Firmenwagen des Selbstständigen: Das sollten Unternehmer wissen!

Wenn Unternehmer Ihren Firmenwagen auch privat nutzen, gibt es immer wieder Ärger mit dem Finanzamt. Der Grund ist einfach: Gerade beim Firmenwagen lassen sich eine Menge Steuern sparen - wenn man durchdacht vorgeht. Ansonsten freut sich der Betriebsprüfer. 

 

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Wann ist mein Firmenwagen ein Firmenwagen?

 

Ob Ihr Firmenwagen dem Betriebsvermögen oder Ihrem Privatvermögen zugeordnet wird, entscheidet sich durch die Nutzung des Fahrzeugs. Wenn Sie den Firmenwagen zu mehr als 50 % betrieblich nutzen, gehört er zwingend zum Betriebsvermögen. Liegt die Nutzung unter 10 %, gehört er zum Privatvermögen. Bei einer Nutzung zwischen 10 und 50 % haben Sie die Wahl, ob Sie das Fahrzeug dem Betriebs- oder dem Privatvermögen zuordnen wollen. Beides hat aus steuerlicher Sicht Vor- und Nachteile, auch wenn die Zuordnung zum Betriebsvermögen sicher überwiegt und in der Mehrzahl der Fälle die steuerlich günstigere Variante ist.

 

Was gilt bei der Zuordnung des Firmenwagens zum Betriebsvermögen?

Wenn Sie sich entscheiden, den Firmenwagen ins Betriebsvermögen zu nehmen (und die oben genannten Voraussetzungen erfüllen), gelten grundsätzlich folgende Regeln:

 

  • Der Firmenwagen wird in der Regel auf 6 Jahre abgeschrieben. Ist die Jahresfahrleistung sehr hoch, können Sie den Firmenwagen evtl. auch über einen kürzeren Zeitraum abschreiben. Kaufen Sie einen Gebrauchtwagen, erfolgt die Abschreibung auf die voraussichtliche Restnutzungsdauer.
  • Während eines Geschäftsjahres können Sie alle Ausgaben für den Firmenwagen (Benzin, Versicherung, Steuern etc.) sammeln und als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Das gilt z. B. auch für Benzinkosten oder Mautgebühren, die während einer Urlaubsreise anfallen.
  • Für die private Mitbenutzung des Firmenwagens müssen Sie einen Privatanteil ansetzen. Hierbei gibt es keine Mindestnutzung. Auch bei einer geringen Nutzung ist ein Privatanteil zu versteuern (FG Baden-Württemberg, Urteil vom 25. 4. 2016 - 9 K 1501/15). Der Privatanteil erhöht den betrieblichen Gewinn und sollte daher so niedrig wie möglich ausfallen. Da Ihnen 2 Methoden (Fahrtenbuch und 1-%-Regelung) zur Verfügung stehen, um den Privatanteil zu ermitteln, sollten Sie im Vorfeld überlegen, welche Methode in Ihrem Fall die günstigere ist.
  • Die Kosten für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb, die Sie mit Ihrem Firmenwagen zurücklegen, werden durch die Entfernungspauschale von 0,30 Cent/Kilometer (einfach) als Betriebsausgaben abgegolten.

 

Achtung: Mehrere Kraftfahrzeuge 
Wenn Sie mehrere Fahrzeuge auch privat nutzen, müssen Sie den Privatanteil für jedes privat genutzte Fahrzeug ansetzen. Das gilt selbst dann, wenn nur Sie selbst die Fahrzeuge nutzen und daher offensichtlich ist, dass Sie niemals mehrere Fahrzeuge gleichzeitig privat nutzen können.

 

Praxis-Tipp: Doppelversteuerung vermeiden
Damit die Angelegenheit nicht zu teuer wird, hilft nur das Führen von Fahrtenbüchern für alle Pkw. Sonst versteuern Sie mehrfach, wenn nur eine Person abwechselnd mehrere Fahrzeuge auch privat nutzt.

 

 

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Fahrtenbuch oder 1-%-Regelung - wie versteuere ich meinen Firmenwagen am günstigsten?

 

Entscheidend für die Frage, ob das Fahrtenbuch oder die 1-%-Regelung steuerlich günstiger ist, ist der Umfang der privaten Mitbenutzung Ihres Firmenwagens. Das Finanzamt geht grundsätzlich davon aus, dass Sie den Firmenwagen auch privat nutzen. Das können Sie nur abwenden, wenn Sie plausibel nachweisen, dass Sie entweder andere (in Status und Nutzwert vergleichbare) Autos auch privat besitzen, oder eine Nutzung tatsächlich ausgeschlossen ist (z.B. Werkstattwagen). Und selbst wenn die Nutzung untersagt ist, kann es sein, dass das Finanzamt eine private Nutzung unterstellt (beispielsweise wenn das Nutzungsverbot nicht überwacht oder Fahrtenbücher nicht geführt wurden). Die folgende Tabelle zeigt Ihnen, wann Sie welche Methode für die Ermittlung Ihres Privatanteils anwenden können:

 

 

Fahrzeug wird zu mehr als 50 % betrieblich genutzt:Fahrzeug wird zu weniger als 50 % betrieblich genutzt:
Wird ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt: FahrtenbuchmethodeWird ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt: Fahrtenbuchmethode
Sonst: 1-%-RegelungSonst: Schätzung des Privatanteils

 

Bei der Berechnung des Umfangs der betrieblichen Nutzung gilt Folgendes:

 

  • Die Überlassung an Arbeitnehmer ist immer betrieblich.
  • Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie Familienheimfahrten gehören zum betrieblichen Teil.
  • Der Nachweis kann in jeder geeigneten Form erfolgen, auch durch formlose Aufzeichnungen.
  • Kein Nachweis ist erforderlich, wenn offensichtlich ist, dass das Kfz mehr als 50 % betrieblich genutzt wird (z. B. Reisetätigkeit, Taxiunternehmer, Handelsvertreter, Handwerker, Landtierärzte).
  • Ergeben sich keine wesentlichen Veränderungen, gilt der nachgewiesene Umfang auch für die Zukunft.

 

Die 1-%-Regelung
Wie oben beschrieben, kann die 1-%-Regelung nur bei Fahrzeugen angewendet werden, die zu mehr als 50 % betrieblich genutzt werden. Ist die Anwendung der 1-%-Regelung zulässig, beträgt der private Nutzungsanteil pro Monat pauschal 1 % des inländischen Bruttolistenpreises (= unverbindliche Preisempfehlung zum Zeitpunkt der Erstzulassung). Das gilt auch für die Privatnutzung eines Taxis, das zu einem günstigeren Preis erworben wurde. Existiert kein inländischer Bruttolistenpreis, kann das Finanzamt die Bemessungsgrundlage für die 1 %-Regelung schätzen.

 

Achtung: Die 1-%-Regelung gilt auch für bereits voll abgeschriebene Firmenwagen.

 

Beispiel: Sie haben einen Betriebs-Pkw (Nettolistenpreis 30.000 EUR - brutto 35.700 EUR - Bruttokaufpreis nach Rabatt 31.320 EUR) gelegentlich privat genutzt. Für die private Nutzung wird der Gewinn um 4.284 EUR (12 Monate × [1 % von 35.700 EUR]) erhöht. Der Listenpreis ist auch bei gebraucht erworbenen Fahrzeugen anzusetzen. (Volle) Monate, in denen Sie überhaupt nicht mit dem Pkw privat fahren konnten, weil Sie z. B. in den Urlaub geflogen sind, bleiben außer Betracht. 

Wird das Fahrzeug nur während eines Teils des Monats genutzt, ist trotzdem der volle Monatsbetrag anzusetzen. 

 

 

Beachten Sie, dass der Privatanteil begrenzt ist. Der Privatanteil zzgl. der nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben im Zusammenhang mit Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb darf nicht höher sein als die tatsächlich angefallenen Kfz-Kosten (Abschreibungen + sonstige Kfz-Kosten). Wird der Privatanteil nach der 1-%-Regelung berechnet, kann es dazu kommen, dass der gesamte Privatanteil (Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie Heimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung) die Gesamtkosten für das Kfz übersteigt. In diesen Fällen muss der Privatanteil so begrenzt werden, dass sämtliche Kfz-Aufwendungen neutralisiert werden und nur die Entfernungspauschale als abzugsfähige Betriebsausgaben verbleiben. Dazu ist eine Nebenberechnung erforderlich.

 

 

Beispiel: Die Gesamtkosten für den Firmenwagen betragen 10.000 EUR, AfA 0 EUR und Zinsen 0 EUR. Das Fahrzeug hat einen Bruttolistenpreis von 50.000 EUR. Damit ergibt sich ein Privatanteil von 6.000 EUR (50.000 × 1 % × 12 Monate). Die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte beträgt 30 km und wird an 230 Tagen zurückgelegt. Damit beträgt der Nutzungsanteil für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb 5.400 EUR (50.000 × 0,03 % x 30 km × 12 Monate). Da der Privatanteil 11.400 EUR beträgt, während die tatsächlichen Gesamtkosten nur 10.000 EUR betragen, liegt ein Fall der Kostendeckelung vor. Der Privatanteil wird auf 10.000 EUR begrenzt.

 

 

Folgende Eintragungen in der Anlage EÜR sind vorzunehmen:

 

Betriebsausgaben
Kfz-Kosten 10.000 EUR
AfA für Kfz0 EUR
Zinsen für Kfz0 EUR
Entfernungspauschale (230 x 30 km x 0,30 EUR)2.070 EUR
Zwischensumme Kosten gesamt12.070 EUR
Betriebseinnahmen
Privatanteil6.000 EUR
Kfz-Kosten für Wege zw. Wohnung und Arbeitsstätte (=Kostendeckelung)    4.000 EUR
Gewinnauswirkung gesamt -2.070 EUR

 

 

Das Fahrtenbuch
Wenn Sie den Firmenwagen nur in geringem Umfang privat nutzen, sollten Sie ein Fahrtenbuch führen, damit der Privatanteil entsprechend der tatsächlichen Nutzung ermittelt werden kann. Auch für Berufe, die der Verschwiegenheitspflicht unterliegen, gibt es hier keine Ausnahme. Das Fahrtenbuch müssen Sie während des gesamten Jahres führen. Ein Fahrtenbuch ist nicht ordnungsgemäß, wenn mit seiner Führung - nach vorheriger Anwendung der 1-%-Regel - erst innerhalb eines Jahres begonnen wird.

 

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Das Fahrtenbuch muss zu den betrieblichen Fahrten mindestens folgende lesbare Angaben ausweisen:

 

  • Datum
  • Reiseziel bzw. die Reiseroute
  • den/die aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner bzw. die dienstliche Tätigkeit
  • Gesamtkilometerstand am Ende der Fahrt

 

Außerdem müssen Sie zu Beginn und am Ende einer privaten Nutzung den Gesamtkilometerstand angeben. Weitere Informationen sind nicht notwendig.

 

Ein Fahrtenbuch muss außerdem in Form eines Buches (es darf nicht im Nachhinein veränderbar sein, einzelne Blätter in einem Ordner sind also nicht ausreichend) vorliegen und zeitnah geführt werden. Die wesentlichen Informationen müssen in dem Fahrtenbuch selbst enthalten sein. Der Rückgriff auf weitere Aufzeichnungen reicht nicht aus.

 

Damit ein elektronisches Fahrtenbuch steuerlich anerkannt wird, müssen die Daten entweder unveränderlich sein oder falls nachträgliche Änderungen erfolgt sind, einschließlich Änderungshistorie aufbewahrt werden und lesbar gemacht werden können. Die Änderungen müssen sofort erkennbar sein. Wird der Anlass der Fahrt erst nachträglich in einem Webportal eingetragen, muss diese Eintragung innerhalb von 7 Tagen erfolgen.

 

Bei Fehlen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist der geldwerte Vorteil nach der sog. 1-%-Methode zu berechnen. Unrichtige Eintragungen im Fahrtenbuch führen dazu, dass dieses insgesamt nicht anerkannt wird. In diesen Fällen wird die Finanzverwaltung die private Nutzung entweder schätzen, oder, wenn die betriebliche Nutzung 50 % übersteigt, die 1-%-Regelung anwenden.

 

Der BFH hat seine ursprünglich strikten Regelungen allerdings etwas eingeschränkt: Kleinere Mängel müssen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs führen, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. Sollte das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch beanstanden, überlegen Sie sich, ob Sie ggf. Einspruch einlegen wollen. Es sind immer wieder Verfahren anhängig. Doch die Tendenz der Rechtsprechung ist nach den vorliegenden Urteilen klar.

 

Die Schätzungsmethode
Die Schätzungsmethode wird nur dann angewendet, wenn Ihr Fahrzeug zu weniger als 50 % betrieblich genutzt wird und dem Betriebsvermögen zugeordnet ist. Wägen Sie in diesem Fall die Vor- und Nachteile der Betriebsvermögenseigenschaft genau ab, wenn Sie ihr Fahrzeug wechseln.

 

Sie sollten auch bei der Schätzungsmethode den Umfang der betrieblichen Nutzung dokumentieren, um bei Diskussionen mit dem Finanzamt gegenhalten zu können. Sie sollten zumindest Aufzeichnungen für einen (repräsentativen) Zeitraum von drei Monaten führen. Diese sollten für die Ermittlung ausreichen. Ergeben sich keine wesentlichen Veränderungen, gilt der nachgewiesene Umfang auch für die Zukunft.

 

Welche Methode ist günstiger?
Welche Methode günstiger ist, lässt sich nur im Einzelfall präzise beantworten. Es gilt jedoch folgende Faustregel: Je mehr Sie privat fahren, desto günstiger ist die Anwendung der 1-%-Regelung. Je weniger Sie privat fahren (bzw. bei nur geringen Kfz-Kosten, etwa weil der Pkw bereits abgeschrieben ist), umso mehr lohnt sich ein Fahrtenbuch. Ein Wechsel der Methoden (1-%-Regelung bzw. Fahrtenbuch) ist während eines Jahres nur bei einem Fahrzeugwechsel möglich.

 

Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb
Die (Hin- und Rück-)Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb gehören zwar zu den betrieblichen Fahrten, dennoch sind pro Entfernungskilometer nur 0,30 EUR als Betriebsausgaben abzugsfähig. In aller Regel sind die tatsächlichen Kosten pro Kilometer höher. Der über 0,30 EUR/Entfernungs-Kilometer hinausgehende Kostenanteil ist durch einen Zuschlag als "nicht abzugsfähige Betriebsausgabe" zu korrigieren.  

 

Das BMF hat in einem umfangreichen Schreiben zur Behandlung nach der Reform des Reisekostenrechts Stellung genommen. Darin wird u.a. geregelt:

 

  • Unter «Betriebsstätte» ist eine dauerhafte Tätigkeitsstätte zu verstehen, d. h. eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Steuerpflichtigen bzw. des Auftraggebers, die mehr als 48 Monate genutzt werden soll.
  • Ein häusliches Arbeitszimmer ist keine Betriebsstätte.
  • Als erste Betriebsstätte gilt die Tätigkeitsstätte, die arbeitstäglich oder je Woche an zwei vollen Arbeitstagen oder mindestens zu einem Drittel der regelmäßigen Arbeitszeit aufgesucht wird. Treffen diese Kriterien auf mehrere Tätigkeitsstätten zu, ist die der Wohnung näher gelegene Tätigkeitsstätte erste Betriebsstätte. Die Fahrten zu weiter entfernt liegenden Tätigkeitsstätten sind als Auswärtstätigkeiten zu beurteilen.
  • Liegen keine Betriebsstätten vor (z. B. bei ständig wechselnden Tätigkeitsstätten: Fahrzeug, Flugzeug, Schiff), sind die Fahrtkosten unbeschränkt als Betriebsausgaben abziehbar.

Fährt der Betriebsinhaber von seinem häuslichen Büro zum Sitz seines einzigen Auftraggebers, ist die Entfernungspauschale anzusetzen

 

 

Dienstwagen und Minijob

Die Überlassung eines Dienstwagens an einen geringfügig beschäftigten Angehörigen ist nicht fremdüblich (BFH, Urteil v. 10.10.2018, X R 44-45/17). Bei Arbeitnehmern ist zu beachten, dass Sachbezüge i. d. R. nicht in den Mindestlohn einzubeziehen sind (BMF, Schreiben v. 4.4.2018, IV C 5 – S 2334/18/10001.

 

Wann kann ich für meinen Firmenwagen Vorsteuerabzug geltend machen?

Wenn Sie den Firmenwagen zu mehr als 10 % unternehmerisch nutzen, können Sie die Vorsteuer in vollem Umfang geltend machen.

 

Für die private Mitbenutzung fällt Umsatzsteuer an. Bemessungsgrenze hierfür sind die anteilig auf die Privatnutzung entfallenden Kosten. Wird der Privatnutzungsanteil nach der Fahrtenbuchregelung ermittelt, sind in die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage nur die Kosten einzubeziehen, für die Vorsteuer abgezogen wurde.

 

Was gilt für die Nutzung eines Privatwagens für den Betrieb?

Wenn Sie Ihren Privatwagen für berufliche Fahrten nutzen, können Sie pro Kilometer entweder 0,30 EUR oder die tatsächlichen Kosten als Betriebsausgaben absetzen. Ausnahme: Die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb. Hier sind pro Entfernungskilometer 0,30 EUR abzugsfähig (behinderte Menschen können 0,60 EUR absetzen).

 

Was gilt für den Dienstwagen eines GmbH-Geschäftsführers?

Gesellschafter-Geschäftsführer müssen darauf achten, dass zwischen ihnen und der GmbH klare und eindeutige (schriftliche) Vereinbarungen zur Vermeidung einer verdeckten Gewinnausschüttung vorliegen. Wird der überlassene Firmenwagen für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb und/oder für Privatfahrten genutzt, liegt darin ein geldwerter Vorteil, der als zusätzlicher Arbeitslohn versteuert werden muss. Es gilt:
 

  • Überlassung für Privatfahrten
    12 % des Listenpreises bzw. tatsächlicher Kostenanteil laut Fahrtenbuch. Wird ein überlassener Pkw für weitere Einkunftsarten (z. B. Nebentätigkeit) eingesetzt, sind diese Fahrten wieder durch die 1-%-Regelung abgegolten.
  •  
  • Überlassung für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb
    12 × 0,03 % des Listenpreises × Entfernung Wohnung-Arbeitsstätte bzw. tatsächlicher Kostenanteil laut Fahrtenbuch. Soweit der Pkw nur für berufliche Fahrten genutzt werden darf und auch tatsächlich genutzt wird, ergeben sich keine steuerlichen Konsequenzen. Die Regelung kommt nur dann nicht zur Anwendung, wenn eine Privatnutzung des Firmenfahrzeugs absolut auszuschließen ist, da der Beweis des ersten Anscheins für eine private Nutzung spricht. Das Verbot des Arbeitgebers, das Fahrzeug privat zu nutzen, kann ausreichen, den Anscheinsbeweis zu erschüttern, sofern es nicht nur zum Schein ausgesprochen worden ist.

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