Einkommensteuerbescheid: Das müssen Sie wissen

Praxistipp: Kürzere Bearbeitungszeit bei elektronischen Steuererklärungen Elektronisch eingereichte Steuererklärungen werden zwar gegenüber den in Papierform eingereichten Erklärungen nicht bevorzugt. In einigen Bundesländern verkürzt sich die Bearbeitungszeit bei elektronisch abgegebenen Erklärungen allerdings um 1 bis 2 Tage. Der Grund: Die Daten liegen bereits digital vor und müssen nicht mehr im Finanzamt erfasst werden.

Haben Sie Ihre Steuererklärung ausgefüllt und alle Angaben auf Vollständigkeit überprüft, dann reichen Sie diese beim für Sie zuständigen Finanzamt ein. Nach fristgerechtem Eingang Ihrer Steuererklärung wird diese vom Finanzamt geprüft und berechnet, bevor Ihnen dann ein schriftlicher oder elektronischer Steuerbescheid (§ 157 Abs. 1 AO) ausgestellt und zugesandt wird. 

Wichtig: Fehler unbedingt berichtigenBei Abgabe der Steuererklärung bestätigen Sie die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben durch Ihre Unterschrift. Die Online-Steuererklärung wird authentifiziert übermittelt, wobei das Zertifikat die Unterschrift ersetzt. Stellen Sie nach Abgabe Ihrer Steuererklärung Fehler fest, sind sie gesetzlich dazu verpflichtet, diese richtig zu stellen. Bei nachweislich bewusster und vorsätzlicher Unterlassung von Fehlerkorrekturen machen Sie sich strafbar. 

Wie schnell Sie den Steuerbescheid erhalten, ist von mehreren Faktoren abhängig. Regulär benötigt die Bearbeitung 6 bis 8 Wochen. Sie kann jedoch auch bis zu drei Monaten dauern, beispielsweise in den Monaten der Abgabefristen. Hier müssen Sie aufgrund erhöhter Frequenz der Einsendungen mit Verzögerungen rechnen. 

Spätestens 6 Monate nach Abgabe der Steuererklärung muss der Steuerbescheid jedoch bei Ihnen sein. Diese Frist kann sich verlängern, wenn das Finanzamt Nachfragen abklären muss. Wird die Finanzbehörde innerhalb der 6-Monats-Frist nicht tätig, kann einen so genannten Untätigkeitseinspruch eingereicht werden (§ 347 Abs. 1 Satz 2 AO), welcher jedoch das letzte Mittel zur Beschleunigung der Bearbeitung sein sollte. 

Das Positive: Braucht das Finanzamt mehr als 15 Monate nach Ablauf des Steuerjahres um den Steuerbescheid zu versenden, bekommen Sie zur möglichen Steuererstattung zusätzlich noch Zinsen. 

Bei der Bearbeitungsdauer gibt es zwischen den Finanzbehörden der Bundesländer enorme Unterschiede. Der Bund der Steuerzahler veröffentlicht mit dem BdSt-Bearbeitungscheck jährlich eine Ranking-Liste der „schnellsten Finanzämter“:

Der Steuerbescheid ist grundsätzlich immer gleich aufgebaut: in drei Teilen auf zwei bis drei Seiten. Das macht ihn zwar universell gleich, jedoch nicht unbedingt leicht zu verstehen. Deshalb hier das Wichtigste: 

• Pflichtangaben: Der Einkommenssteuerbescheid muss gemäß § 157 Abs. 1 AO gesetzlich verpflichtend bestimmte Angaben enthalten: 

  • die festgesetzte Steuer nach Art und Betrag  

  • Information darüber, wer die Steuer zu zahlen hat 

  • die zuständige Behörde (das zuständige Finanzamt)

• Sollangaben: Neben den Pflichtangaben sind folgende Sollangaben vorgesehen: 

  • die sogenannte Rechtsbehelfsbelehrung  

  • eine Begründung
     

Wichtig: Pflichtangaben dürfen nicht fehlen Die Pflichtangaben müssen vollständig auf dem Steuerbescheid ersichtlich sein, ansonsten ist dieser nichtig (§ 125 Abs. 1 AO) sowie unwirksam (§ 124 Abs. 3 AO) und Sie können und sollten Einspruch einlegen. Die Nichteinhaltung der Sollvorschriften dagegen beeinflusst die Rechtswirksamkeit des Steuerbescheides nicht, Sie können aber auch hiergegen Einspruch einlegen. 

Seite 1 Ihres Steuerbescheids 

Auf der ersten Seite des Steuerbescheids finden Sie alle Angaben zu Ihrer Person und der für Sie zuständigen Finanzbehörde (Name, Anschrift, Anschrift des Finanzamts etc.) sowie die Information darüber, um welche Steuerart und um welches Steuerjahr es sich handelt. Auch die Höhe des zu versteuernden Einkommens, und wie viel davon bereits beglichen wurde steht auf dieser Seite des Steuerbescheids. Wenn Sie bereits zu viel Lohnsteuer überwiesen bzw. Einkommensteuervorauszahlungen geleistet haben, ist dies in der Regel mit dem Satz „mithin sind zu viel entrichtet" gekennzeichnet. 

Unter „Festsetzung“ können Sie die vom Finanzamt berechnete Steuererstattung oder Nachzahlung anhand einer tabellarischen Kurzberechnung einsehen. Diese sollten Sie mit Ihrer Steuererklärung abgleichen, um Abweichungen umgehend festzustellen. 

Noch leichter geht mit dem elektronischen Steuerbescheid: Wenn Sie für Ihre Steuererklärung eine Online-Steuerlösung wie zum Beispiel smartsteuer genutzt haben, können Sie die Werte direkt miteinander abgleichen. 

Seite 2 und 3 Ihres Steuerbescheids 

Die zweite und ggf. dritte Seite listet unter „Besteuerungsgrundlagen" eine detailliertere Berechnung Ihres zu versteuernden Einkommens auf. Dort sind alle Ihre Einnahmen (z.B. der Bruttoarbeitslohn) sowie Ihre Ausgaben (z.B. Werbungskosten wie Entfernungspauschale oder Aufwendungen für Arbeitsmittel, etc.) gelistet, welche das Finanzamt in der Berechnung berücksichtigt hat. Hier können Sie auch erkennen, ob auch alle von Ihnen in der Steuererklärung angesetzten Kosten berücksichtigt wurden. Sollte dem nicht so sein, können Sie sich den dritten Teil des Steuerbescheids zu Hilfe holen. 

Dritter Teil Ihres Steuerbescheids 

Im dritten Teil Ihres Steuerbescheids finden sie die „Erläuterungen". Hier definiert und legitimiert das Finanzamt seine Steuerfestsetzung und listet auf welche Ausgaben, Ansätze oder Pauschbeträge nicht anerkannt wurden und aus welchem Grund.  

An dieser Stelle finden Sie auch die Rechtsbehelfsbelehrung, welche über die Zulässigkeit eines Rechtsbehelfs aufklärt (im Falle des Steuerbescheids ist der zulässige Rechtsbehelf der Einspruch, laut § 347 Abs. 1 AO). Hier erfahren Sie außerdem, wann und wie Sie Einspruch einlegen können.

Hinweis: Rechtsbehelfsbelehrung  Ist die Rechtsbehelfsbelehrung ausstehend oder fehlerhaft, ist der Steuerbescheid trotzdem gültig. In diesem Fall haben Sie allerdings ab Bekanntgabe des Steuerbescheids 1 Jahr anstatt 1 Monat Zeit, um Einspruch einzulegen (§ 356 Abs. 2 AO). 

Es kann vorkommen, dass in Ihrem Steuerbescheid folgender Textabschnitt steht: 

„Die Festsetzung der Einkommensteuer ist nach § 165 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 und 4 AO vorläufig hinsichtlich…“. 

Dies bedeutet, dass bestimmte Rechtsfragen noch offengehalten werden, beispielsweise durch Verfahren vor dem Bundesfinanzhof (BFH), Bundesverfassungsgericht (BVerfG) oder Europäischen Gerichtshof (EuGH). Ist Ihre Steuererklärung davon betroffen, dann wird der Steuerbescheid vorläufig erteilt und durch den oben genannten Vermerk gekennzeichnet. 

Sobald ein Urteil gefällt wird, hat das für Ihren Steuerbescheid zwei mögliche Folgen: Er wird geändert oder rechtskräftig. Fällt das Urteil zu Ihren Gunsten, ändert das Finanzamt den Bescheid automatisch und erstattet Ihnen Steuern. Fällt es zugunsten der Finanzverwaltung aus, wird der bereits existierende Steuerbescheid rechtskräftig. Sie müssen ihn hierbei folglich nicht mehr prüfen. Gegen die Vorläufigkeit Ihres Steuerbescheids (oder die Vorläufigkeit einiger Punkte) können Sie folglich keinen Einspruch einlegen.  

Hat man einen Steuerbescheid bekommen, sollte die Rückerstattung in 1 bis 3 Werktagen nach Erhalt des Steuerbescheids auf dem Konto sein.

Hinweis: Freiwiliige Steuererklärung lohnt sich meistens In 9 von 10 Fällen können Steuerpflichtige mit einer Rückerstattung gezahlter Steuern rechnen, wenn Sie eine freiwillige Steuererklärung einreichen. 

Auch die Finanzbehörden sind nicht unfehlbar: ein Großteil der Steuererklärungen beispielsweise muss immer noch manuell bearbeitet werden, was eine erhöhte Fehlerquote zur Folge hat. Auch Zahlendreher oder Rechenfehler, falsch übernommene Lohnsteuerdaten sowie inhaltlich falsche Einschätzungen des Finanzbeamten können zu Fehlern im Steuerbescheid führen. Aus diesem Grund kann sich eine detaillierte Überprüfung lohnen. Achten Sie hierbei besonders auf die formelle und inhaltliche Richtigkeit. 

Diese Punkte sollten Sie genauer auf Fehler untersuchen: 

• Sind die zuvor genannten Pflichtangaben (festgesetzte Steuer, Steuerschuldner:in, zuständiges Finanzamt) enthalten? 

• Finden Sie ihre allgemeinen, persönliche Daten im Steuerbescheid 

• Sind alle Freibeträge (z. B. für Kinder) aufgelistet? 

• Ist der „Gesamtbetrag der Einkünfte" (Summe aller Einnahmen minus Werbungskosten) korrekt berechnet? 

• Wurden die Werbungskosten (und evtl. andere abzugsfähigen Kosten) richtig addiert? 

• Hat das Finanzamt mögliche außergewöhnliche Belastungen (z. B. Krankheitskosten) in der beantragten Höhe anerkannt? Falls nein, schauen Sie sich die Begründung an. 

Sind nach der Prüfung der obigen Punkte Fehler oder Unstimmigkeiten aufgetaucht oder liegen Abweichungen zwischen Steuererklärung und Steuerbescheid vor, die aus Ihrer Sicht nicht gerechtfertigt sind? Dann sollten Sie Einspruch einlegen.  

Einer Statistik des Bundes der Steuerzahler zufolge ist mindestens jeder fünfte Einkommenssteuerbescheid fehlerhaft. Dann sollten Sie Einspruch einlegen. 75 % solcher Einsprüche erfolgreich – laut Statistik des Bundesfinanzministeriums aus dem Jahr 2021. 

Enthält Ihr Steuerbescheid also falsche Angaben, fehlerhafte Berechnungen oder grundlegende Abweichungen zu Ihrer Steuererklärung, dann können Sie Einspruch gegen den Steuerbescheid einlegen. Hierbei gibt es im Wesentlichen vier Punkte beachten: 

Punkt 1: Begründeter Einspruch  

Ihr Einspruch gegen den Einkommenssteuerbescheid muss begründet sein. Beispiele hierfür sind: 

• Der Steuerbescheid ist fehlerhaft.  

• Der Steuerbescheid weicht ohne angeführte Begründung der Finanzbehörde von der Steuererklärung ab. 

• Aufwände, Freibeträge oder Pauschbeträge wurden vom Finanzamt nicht anerkannt.  

Punkt 2: Der Einspruch ist befristet  

Die Einspruchsfrist beträgt 1 Monat nach Bekanntgabe des Steuerbescheids und ist nicht verlängerbar. Erfolgt der Einspruch nicht innerhalb dieser Frist, kann die Steuerfestsetzung nicht mehr abgeändert werden und der Steuerbescheid wird rechtskräftig. Aber wie lässt sich das Fristende exakt bestimmen?  

Maßgeblich für den Beginn der Frist ist das Datum der Bekanntgabe des Steuerbescheids.  Beginnend mit diesem Datum startet die 1-monatige Einspruchsfrist. Das Datum der Bekanntgabe und somit der Beginn der Frist lässt sich wie folgend bestimmen: 

Wird der Bescheid mit der Post zugestellt, bestimmt das Datum des Schreibens zuzüglich 3 Werktagen den Beginn der Einspruchsfrist. Nach Ablauf dieser so genannten Dreitagesfrist (§ 122 Abs. 2 AO) gilt der Steuerbescheid als bekannt gegeben. Fällt der letzte Tag der Dreitagesfrist auf ein Wochenende oder einen Feiertag, dann gilt der Steuerbescheid erst am nächsten Werktag als bekannt gegeben (§ 109 AO). Bei digitaler Zustellung gilt der Steuerbescheid ebenfalls am dritten Tag nach Absendung als bekannt gegeben (§ 122 Abs. 2a AO) mit der gleichen Ausnahme für Wochenenden und Feiertage.

Beispiel: Berechnung der EinspruchsfristDas Finanzamt gibt Ihren Steuerbescheid am Freitag, den 28.4.2023 zur Post.
Die Bekanntgabefrist beginnt am Samstag, den 29.4.2023 um 0:00 Uhr. Anmerkung: Wenn der Beginn einer Frist auf einen Samstag, Sonntag oder einen gesetzlichen Feiertag fällt, wird diese Frist nicht auf den nächsten Werktag verschoben. Die Sonderregelung gilt nur für das Fristende. 
Nach Ablauf des 3. Tages gilt der Steuerbescheid als bekannt gegeben. Das wäre also Montag, der 1.5.2023 um 24:00 Uhr. Da dieser Tag ein gesetzlicher Feiertag ist, verlängert sich die Frist auf den nächsten Werktag, also Dienstag, den 2.5.2023 um 24:00 Uhr. 
Somit beginnt die Einspruchsfrist am 3.5.2023 um 0:00 Uhr. Sie dauert einen Monat und endet am Freitag, den 2.6.2023 um 24:00 Uhr. Bis zu diesem Tag muss der Einspruch dem Finanzamt vorliegen.

Punkt 3: Welche formellen Angaben müssen angegeben werden? 

• Persönliche Daten des Antragstellers (inkl. Steuernummer)

• Amtliche Bezeichnung des Bescheids und das Steuerjahr 

• Der Einspruch muss als solcher markiert werden, am besten durch die eindeutige Kennzeichnung „Einspruch“ 

• Es muss eine Begründung des Einspruchs vorliegen 

• Den Einspruch immer an die Behörde richten, die den Steuerbescheid erlassen hat – auch wenn Sie zwischenzeitlich umgezogen sind und sich die örtliche Zuständigkeit der Finanzbehörde ändert. 

Praxis-Tipp: Einspruch begründen Die Begründung beeinflusst den Erfolg des Einspruchs erheblich. Hat das Finanzamt Aufwendungen oder Pauschbeträge nicht anerkannt, so hilft es den Sachverhalt ausführlich zu erläutern oder entsprechende Belege vorzulegen. 

Ein Musterschreiben zum Einspruch gegen den Einkommensteuerbescheid finden Sie hier. Schicken Sie das Schreiben innerhalb eines Monats an das zuständige Finanzamt und bitten Sie um schriftliche Bestätigung des Eingangs, um auf der sicheren Seite zu sein.

Punkt 4: Die Wirkung des Einspruchs 

Wurde der Einspruch fristgerecht beim Finanzamt eingereicht, werden alle Angaben Ihrer Steuererklärung nochmals komplett geprüft und die Steuerfestsetzung neu berechnet. Dazu werden Sie in der Regel nochmal angehört und bekommen dann einen korrigierten Steuerbescheid zugeschickt. 

Achtung: Der Einspruch hat keine aufschiebende Wirkung. Einen Zahlungsaufschub können Sie nur erreichen, wenn Sie einen Antrag auf „Aussetzung der Vollziehung“ stellen. Merke: Ein Antrag auf Aussetzung der Vollziehung kann nur in Verbindung mit einem Einspruch gestellt werden.

Kommt es durch die Fehlerkorrektur zu einer Steuernachzahlung – einer sogenannten „Verböserung“ – so muss Sie das Finanzamt vorab darüber informieren. In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit, den Einspruch zurückzuziehen (§ 362 AO) und der alte Steuerbescheid wird sofort rechtskräftig.  

Lehnt die Finanzbehörde Ihren Einspruch ab, bleibt Ihnen nur noch der gerichtliche Klageweg. Das sollte jedoch gut überlegt sein, besonders in Hinblick auf die anfallenden Gerichtskosten. 

Trotz aller Vorsicht kann es vorkommen, dass der Einkommensteuerbescheid verloren geht. In diesem Fall können Sie dies bei Ihrem zuständigen Finanzamt melden und darum bitten, dass Ihnen der Einkommensteuerbescheid erneut zugestellt wird. Hierfür benötigen Sie in den meisten Fällen nur ihren Vor- und Nachnamen, Ihre Steuernummer sollten Sie jedoch trotzdem parat haben.  

Sollten Sie Ihre Steuererklärung über eine:n Steuerberater:in abgewickelt haben, können Sie auch dort um eine Kopie bitten. 

Fälschlicherweise werden Einkommensteuerbescheid und Lohnsteuerbescheinigung häufig gleichgesetzt. Hier kurz und knapp der Unterschied: 

• Die Lohnsteuer wird bei Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit für alle Arbeitnehmer:innen relevant. Sie ist eine sogenannte Quellensteuer, welche bei Auszahlung des Gehalts vom Arbeitgeber automatisch an das Finanzamt abgeführt wird. Durch die Lohnsteuerbescheinigung können Sie in Erfahrung bringen, welche Steuern und Sozialabgaben Sie gezahlt haben. Am Ende des Kalenderjahres, aber bis spätestens Februar des Folgejahres, sollten Sie von Ihrem Arbeitgeber automatisch den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung erhalten.  
• Dagegen ist die Einkommensteuer viel umfassender und fällt für jede Art von Einkommen natürlicher Personen an. Dazu zählen beispielsweise das Arbeitsentgelt, aber auch Einnahmen aus selbständiger Arbeit, gewerblicher Tätigkeit, Vermietung und Verpachtung, Kapitalvermögen etc.

Die Lohnsteuer ist demnach eine besondere Form der Einkommensteuer. Konträr zur Lohnsteuerbescheinigung müssen Sie für den Einkommensteuerbescheid jedoch selbst tätig werden.