In der Einkommensteuererklärung werden Sie stets nach Ihrer Steuernummer und nach Ihrer Identifikationsnummer gefragt. Aber was ist das überhaupt und wieso gibt es zwei Nummern? Woher bekomme ich eine Steuernummer und was passiert, wenn ich sie nicht mehr finde? Fragen über Fragen. Hier erfahren Sie alles zur Steuernummer, zur Steuer-Identifikationsnummer, wieso es beide gibt und was es mit der Steuernummer für Unternehmen, der sogenannten Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf sich hat.
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Unterschied Steuernummer und Steuer-Identifikationsnummer
Als müsste man für die Steuererklärung nicht ohnehin schon genug Zahlen nachschlagen und eintragen, gibt es auch noch zwei Nummern, die man jedes Mal raussuchen muss: die Steuernummer und die Steuer-Identifikationsnummer. Wozu braucht es diese überhaupt und worin unterscheiden sie sich?
Die Steuernummer ist ein wichtiges Ordnungskriterium: Nur so kann das Finanzamt erkennen, wer Sie sind und welche:r Sachbearbeiter:in im Finanzamt für die Überprüfung Ihrer Einkommensteuererklärung zuständig ist. Die Steuernummer setzt sich aus Informationen zu Ihrem Bundesland, dem zuständigen Finanzamt und einer persönlichen Nummer zusammen. Die Steuernummer kann sich ändern, wenn Sie z. B. umziehen.
Die Steuer-Identifikationsnummer (auch: Identifikationsnummer, Steuer-ID, Steuer-IdNr oder IdNr.) ist eine elfstellige Nummer, die durch das Bundeszentralamt für Steuern vergeben wird. Sie ist dauerhaft gültig und ändert sich nicht.
Wie bekomme ich erstmals eine Steuernummer?
Betreten Sie steuerliches Neuland und geben erstmals eine Einkommensteuererklärung beim Finanzamt ab, tragen Sie in Ihre Steuererklärung Ihre Identifikationsnummer ein und lassen das Feld bei der Frage nach Ihrer Steuernummer frei. Das Finanzamt wird Ihnen dann automatisch eine Steuernummer zuteilen. Diese Steuernummer finden Sie zukünftig in Ihrem Einkommensteuerbescheid links oben. Finden Sie Ihre Steuernummer partout nicht mehr, fragen Sie bei Ihrem zuständigen Finanzamt nach.
Aber: Ziehen Sie in einen anderen Finanzamtsbezirk, bekommen Sie von diesem Finanzamt eine neue Steuernummer zugeteilt. Nur die Steuer-Identifikationsnummer ändert sich ein Leben lang nicht mehr.
Wie bekomme ich eine Steuer-Identifikationsnummer?
Das Bundeszentralamt für Steuern hat im Jahr 2008 allen Bürger:innen per Post Ihre Steuer-Identifikationsnummer zugeschickt. Sollten Sie keinen Brief erhalten haben, finden Sie Ihre Steuer-Id:
- auf Ihrem Einkommensteuerbescheid (erste Seite) und
- auf Ihrer Lohnsteuerabrechnung
Wer seine:ihre Steuer-Id auch hier nicht findet, kann diese online beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) beantragen. Das BZSt schickt Ihnen Ihre Steuer-Identifikationsnummer anschließend per Post an Ihre Meldeadresse zu, das kann unter Umständen aber ein bisschen dauern.
USt-IdNr.: Spezielle Steuernummer für Unternehmer
Und weil zwei Steuernummern noch nicht genug sind, gibt es noch eine spezielle Steuernummer für Unternehmer: die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Sie ist besonders für den Vorsteuerabzug relevant.
Sind Sie Unternehmer, können Sie die Zuteilung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) beantragen. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann folgende Verwendung haben:
- Sie haben Geschäftsbeziehungen zu im Ausland ansässigen Unternehmen und benötigen die USt-IdNr. zur umsatzsteuerlichen Abwicklung von innergemeinschaftlichen Lieferungen oder innergemeinschaftlichen Erwerben.
- Sie möchten in Ihren Ausgangsrechnungen an Kunden und Geschäftspartner nicht Ihre Einkommensteuernummer, sondern nur die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erfassen.
In der Praxis gibt es die folgenden beiden Möglichkeiten, um sich eine USt-IdNr. von der Finanzverwaltung zuteilen zulassen:
- Gründerfragebogen: Melden Sie dem Finanzamt erstmals eine gewerbliche oder selbständige Tätigkeit, schickt es Ihnen einen Gründerfragebogen zu. In diesem können Sie ankreuzen, dass Sie eine USt-IdNr. zugeteilt haben möchten. Dann kümmert sich das für Sie zuständige Finanzamt darum.
- Bundeszentralamt: Haben Sie die Zuteilung dieser speziellen Steuernummer im Gründerfragebogen nicht beantragt, können Sie sich die USt-IdNr. vom Bundeszentralamt für Steuern nachträglich zuteilen lassen (alles zur USt-IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern).
Steuernummer für den Vorsteuerabzug maßgeblich
Erbringen Sie als Unternehmer umsatzsteuerpflichtige Leistungen und Lieferungen und sind zum Vorsteuerabzug berechtigt, kommt der Steuernummer in den Ein- und Ausgangsrechnungen eine besondere Bedeutung zu. Denn der Vorsteuerabzug ist nur zulässig, wenn in der Rechnung die Steuernummer bzw. die USt-IdNr. des Rechnungsausstellers (= leistender Unternehmer) auftaucht.
Beispiel 1 – Steuernummer in Eingangsrechnung für Vorsteuerabzug notwendig:Sie sind vorsteuerabzugsberechtigt und erhalten von einem Unternehmer im Rahmen Ihrer gewerblichen Tätigkeit eine Rechnung über 10.000 Euro zzgl. 1.900 Euro. Der Rechnung fehlt jedoch die Steuernummer bzw. die USt-IdNr. des Rechnungsausstellers.
Folge: Ihnen steht aus dieser Rechnung kein Vorsteuerabzug für die 1.900 Euro zu, weil wegen der fehlenden Steuernummer die Voraussetzungen nicht erfüllt sind. Zahlen Sie die Rechnung erst, wenn Sie eine berichtigte Rechnung in Händen halten.
Beispiel 2 – Fehlende Steuernummer in Ausgangsrechnung verärgert Kunden:Sie stellen an ein anderes Unternehmen eine Rechnung über 10.000 Euro zzgl. 1.900 Euro und vergessen die Erfassung Ihrer Steuernummer.
Folge: Die fehlende Steuernummer kann zu Zahlungsverzögerungen führen, weil der Rechnungsempfänger erst bezahlen wird, wenn Sie ihm eine neue Rechnung ausgestellt haben.
Sonderfälle bei Steuernummern
Sonderfall 1: Steuernummer bei Gutschriften
Bei Gutschriften müssen Unternehmer bezüglich der Steuernummer eine Besonderheit beachten. Denn in einer Gutschrift ist nicht die Steuernummer des Gutschriftsausstellers, sondern die Steuernummer des Gutschriftsempfängers (= leistender Unternehmer) auszuweisen.
Beispiel – falsche Steuernummer kann Vorsteuerabzug kippen:Sie sind Unternehmer und haben von einem anderen Unternehmer verschiedene Leistungen bezogen. Vereinbarungsgemäß erstellen Sie über die bezogenen Leistungen eine Gutschrift über 10.000 Euro zzgl. 1.900 Euro Umsatzsteuer. Sie haben allerdings versehentlich Ihre eigene Steuernummer in der Gutschrift erfasst und nicht die des leistenden Unternehmers.
Folge: Der leistende Unternehmer (= Gutschriftempfänger) schuldet die Umsatzsteuer aus dieser Gutschrift und muss die 1.900 Euro ans Finanzamt überweisen. Ihnen steht aber wegen der falschen Steuernummer in der Gutschrift kein Vorsteuerabzug zu.
Sonderfall 2: Steuernummer bei Reverse-Charge-Verfahren
In bestimmten Fällen kann es sein, dass Sie von einem Unternehmer für erbrachte Leistungen eine Nettorechnung ohne Umsatzsteuerausweis bekommen. Steht auf dieser Nettorechnung, dass Sie nach § 13b UStG die Umsatzsteuer schulden (sog. Reverse-Charge-Verfahren oder Steuerschuldnerschaft), müssen Sie die Umsatzsteuer aus der Nettorechnung ermitteln und ans Finanzamt abführen. Sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, können Sie in gleicher Höhe eine Vorsteuererstattung beantragen.
Praxis-Tipp – Steuernummer in Eingangsrechnung kein Muss:Selbst wenn der Eingangsrechnung die Steuernummer des leistenden Unternehmers fehlt, steht Ihnen aus einer solchen Rechnung im Rahmen des § 13b UStG ausnahmsweise der Vorsteuerabzug zu.
Was ist die Wirtschafts-Identifikationsnummer?
Jeder wirtschaftlich aktive Akteur erhält seit November 2024 automatisch vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) eine Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) zur eindeutigen Kennzeichnung. Diese Zuweisung erfolgt schrittweise und bedarf keines Antrags. Die Einführung dient er eindeutigen Identifizierung von wirtschaftlich Tätigen in Besteuerungs- und Verwaltungsverfahren.
Die W-IdNr. spielt eine zentrale Rolle bei der Digitalisierung und der Reduzierung bürokratischer Prozesse in der Steuerverwaltung. Ziel ist es, dass die W-IdNr. langfristig nach dem "Once-Only-Prinzip" auch zwischen verschiedenen Behörden verwendet wird. Dadurch soll sie eine effiziente und bundesweite Kommunikation zwischen den Behörden ermöglichen.
WichtigZusätzlich zur neuen W-IdNr. bleiben die bisherigen Identifikationsnummern für natürliche Personen (IdNr.), die Steuernummer sowie die Umsatzsteuer Identifikationsnummer (USt-IdNr.) weiterhin gültig.
