Umsatzsteuervoranmeldung: Das müssen Selbstständige wissen

Normalerweise richtet sich die Abgabeverpflichtung für die Umsatzsteuervoranmeldung nach der Höhe der Umsatzsteuerzahllast (Umsatzsteuer abzüglich Vorsteuer) im vorangegangenen Kalenderjahr. Hier gilt Folgendes:

• Monatliche Abgabepflicht: Die Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr betrug mehr als 7.500 EUR.
• Vierteljährliche Abgabepflicht: Die Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr lag zwischen 1.000 und 7.500 EUR.
• Möglichkeit der Befreiung: Die Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr betrug weniger als 1.000 EUR. Hier können Sie sich von der Voranmeldung befreien lassen.

Achtung: Im Jahr der Unternehmensgründung und im Folgejahr muss die Umsatzsteuervoranmeldung grundsätzlich monatlich abgegeben werden.

Wenn Sie erstmals eine Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt übermitteln, müssen Sie wissen, dass das Finanzamt grundsätzlich die elektronische Übermittlung verlangt. Für eine elektronisch authentifizierte Übermittlung benötigen Sie ein Zertifikat vom Finanzamt. Dieses Zertifikat erhalten Sie nach kostenloser Reservierung unter www.elsteronline.de.

Tipp: Wenn Sie eine Software (z. B. von Lexware) nutzen, unterstützt Sie diese bei der Beantragung dieses Zertifikats. Das funktioniert über die Funktion "ELSTER-Konfiguration". Das vom Finanzamt erteilte Zertifikat wird als eine Art Signaturdatei auf Ihrem PC hinterlegt, und bei jeder ELSTER-Übertragung automatisch von der Software eingelesen.
 

Praxis-Tipp: Vor der ersten Übermittlung einer elektronischen Umsatzsteuervoranmeldung kann es bis zu 2 Wochen dauern, bis das Finanzamt das Zertifikat vergibt. Wer seine erste Umsatzsteuervoranmeldung aufgrund dieser recht langen Wartezeit verspätet übermittelt und vom Finanzamt einen Verspätungszuschlag aufgebrummt bekommt, sollte einen Antrag auf Erlass dieses Strafzuschlags stellen. Meist drückt die Finanzverwaltung beide Augen zu, wenn die verspätete Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung mit dem fehlenden Zertifikat des Finanzamts zusammenhängt.

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss grundsätzlich bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums ans Finanzamt übermittelt werden. Ist dieser 10. Tag ein Samstag, Sonntag oder Feiertag, muss die Übermittlung erst bis zum Ablauf des nächsten Werktags erfolgen.

Beispiel: Die Abgabetermine zur Umsatzsteuervoranmeldung 2023

Übermitteln Sie die Umsatzsteuervoranmeldung nicht pünktlich zu den in der Tabelle genannten Terminen ans Finanzamt, wird ein Verspätungszuschlag festgesetzt. Wenn die verspätete Übermittlung aufgrund von technischen Problemen geschieht, dokumentieren Sie diese Probleme und stellen Sie einen Antrag auf Erlass des Verspätungszuschlags.

Ist es Ihnen - z. B. aufgrund der besonderen beruflichen Belastung am Monatsanfang - nicht möglich, die Umsatzsteuervoranmeldungen bis zu den gesetzlich vorgeschriebenen Terminen einzureichen, gibt es einen Ausweg. Das Zauberwort lautet: Dauerfristverlängerung. Wenn Sie eine Dauerfristverlängerung beantragen, und das Finanzamt diesen Antrag nicht explizit ablehnt, müssen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung immer erst einen Monat später als gesetzlich vorgeschrieben ans Finanzamt übermitteln.

Beispiel: Sie sind zur monatlichen Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet. Beantragen Sie eine Dauerfristverlängerung, müssen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung für Januar erst bis zum Ablauf des 10. März ans Finanzamt übermitteln.

Sind Sie zur monatlichen Übermittlung von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet, kommen Sie nur in den Genuss der Dauerfristverlängerung, wenn Sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Antragstellung bis zum 10. Februar: Waren Sie bereits im vorangegangenen Jahr unternehmerisch tätig, muss der Antrag auf Dauerfristverlängerung bis spätestens 10. Februar elektronisch ans Finanzamt übermittelt werden.
• Sondervorauszahlung: Zusätzlich müssen Sie bis zum 10. Februar eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Umsatzsteuerzahllast (= ans Finanzamt abgeführte Umsatzsteuer abzgl. Vorsteuer) des vergangenen Jahres ans Finanzamt bezahlen.

Hinweis: Die Sondervorauszahlung ist nicht verloren. Sie wird von der Umsatzsteuerzahllast der letzten Umsatzsteuervoranmeldung des Jahres abgezogen.

Nehmen Sie Ihre unternehmerische Tätigkeit erst im Laufe des Jahres auf, muss der Antrag auf Fristverlängerung sowie die Sondervorauszahlung bis spätestens zum 10. Tag des Monats erfolgen, in dem Sie erstmals eine Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt übermitteln müssen. Da Sie keine Umsatzsteuerzahllast aus dem Vorjahr für die Sondervorauszahlung haben, müssen Sie ein Elftel der voraussichtlichen Umsatzsteuerzahllast des laufenden Jahres ans Finanzamt als Sondervorauszahlungen leisten.

Beispiel: Sie beginnen Ihre unternehmerische Tätigkeit am 1. Juli und beantragen eine Dauerfristverlängerung. Die voraussichtliche Umsatzsteuerzahllast für die Monate Juli bis Dezember (= voraussichtlich entstehende Umsatzsteuer abzgl. voraussichtlich zu erstattende Vorsteuer) beträgt 14.000 EUR. Folge: In diesem Fall erwartet das Finanzamt am 10.8. neben dem Dauerfristverlängerungsantrag eine Sonderzahlung in Höhe von 1.273 EUR (14.000 EUR : 11).

Besonderheiten der Dauerfristverlängerung bei vierteljährlicher Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung

Sind Sie zur vierteljährlichen Übermittlung von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet und waren Sie bereits im Vorjahr unternehmerisch tätig, müssen Sie nur daran denken, Ihren Antrag auf Dauerfristverlängerung bis zum 10. April (im Jahr 2023 bis zum 11. April) elektronisch ans Finanzamt zu übermitteln.

Eine Sondervorauszahlung müssen Sie bei Quartalsabgabe der Umsatzsteuervoranmeldung nicht ans Finanzamt überweisen. Bei Aufnahme der unternehmerischen Betätigung während des Jahres, muss der Antrag auf Dauerfristverlängerung bis zum 10. Tag desjenigen Monats gestellt werden, an dem das Finanzamt erstmals eine Umsatzsteuervoranmeldung erwarten würde.

Es gibt tatsächlich zwei Hinweise, die Unternehmen bei der Übermittlung ihrer Umsatzsteuervoranmeldung beherzigen sollten, um keine Probleme mit dem Finanzamt zu bekommen oder auch um schneller an Vorsteuererstattungen zu kommen:

1. 1. Die umsatzsteuerpflichtigen Umsätze sind in die Umsatzsteuervoranmeldung (gilt auch für die Umsatzsteuerjahreserklärung) stets mit ihrem Nettobetrag einzutragen. Die Umsatzsteuer wird automatisch ermittelt.
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3. 2. Bei hohen Vorsteuererstattungen wegen betrieblicher Investitionen sollten Sie die größten Eingangsrechnungen per Post in Kopie an die Umsatzsteuervoranmeldungsstelle im Finanzamt schicken. Dadurch verhindern Sie, dass das Finanzamt eine Prüfung vor Ort anordnet oder langwierige Rückfragen startet.