Arbeitszimmer absetzen: Welche Steuerregeln gibt es?

Grundsätzlich sind die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer nur unter bestimmten Voraussetzungen und häufig nicht in vollem Umfang als Werbungskosten abziehbar. Das ist einer der wesentlichen Unterschiede zu einem angemieteten, "außerhäuslichen" Arbeitszimmer, für das alle Aufwendungen in voller Höhe abgezogen werden können.

Wichtig: Homeoffice-Pauschale Sollten Sie keine Chance haben, die Ausgaben für die Arbeit im Homeoffice absetzen zu können, winkt Ihnen für die Jahre 2020, 2021 und 2022 die so genannte Homeoffice-Pauschale von maximal 600 Euro (5 Euro pro Homeoffice-Tag). Für 2023 erhöht sich die Pauschale auf maximal 1.260 Euro (210 Arbeitstage x 6 Euro pro Homeoffice-Tag). Hierfür müssen Sie keinerlei Nachweise zu entstandenen Ausgaben erbringen. Die Pauschale ist nur für Tage möglich, an denen ausschließlich zu Hause gearbeitet wurde. Entsprechend entfallen für diese Tage die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte. Neben der Pauschale können Sie zusätzlich Kosten für Arbeitsmittel abziehen (siehe unten).

Der Begriff des häuslichen Arbeitszimmers wird von der Rechtsprechung als ein nach Funktion und Ausstattung betrieblich oder beruflich genutzter Arbeitsraum definiert, der seiner Lage nach in die häusliche Sphäre des Steuerpflichtigen eingebunden ist. Der Raum wird vorwiegend zur Erledigung büromäßiger Arbeiten wie z. B. gedankliche, schriftliche, verwaltungstechnische, verwaltungsorganisatorische Arbeiten oder künstlerisch genutzt und ist nicht für den Publikumsverkehr oder die Beschäftigung von (fremden) Arbeitnehmer:innen vorgesehen. Als Arbeitszimmer gelten auch häusliche Telearbeitsplätze.

Für die Anerkennung der so gut wie ausschließlichen beruflichen Nutzung muss das Arbeitszimmer z.B. durch eine Tür von den Privaträumen getrennt sein. Es darf sich dabei auch nicht um einen Raum handeln, der häufig durchquert werden muss, um dahinterliegende private Räume (z.B. Wohnzimmer, Kinderzimmer) zu erreichen. Je Bewohner:in muss im Regelfall neben dem Arbeitszimmer ein privat genutztes Zimmer zur Verfügung stehen. Wird der Raum nicht unwesentlich privat mitbenutzt, sind die gesamten Aufwendungen nicht abzugsfähig.

Die Einrichtung darf nur enthalten, was zur Erledigung der beruflichen Arbeiten notwendig ist (also z. B. kein Gästebett). Ein beruflich genutzter Raum im Keller oder Dachgeschoss einer selbst bewohnten Wohnung erfüllt in der Regel diese Anforderungen an ein häusliches Arbeitszimmer - eine mittels Vorhang abgetrennte Nische im Hausflur nicht.

Es gibt verschiedene "Stufen", in denen das Finanzamt die Ausgaben für ein häusliches Arbeitszimmer anerkennt:

• Das Arbeitszimmer bildet den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Betätigung des Steuerpflichtigen. In diesem Fall ist der Abzug der tatsächlichen Aufwendungen als Werbungskosten unbegrenzt möglich.
• Für die im Arbeitszimmer ausgeübte berufliche Tätigkeit steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung (das trifft z. B. auf Lehrer:innen zu; bei ihnen ist die Schule Mittelpunkt der beruflichen Betätigung, ein eigenes Büro/einen festen Arbeitsplatz haben sie in der Schule aber nicht). In diesem Fall ist der Abzug der Aufwendungen zwar auch möglich, aber begrenzt auf maximal 1.250 EUR.
• In allen anderen Fällen wird das Finanzamt einen Abzug der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer nicht anerkennen.

Beispiel: Schwerpunkt der Tätigkeit im ArbeitszimmerBei einem Handelsreisenden liegt der Tätigkeitsschwerpunkt im Außendienst (Kundenbesuch), bei einem:einer Musiker:in am Auftrittsort. Dies gilt unabhängig vom zeitlichen Umfang. Schriftsteller:innen werden dagegen den Mittelpunkt ihrer Tätigkeit (Schreiben) im Arbeitszimmer haben. Auch für Angestellte, die ihre berufliche Tätigkeit im Wesentlichen am Heimarbeitsplatz im Arbeitszimmer ausüben, ist das Arbeitszimmer qualitativer Mittelpunkt der Tätigkeit. Menschen in Rente / Pension, die im Ruhestand in einem Arbeitszimmer eine (nebenberufliche) Tätigkeit ausüben, haben ebenfalls dort ihren Arbeitsmittelpunkt.

Praxis-Tipp: Neuregelung zum Homeoffice wegen CoronaArbeiten Sie bei einer 5-Tage-Woche an drei oder mehr Tagen im Homeoffice, stellt das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit dar, wenn die Arbeiten zu Hause und die Arbeiten am Arbeitsplatz in der Einrichtung des Arbeitgebers qualitativ gleichwertig sind. In einem internen Schreiben hat das Bundesfinanzministerium hinzu nun Folgendes klargestellt: In der Zeit vom 1. März 2020 bis Ende 2022 muss nicht nachgewiesen werden, dass die Arbeiten qualitativ gleichwertig sind. Es wird unterstellt.
Folge: Es können die gesamten auf das Arbeitszimmer entfallenden Kosten als Werbungskosten abgezogen werden.

Ein unbegrenzter Abzug kommt bei Arbeitnehmer:innen vor allem dann in Betracht, wenn diesen im Betrieb des Arbeitgebers kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt wird (z. B. Heimarbeiter oder Telearbeitsplätze), und sie ihre Tätigkeit auch nicht an einem anderen Ort außerhalb der häuslichen Sphäre ausüben.

Ein begrenzter Kostenabzug (bis zu 1.250 EUR pro Jahr) ist vor allem dann möglich, wenn das Arbeitszimmer zwar nicht der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit ist, für bestimmte berufliche Tätigkeiten aber unverzichtbar ist. Das trifft beispielsweise auf Lehrer:innen zu, die in der Schule keinen Arbeitsplatz für die Unterrichtsvorbereitung haben; oder für Angestellte, die eine (freiberufliche) Nebentätigkeit ausüben und dafür ein Arbeitszimmer benötigen.

Wichtig: Höchstgrenze statt Pauschbetrag Bei den 1.250 Euro handelt es sich übrigens nicht um einen Pauschbetrag, sondern um eine Höchstgrenze. Ein kleiner Unterschied mit steuerlich fataler Wirkung. Denn Sie müssen dem Finanzamt die Höhe der Werbungskosten durch Belege nachweisen können. Haben Sie keine Rechnungen aufbewahrt, gibt es einen Ausweg: Beantragen Sie die Homeoffice-Pauschale von 5 Euro pro Tag, maximal 600 Euro für die Jahre 2020, 2021 und 2022. Ab 2023 können Sie maximal 1.260 Euro (210 Tage x 6 Euro pro Tag) im Homeoffice beantragen. Hier verzichtet das Finanzamt auf Nachweise.

Nutzung der Arbeitszimmers zur Aus- oder Fortbildung

Die Abzugsmöglichkeiten für ein häusliches Arbeitszimmer gelten auch, wenn das Arbeitszimmer für eine erstmalige oder weitere Berufsausbildung oder für Fortbildungen (z. B. Umschulung, Weiterbildung) genutzt wird. Wird das Zimmer bei Arbeitslosigkeit, im Erziehungsurlaub oder während der Elternzeit beruflich (z. B. für Weiterbildungszwecke) genutzt, sind die Kosten des Zimmers nach den zu erwartenden Umständen der späteren Tätigkeit abzugsfähig.

Grundsätzlich können folgende Kosten für das Arbeitszimmer geltend gemacht werden:

• Miete,
• Darlehenszinsen,
• Energiekosten,
• Reparaturen,
• Versicherungsbeiträge (z. B. Gebäudeversicherung),
• Müllabfuhr,
• Heizungswartung,
• Grundsteuer,
• Renovierungskosten etc.

Soweit die Kosten ausschließlich für das Arbeitszimmer anfallen (z. B. bei einer Renovierung), können sie in vollem Umfang als Werbungskosten abgesetzt werden. Ansonsten werden die auf das Arbeitszimmer entfallenden Kosten anteilig nach dem Verhältnis der Fläche des Arbeitszimmers zur gesamten Wohnfläche errechnet.

Aufwendungen für Einrichtungsgegenstände, die ausschließlich beruflich genutzt werden (z. B. Schreibtisch, Stuhl, Regal, Computer), sind als Werbungskosten auch dann abziehbar, wenn die Kosten für den Raum steuerlich nicht abziehbar sind.

Betragen die Ausgaben je Einrichtungsgegenstand netto jeweils nicht mehr als 800 Euro, dürfen Sie die kompletten Ausgaben im Jahr der Zahlung als steuersparende Werbungskosten absetzen. Überschreiten die Nettokosten je Gegenstand den Betrag von 800 Euro, sind die Ausgaben verteilt auf mehrere Jahre steuersparend abzuschreiben.

Sonderfall:Auch für Computer-Hardware und -Software winkt seit 2021 der volle Werbungskostenabzug im Jahr der Zahlung - und zwar völlig unabhängig davon, wie teuer der Kaufpreis war. Der Hintergrund: Für Computer-Hardware und -Software gilt seit 1.1.2021 grundsätzlich eine einjährige Nutzungsdauer.

Nutzen mehrere Personen dasselbe Arbeitszimmer jeweils ausschließlich beruflich, kann jeder von ihnen die eigenen Aufwendungen absetzen - entsprechend seiner individuellen Abzugsvoraussetzungen (unbegrenzter oder begrenzter Kostenabzug). Wenn sich beispielsweise ein Lehrerpaar ein gemeinsames Arbeitszimmer in der eigenen Wohnung teilt und beide es ausschließlich zur Unterrichtsvorbereitung nutzen. Dabei genügt es, dass jeder Nutzer seine Tätigkeit im Arbeitszimmer im notwendigen Umfang tatsächlich verrichten kann. Das ist auch bei nur einem vorhandenen Arbeitsplatz z. B. zeitversetzt möglich.

Der Höchstbetrag von 1.250 EUR gilt für jede Person getrennt (BFH Urteil v. 15.12.2016 VI R 53/12) und ist für ein Arbeitszimmer mehrfach möglich. Die Gebäudeabschreibung ist dabei nur entsprechend dem Eigentumsanteil des Nutzenden zu berücksichtigen. Schuldzinsen werden nur einbezogen, soweit der Nutzende verpflichtet ist, die Kosten zu tragen.

Verkauf der Wohnung mit dem Arbeitszimmer

Wird eine zu eigene Wohnzwecken genutzte Wohnung innerhalb einer 10-jährigen Haltensfrist verkauft, ist der daraus resultierende Veräußerungsgewinn, soweit er auf ein im Rahmen einer Überschusseinkunftsart genutztes Arbeitszimmer entfällt, nicht zu versteuern (§ 23 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 EStG). Dies gilt auch, wenn die AfA für das Arbeitszimmer als Werbungskosten abgezogen wurde (BFH, Urteil v. 1.3.2021, IX R 27/19, BFH/NV 2021 S. 1227).