieden, dass eine Minderung des geldwerten Vorteils nur in Betracht kommt, wenn eine rechtliche Verpflichtung gegenüber dem Arbeitgeber besteht, das Fahrzeug in einer Garage unterzustellen (BFH-Urteil vom 04.07.2023, Az. VIII R 29/20). 

Bei der Fahrtenbuchmethode gibt es zwei Möglichkeiten: Zum einen ist es zulässig, die selbst getragenen Kosten nicht in die Gesamtkosten einzubeziehen - mit der Folge, dass sich der individuelle km-Satz (für die Privatfahrten) verringert. Es wird jedoch auch nicht beanstandet, wenn die Kosten einbezogen (höherer km-Satz) und dann in voller Höhe vom Privatanteil abgezogen werden. Dann müssen Sie allerdings die Originalbelege, die Aufstellung der Gesamtfahrleistung des Kfz sowie die vom Arbeitgeber berechneten geldwerten Vorteile vorlegen können.

Praxis-Tipp: Abschreibung Geschäftswagen Die Abschreibung muss nicht unbedingt mit den AfA-Sätzen angesetzt werden, die bei der Gewinnermittlung Gültigkeit haben. Vielmehr ist im Regelfall von einer AfA für Pkw von 12,5 % (bei acht Jahren Nutzungsdauer) jährlich auszugehen.

Der private Anteil wird folgendermaßen berechnet:

Gesamtfahrleistung × private Fahrleistung laut Fahrtenbuch

Die private Fahrleistung umfasst auch die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (wobei die Entfernungspauschale gegenzurechnen ist) sowie die Fahrstrecke, die im Rahmen der doppelten Haushaltsführung zurückgelegt wird, sofern die Kosten nicht als Werbungskosten abzugsfähig sind. 

Beispiel: Arbeitnehmer:in A nutzt einen Dienstwagen (Listenpreis 35.000 EUR), den der Arbeitgeber für 25.000 EUR erworben hat. Die Gesamtkosten (inkl. AfA) für das Kfz betrugen 15.000 EUR bei einer Fahrleistung von 50.000 km. Neben der privaten Nutzung (8.000 km) hat A während einer steuerlich anzuerkennenden doppelten Haushaltsführung wöchentlich 2 Familienheimfahrten (40 Fahrten, Entfernung 220 km) absolviert. An 230 Tagen fuhr A jeweils 10 km zur Arbeitsstätte.