GWG abschreiben - wichtige Grundlagen

Je nach Höhe der Anschaffungs- oder Herstellkosten haben Sie verschiedene Möglichkeiten, wie Sie GWG steuerlich günstig abschreiben.

Bei der Abschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern, kurz GWG, haben Sie häufig die Wahl zwischen sofortigem Betriebsausgabenabzug, Pool-Abschreibung oder der normalen Abschreibung über die Nutzungsdauer. 

 

In diesem Beitrag lesen Sie:

 

Was ist ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG)?

Ein geringwertiges Wirtschaftsgut oder kurz GWG liegt dann vor, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

 

  • Bei dem Wirtschaftsgut handelt es sich um ein abnutzbares, bewegliches (körperliches) Anlagegut (z. B. Kopier-/Faxgerät, Rechen-/Kaffeemaschine).
  • Das Wirtschaftsgut ist selbstständig nutzbar.

 

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Was versteht man unter "selbstständig nutzbar"?

 

Selbstständig nutzbare GWG liegen dann vor, wenn sie für sich allein nutzbar sind. Hier einige Beispiele, die den Unterschied zwischen selbstständiger und nicht selbstständiger Nutzung verdeutlichen:

 

Selbstständig nutzbar sind z. B.:

Möbel, Bestecke, Geschirr, Porzellan, Wäsche (z. B. bei Gaststätten und Hotels), Gemälde, Einrichtungsgegenstände, Teppiche (soweit sie auf gebrauchsfertigem Boden verlegt sind), Werkzeuge (nicht aber maschinengebundene Werkzeuge), Laptops, Software, Stühle einer Gaststätte, Euro-Flachpaletten, Fernsehgeräte in Hotels, mobiles Autotelefon etc.

 

Nicht selbstständig nutzbar sind z. B.:

Gerüst- und Schalungsteile (wenn diese technisch aufeinander abgestimmt oder genormt sind), Ladeneinrichtung (soweit Baukastensystem), einzelne Teile einer Computeranlage (PC, Drucker, Bildschirm, Monitor etc.), maschinengebundene Werkzeuge etc.

 

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Bei einer Schreibtischkombination, die aus einem Schreibtisch, einem Rollcontainer und einem Computertisch besteht, ist jedes Teil selbstständig nutzbar.

 

Achten Sie deshalb darauf, dass in der Rechnung für die einzelnen Teile separate Preise ausgewiesen werden. Einzelne Teile einer Computeranlage (PC, Drucker, Bildschirm, Monitor) sind nicht selbstständig nutzbar. Ausgenommen hiervon sind Laptops sowie Kombinationsgeräte (z. B. ein Gerät, das Fax, Drucker und Kopierer in sich vereint).

 

Die 800 EUR- bzw. 250 EUR bis 1000 EUR-Grenze

 

Preisnachlässe und Skontoabzüge vermindern die Anschaffungskosten von GWG und sind daher bei der Betrachtung der Preisgrenzen von 250 EUR, 800 EUR oder 1.000 EUR zu berücksichtigen. Die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer ist bei der Frage, ob die betragsmäßige Grenze überschritten wird, immer außer Betracht zu lassen.

Sonderfall Einlage eines GWG

 

Wenn Sie ein privates Wirtschaftsgut auf Dauer betrieblich nutzen wollen, müssen Sie dies mit seinem tatsächlichen Wert (Teilwert) in das Betriebsvermögen einlegen. Wurde es innerhalb von 3 Jahren vor der Einlage gekauft bzw. hergestellt, darf der Einlagewert höchstens die Anschaffungs-/Herstellungskosten abzüglich der bis zur Einlage rechnerisch entfallenden Abschreibung (= Restwert) betragen.

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Diese Möglichkeiten gibt es bei der Abschreibung von GWG

Für alle betrieblichen Gewinneinkünfte, d. h. für Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb oder selbstständiger Arbeit - und unabhängig davon, ob die Unternehmer bilanzieren oder ihren Gewinn durch Einnahme-Überschuss-Rechnung ermitteln -bestehen verschiedene Wahlmöglichkeiten in Abhängigkeit von der Höhe der Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten. Maßgebend sind dabei immer die Nettokosten, d. h. die Kosten ohne die enthaltene Umsatzsteuer.

 

Fall 1: Anschaffungskosten und Herstellkosten bis 250 EUR eines GWG

Bei Wirtschaftsgütern mit Anschaffungskosten und Herstellkosten bis 250 EUR kann gewählt werden zwischen

 

  • einer Sofortabschreibung oder
  • einer lineare Abschreibung nach Nutzungsdauer.

 

In beiden Fällen wird das Wirtschaftsgut nicht in das Inventar aufgenommen.

 

Fall 2: Anschaffungskosten und Herstellkosten von 251 EUR bis 1.000 EUR

Bei Wirtschaftsgütern mit Anschaffungskosten und Herstellkosten von 251 EUR bis 1.000 EUR kann gewählt werden zwischen einer Abschreibung mit und ohne Sammelposten.

 

  • Abschreibung mit Sammelposten

Anschaffungskosten und Herstellkosten Methode
Mehr als 250 EUR bis max. 1.000 EUR         Bildung eines Sammelpostens; Verteilung über 5 Jahre
Ab 1.001 EUR Lineare Abschreibung nach Nutzungsdauer

 

 

  • Abschreibung ohne Sammelposten

Anschaffungskosten und Herstellkosten      Methode
Bis zu 800 EUR (ab 2018: 800 EUR) Sofortabschreibung oder lineare Abschreibung
Ab 801 EURLineare Abschreibung nach Nutzungsdauer

 

In beiden Fällen sind auch Wirtschaftsgüter mit AK/HK über 250 EUR zu inventarisieren.

 

Wichtig: Die Methode (mit oder ohne Sammelposten) kann für ein Jahr nur einheitlich für alle Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs- und Herstellungskosten von 250 bis 1.000 EUR gewählt werden. Im nächsten Jahr kann dann erneut entschieden werden.

 

Tipp: Bei den Überschusseinkünften, d. h. bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit, Vermietung und Verpachtung, Kapitalvermögen oder den sonstigen Einkünften, gibt es den Sammelposten nicht. Für GWG mit Anschaffungskosten bzw. Herstellkosten bis zu 800 EUR netto kann der sofortige Betriebsausgabenabzug oder die Abschreibung auf die Nutzungsdauer gewählt werden.

 

 

Das müssen Sie bei der Abschreibung von GWG ohne Sammelposten beachten

Für den Fall, dass Sie sich für die Methode der Abschreibung ohne Sammelposten entschieden haben, müssen Sie folgende Punkte beachten:

 

Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bzw. Herstellkosten bis 800 EUR

 

Bei GWG mit Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten unter 800 EUR (zzgl. Umsatzsteuer), können Sie die Kosten als Betriebsausgaben im Jahr der Zahlung behandeln und somit sofort vollumfänglich abschreiben.  Die Abschreibung darf auch dann in voller Höhe erfolgen, wenn bei Beendigung der Nutzung ein nicht unerheblicher Restwert verbleibt.

 

Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, das GWG über die gesamte Nutzungsdauer abzuschreiben (Wahlrecht).

 

Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bzw. Herstellkosten größer als 800 EUR

 

Wirtschaftsgüter mit höheren Anschaffungs- oder Herstellkosten als 800 EUR müssen Sie verpflichtend nach der Nutzungsdauer abschreiben.

 

Beispiel: U hat im Dezember 2018 ein Netbook für 400 EUR und einen Schreibtisch für 999 EUR netto erworben. Die Anschaffungskosten für das Netbook können als Betriebsausgabe behandelt werden. Der Schreibtisch muss über die Nutzungsdauer (13 Jahre) abgeschrieben werden. Im Jahr der Anschaffung ist nur eine zeitanteilige Absetzung für Abnutzung (AfA) zulässig. Die Möglichkeit, einen Sammelposten zu bilden, gibt es nicht.

 

Wichtig: Wird der Schreibtisch bei dieser Methode nach 2 Jahren verkauft, mindert der noch nicht abgeschriebene Restwert den Gewinn im Verkaufsjahr.

 

 

Das müssen Sie bei der Abschreibung von GWG mit Sammelposten beachten

Für den Fall, dass Sie sich für die Methode der Abschreibung mit Sammelposten entschieden haben, müssen Sie folgende Punkte beachten:

 

Anschaffungskosten für GWG bis 250 EUR

 

Übersteigen die Netto-Anschaffungskosten die 250-EUR-Grenze nicht, können Sie die Ausgaben als sofort abzugsfähige Betriebsausgaben behandeln.

 

Hinweis: Es besteht ein Wahlrecht, das Wirtschaftsgut über die Nutzungsdauer abzuschreiben oder die Kosten als sofortige Betriebsausgaben zu behandeln.

 

Werden bei einem sofort abgeschriebenen Wirtschaftsgut in einem späteren Jahr nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten aufgewandt, so sind diese Kosten ebenfalls sofortige Betriebsausgaben - auch dann, wenn diese mit den ursprünglichen Kosten den Betrag von 250 EUR übersteigen.

 

Anschaffungskosten für GWG über 250 EUR, aber bis 1.000 EUR

 

Für abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die einer selbstständigen Nutzung fähig sind und deren Anschaffungskosten über 250 EUR liegen, aber 1.000 EUR nicht übersteigen, ist im Wirtschaftsjahr der Anschaffung, Herstellung oder Einlage des Wirtschaftsguts ein Sammelposten zu bilden. Die Auflösung des Sammelpostens erfolgt im Wirtschaftsjahr der Bildung und den folgenden 4 Wirtschaftsjahren mit jeweils 20 %.

 

Beispiel: U hat im Januar 2018 einen Schreibtischstuhl für 260 EUR, im August eine Bohrmaschine für 300 EUR und im Dezember einen PC für 600 EUR und einen Schreibtisch für 840 EUR netto erworben. Der Gesamtbetrag von 2.000 EUR ist in einen Sammelposten aufzunehmen. Die Abschreibung beträgt im Jahr 2018 und in den folgenden 4 Jahren jeweils 400 EUR.

 

Hinweis: Die Anschaffungszeitpunkte der verschiedenen Wirtschaftsgüter bleiben außer Betracht, d. h. eine zeitanteilige Abschreibung im Anschaffungsjahr ist nicht vorzunehmen. Für jedes Jahr ist ein eigener Sammelposten zu bilden und gesondert aufzulösen!

 

Nachträgliche Anschaffungs-/Herstellungskosten für GWG

 

Werden in einem späteren Jahr nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten aufgewandt, so sind diese Kosten in den Sammelposten des entsprechenden Jahres einzustellen. Dies gilt auch dann, wenn diese mit den ursprünglichen Kosten den Betrag von 1.000 EUR übersteigen.

 

Beispiel: U erwirbt 2018 eine Maschine für 900 EUR. Im Jahr 2019 wird die Maschine für nochmals 800 EUR erweitert.

Frage: Wie sind diese Kosten abzuschreiben?

Antwort: Die Anschaffungskosten des Jahres 2018 (900 EUR) sind in den Sammelposten dieses Jahres einzustellen. Dieser ist bis zum Jahr 2022 gleichmäßig aufzulösen. Die nachträglichen Anschaffungskosten gehören in den Sammelposten für 2019, der bis zum Jahr 2023 aufzulösen ist. Trotz der nachträglich angefallenen Kosten, durch die die 1.000-EUR-Grenze überschritten wird, ist keine wirtschaftsgutbezogene Aktivierung und Abschreibung vorzunehmen.

 

Wichtig: Fallen die nachträglichen Kosten noch im Jahr der Anschaffung an und übersteigen die Gesamtkosten 1.000 EUR, muss das Wirtschaftsgut über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Eine Einbeziehung in den Sammelposten ist nicht zulässig.

 

Ausscheiden von Wirtschaftsgütern/Wertverluste

 

Das Ausscheiden eines GWG durch z. B. eine irreparable Beschädigung oder der Wertverlust eines GWG berührt den Sammelposten nicht. Der Sammelposten ist nur als Rechengröße, nicht als Wirtschaftsgut anzusehen. Daher wird er bis zur Vollauflösung unverändert weitergeführt. Abgänge und auch Wertverluste berühren den Sammelposten nicht. Bei einem Verkauf von Wirtschaftsgütern bedeutet diese Regelung, dass der Verkaufserlös in vollem Umfang versteuert werden muss, während die Rest-Abschreibung sich erst in den Folgejahren auswirkt.

 

Beispiel: Z kauft 2018 eine Maschine für 1.000 EUR. Im selben Jahr verkauft er diese für 600 EUR wieder, da sie für seinen Betrieb nicht geeignet ist.

Frage: Z hat sich für die Sammelpostenmethode entschieden. Wie muss Z die Maschine abschreiben?

Antwort: Z muss die Maschine in den Sammelposten aufnehmen und diesen 2018 bis 2022 mit 200 EUR jährlich auflösen. Den Verkaufserlös von 600 EUR muss er jedoch sofort im Jahr 2018 als Ertrag berücksichtigen.

 

 

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So nutzen Sie den Investitionsabzugsbetrag auch für GWG

Auch für die Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungskosten 1.000 EUR nicht übersteigen, sind die Vorschriften des Investitionsabzugsbetrags (Ansparrücklage) anwendbar.

 

Tipp: Die 800-EUR-, 250-EUR- bzw. 1.000-EUR-Grenze ist auf die geminderten Anschaffungs-/Herstellungskosten anzuwenden.

 

Beispiel: X plant die Anschaffung einer Maschine, die voraussichtlich 1.500 EUR kosten wird. Er hat 2017 einen Investitionsabzugsbetrag von 600 EUR (40 % von 1.500 EUR) in Anspruch genommen. Im Juli 2018 wird die Maschine (Nutzungsdauer 3 Jahre) tatsächlich zum Preis von 1.500 EUR angeschafft.

Frage: Wie muss X die Maschine abschreiben?

Antwort: Im Jahr 2018 kann X seinen Gewinn um den Investitionsabzugsbetrag von 600 EUR erhöhen. Diese Gewinnerhöhung kann er neutralisieren, indem er die Anschaffungskosten um diesen Betrag mindert. Nimmt er diese Wahlrechte in Anspruch, ist für die Beurteilung, ob die Kosten in den Sammelposten einfließen oder ob das Wirtschaftsgut in den Anlagenbestand aufzunehmen und über die Nutzungsdauer abzuschreiben ist, von den geminderten Anschaffungskosten (900 EUR) auszugehen. Das würde bedeuten, dass die Kosten in den Sammelposten einfließen und über 5 Jahre gleichmäßig zu verteilen sind (2018 bis 2022 je 180 EUR), sofern diese Methode gewählt wurde.
X kann sein Wahlrecht aber auch dergestalt ausüben, dass er die Anschaffungskosten nur um maximal 499 EUR mindert. In diesem Fall betragen die Anschaffungskosten 1.001 EUR, und die Maschine ist im Anlagenbestand einzeln zu aktivieren und abzuschreiben (2018 zeitanteilig). Im Vergleich ergeben sich folgende Auswirkungen:

 

SammelpostenEinzelaktivierung
2018 Gewinnerhöhung +600 +600
Minderung der Anschaffungskosten -600-499
Abschreibung 180 167
Gesamtauswirkung 2018 -180 -66
2019 Abschreibung -180 -334
2020 Abschreibung -180 -334
2021 Abschreibung -180 -156
2022 Abschreibung -180 0

 

Tipp: Durch die Wahlrechte im Rahmen des Investitionsabzugsbetrags kommt auch eine Gestaltung bei der Bildung des Sammelpostens in Betracht. Die betragsmäßigen Vor- und Nachteile sind zwar im Einzelfall nicht gravierend, können sich aber bei einer Vielzahl von Wirtschaftsgütern durchaus sehen lassen. Auf jeden Fall kann durch die Einzelaktivierung eine genauere (und regelmäßig schnellere) Vollabschreibung erzielt werden. Außerdem wird bei einem vorzeitigen Abgang kein Wert mitgeschleppt (s. Investitionsabzugsbetrag)