Wozu brauche ich eine Steuernummer?

In den Steuerformularen zur Einkommensteuererklärung werden Sie stets nach Ihrer Steuernummer und nach Ihrer Identifikationsnummer gefragt. Aber was ist das überhaupt und wieso gibt es zwei Nummern? Woher bekomme ich eine Steuernummer und was passiert, wenn ich sie nicht mehr finde?

Fragen über Fragen. Hier erfahren Sie alles zur Steuernummer, zur Steuer-Identifikationsnummer, wieso es beide gibt und was es mit der Steuernummer für Unternehmen, der sogenannten Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf sich hat.

Steuernummer und Steuer-Identifikationsnummer – warum?

Als müsste man für die Steuererklärung nicht ohnehin schon genug Zahlen nachschlagen und eintragen, gibt es auch noch zwei Steuernummern, die man jedes Mal raussuchen muss. Wozu braucht es die Steuernummer überhaupt? Die Steuernummer ist ein wichtiges Ordnungskriterium: nur so kann das Finanzamt erkennen, wer Sie sind und welcher Sachbearbeiter im Finanzamt für die Überprüfung Ihrer Einkommensteuererklärung zuständig ist. Die Steuernummer setzt sich aus Informationen zu Ihrem Bundesland, dem zuständigen Finanzamt und einer persönlichen Nummer zusammen. Das birgt aber den Nachteil, dass sie sich bei einem Umzug häufig ändert.

 

Deswegen hat das Finanzamt 2008 die Steuer-Identifikationsnummer (kurz auch: Steuer-ID, Steuer-IdNR. oder IdNr.) eingeführt. Diese besteht aus elf zufälligen Ziffern und gilt von der Wiege bis zur Bahre und sogar darüber hinaus (bis zu 20 Jahre nach dem Tod gehört die Nummer einer Person). Heute ist auch die lebenslange Identifikationsnummer in der Steuererklärung anzugeben, damit ist Ihre Identität beim Finanzamt stets sichergestellt. Irgendwann soll die Identifikationsnummer die alte Steuernummer ablösen – bis dahin geht das Finanzamt aber auf Nummer sicher und Sie müssen - wohl oder übel - beide Nummern in der Steuererklärung angeben.

 

So weit so gut: Aber woher bekomme ich die Steuernummer? Und was, wenn ich meine Steuer-Identifikationsnummer verloren habe?

Wie bekomme ich erstmals eine Steuernummer?

Betreten Sie steuerliches Neuland und geben erstmals eine Einkommensteuererklärung beim Finanzamt ab, tragen Sie in Ihre Steuererklärung Ihre Identifikationsnummer ein und lassen das Feld bei der Frage nach Ihrer Steuernummer frei. Das Finanzamt wird Ihnen dann automatisch eine Steuernummer zuteilen. Diese Steuernummer finden Sie zukünftig in Ihrem Einkommensteuerbescheid links oben. Finden Sie Ihre Steuernummer partout nicht mehr, fragen Sie bei Ihrem zuständigen Finanzamt nach.

Aber: Ziehen Sie in einen anderen Finanzamtsbezirk, bekommen Sie von diesem Finanzamt eine neue Steuernummer zugeteilt. Nur die Steuer-Identifikationsnummer ändert sich ein Leben lang nicht mehr.

 

Wie komme ich an eine Steuer-Identifikationsnummer?

Eigentlich müssten Sie bereits im Jahr 2008 vom Bundeszentralamt für Finanzen Ihre lebenslange Identifikationsnummer auf dem Postweg zugeschickt bekommen haben. Finden Sie das Schreiben nicht, können Sie die Nummer auf dem letzten Einkommenssteuerbescheid nachschauen. Ist sie auch dort nicht aufzufinden, oder haben Sie tatsächlich noch keine bekommen, ist das kein Beinbruch – Sie brauchen aber ein bisschen Geduld. Wenden Sie sich schriftlich oder per Mail an das Bundeszentralamt für Steuern (das Kontaktformular finden Sie hier). Damit Ihnen das Finanzamt die Identifikationsnummer erneut zuschickt, müssen Sie in Ihrem Schreiben folgende Infos aufnehmen:

 

·         Ihren Vor- und Nachnamen,

·         Ihre vollständige Anschrift,

·         Ihr Geburtsdatum und

·         Ihren Geburtsort.

 

Das Bundeszentralamt schickt Ihnen Ihre Steuer-Identifikationsnummer anschließend per Post zu, das kann unter Umständen aber ein bisschen dauern.

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USt-IdNr.: Spezielle Steuernummer für Unternehmer

Und weil zwei Steuernummern noch nicht genug sind, gibt es noch eine spezielle Steuernummer für Unternehmer: die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Sie ist besonders für den Vorsteuerabzug relevant.

 

Sind Sie Unternehmer, können Sie die Zuteilung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) beantragen. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann folgende Verwendung haben:

 

 

  • Sie haben Geschäftsbeziehungen zu im Ausland ansässigen Unternehmen und benötigen die USt-IdNr. zur umsatzsteuerlichen Abwicklung von innergemeinschaftlichen Lieferungen oder innergemeinschaftlichen Erwerben.
  • Sie möchten in Ihren Ausgangsrechnungen an Kunden und Geschäftspartner nicht Ihre Einkommensteuernummer, sondern nur die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erfassen.

 

In der Praxis gibt es die folgenden beiden Möglichkeiten, um sich eine USt-IdNr. von der Finanzverwaltung zuteilen zulassen:

 

  • Gründerfragebogen: Melden Sie dem Finanzamt erstmals eine gewerbliche oder selbständige Tätigkeit, schickt es Ihnen einen Gründerfragebogen zu. In diesem können Sie ankreuzen, dass Sie eine USt-IdNr. zugeteilt haben möchten. Dann kümmert sich das für Sie zuständige Finanzamt darum.
  • Bundeszentralamt: Haben Sie die Zuteilung dieser speziellen Steuernummer im Gründerfragebogen nicht beantragt, können Sie sich die USt-IdNr. vom Bundeszentralamt für Steuern nachträglich zuteilen lassen (alles zur USt-IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern).

Steuernummer für den Vorsteuerabzug maßgeblich

Erbringen Sie als Unternehmer umsatzsteuerpflichtige Leistungen und Lieferungen und sind zum Vorsteuerabzug berechtigt, kommt der Steuernummer in den Ein- und Ausgangsrechnungen eine besondere Bedeutung zu. Denn der Vorsteuerabzug ist nur zulässig, wenn in der Rechnung die Steuernummer bzw. die USt-IdNr. des Rechnungsausstellers (= leistender Unternehmer) auftaucht.

 

Beispiel 1 – Steuernummer in Eingangsrechnung für Vorsteuerabzug notwendig:
Sie sind vorsteuerabzugsberechtigt und erhalten von einem Unternehmer im Rahmen Ihrer gewerblichen Tätigkeit eine Rechnung über 10.000 Euro zzgl. 1.900 Euro. Der Rechnung fehlt jedoch die Steuernummer bzw. die USt-IdNr. des Rechnungsausstellers.
Folge: Ihnen steht aus dieser Rechnung kein Vorsteuerabzug für die 1.900 Euro zu, weil wegen der fehlenden Steuernummer die Voraussetzungen nicht erfüllt sind. Zahlen Sie die Rechnung erst, wenn Sie eine berichtigte Rechnung in Händen halten.

 

Beispiel 2 – Fehlende Steuernummer in Ausgangsrechnung verärgert Kunden:
Sie stellen an ein anderes Unternehmen eine Rechnung über 10.000 Euro zzgl. 1.900 Euro und vergessen die Erfassung Ihrer Steuernummer.
Folge: Die fehlende Steuernummer kann zu Zahlungsverzögerungen führen, weil der Rechnungsempfänger erst bezahlen wird, wenn Sie ihm eine neue Rechnung ausgestellt haben.

Sonderfall 1: Steuernummer bei Gutschriften

Bei Gutschriften müssen Unternehmer bezüglich der Steuernummer eine Besonderheit beachten. Denn in einer Gutschrift ist nicht die Steuernummer des Gutschriftsausstellers, sondern die Steuernummer des Gutschriftsempfängers (= leistender Unternehmer) auszuweisen.

 

Beispiel – falsche Steuernummer kann Vorsteuerabzug kippen:
Sie sind Unternehmer und haben von einem anderen Unternehmer verschiedene Leistungen bezogen. Vereinbarungsgemäß erstellen Sie über die bezogenen Leistungen eine Gutschrift über 10.000 Euro zzgl. 1.900 Euro Umsatzsteuer. Sie haben allerdings versehentlich Ihre eigene Steuernummer in der Gutschrift erfasst und nicht die des leistenden Unternehmers.
Folge: Der leistende Unternehmer (= Gutschriftempfänger) schuldet die Umsatzsteuer aus dieser Gutschrift und muss die 1.900 Euro ans Finanzamt überweisen. Ihnen steht aber wegen der falschen Steuernummer in der Gutschrift kein Vorsteuerabzug zu.

 

Sonderfall 2: Steuernummer bei Reverse-Charge-Verfahren

In bestimmten Fällen kann es sein, dass Sie von einem Unternehmer für erbrachte Leistungen eine Nettorechnung ohne Umsatzsteuerausweis bekommen. Steht auf dieser Nettorechnung, dass Sie nach § 13b UStG die Umsatzsteuer schulden (sog. Reverse-Charge-Verfahren oder Steuerschuldnerschaft), müssen Sie die Umsatzsteuer aus der Nettorechnung ermitteln und ans Finanzamt abführen. Sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, können Sie in gleicher Höhe eine Vorsteuererstattung beantragen.

 

Praxis-Tipp – Steuernummer in Eingangsrechnung kein Muss:
Selbst wenn der Eingangsrechnung die Steuernummer des leistenden Unternehmers fehlt, steht Ihnen aus einer solchen Rechnung im Rahmen des § 13b UStG ausnahmsweise der Vorsteuerabzug zu.