Steuererklärung & Belege – das müssen Sie aufbewahren

Von Steuern.de-Redaktion

 

Jedes Jahr aufs Neue taucht die Frage auf: Wo sind die Belege für die Steuererklärung? Jetzt ist im Vorteil, wer übers Jahr schon fleißig gesammelt hat. Erfahren Sie in diesem Artikel, was Sie aufheben sollten und was Sie für die nächste Steuererklärung wissen müssen.

 

Sind Sie dazu verpflichtet, eine Einkommensteuererklärung einzureichen oder erwarten Sie eine Steuererstattung und reichen freiwillige eine Steuererklärung beim Finanzamt ein? Wenn ja, müssen Sie eine goldene Regel zu Belegen in der Steuererklärung beachten:

 

Präsentieren Sie dem Finanzamt steuersparende Ausgaben, sind Sie in derBeweislast. Sie müssen dem Finanzamt anhand einer Rechnung, einer Quittung oder anhand eines Kontoauszugs die Höhe der Ausgaben nachweisen können. Ob und wie lange Sie diese Nachweise zu steuerlichen Ausgaben aufbewahren müssen, hängt entscheidend davon ab, welche Einkünfte Sie erzielen.

 

Belege in der Steuererklärung: Verhaltensknigge während des Jahres

Um nach Ablauf eines Steuerjahrs die notwendigen Belege für die Steuererklärung nicht suchen zu müssen, empfiehlt es sich, die Belege für die Steuererklärung während des Steuerjahrs in einen Ordner abzuheften oder in einem Schuhkarton zu sammeln. Das erspart viel Zeit.

 

Praxis-Tipp: Haben Sie keine Belege zu steuersparenden Ausgaben in der Steuererklärung, weil Sie das Arbeitsmittel (z. B. Fachbuch, Handy etc.) auf dem Flohmarkt gekauft haben, sollten Sie zeitnah einen „Eigenbeleg“ erstellen. Notieren Sie auf einem Blatt Papier, was Sie wann für wie viel Geld wofür gekauft haben. Dieser Beleg rettet Ihnen bei Rückfragen des Finanzamts in der Regel die Steuerersparnis.

 

Sind Belege ein Muss für die Steuerklärung?

Seit 2017 müssen Sie die Belege Ihrer Steuererklärung nicht mehr beifügen. Stattdessen gilt die sogenannte „Belegvorhaltepflicht“ und das Finanzamt kann Belege stichprobenartig anfordern. Das bedeutet aber nicht, dass Sie keine Belege für die Steuererklärung haben müssen. Im Gegenteil: Hakt das Finanzamt bei bestimmten Ausgaben nach und Sie können keine Belege liefern, wird das Finanzamt die Ausgabe in Ihrer Steuererklärung streichen!

 

Eine Sonderregelung gilt für den Nachweis einer Behinderung. Wird der Pauschbetrag wegen Behinderung erstmals geltend gemacht oder ändern sich die Verhältnisse (insbesondere der Grad der Behinderung), ist die Vorlage einer Kopie des Schwerbehindertenausweises weiterhin vorgeschrieben.

Welche Belege sollte man für die Steuererklärung aufheben?

Diese Unterlagen sollten Sie aufheben für den Fall, dass das Finanzamt Rückfragen hat oder die Belege im Rahmen einer Stichprobe anfordert.

Bitte klappen Sie die entsprechenden Kategorien bei Bedarf aus.

 

Belege über Einnahmen:

  • elektronische Lohnsteuerbescheinigungen
  • Bescheinigungen über Lohnersatzleistungen
    • Kurzarbeitergeld
    • Arbeitslosengeld, Insolvenzausfallgeld, Übergangsgeld
    • Krankengeld, Mutterschaftsgeld, Elterngeld
  • Belege zu Abfindungen, Auflösungsverträgen
  • Rentenbescheide
  • Belege zu Mieteinnahmen
  • Steuerbescheinigungen zu Kapitalertragsteuer oder Zinsabschlägen von Ihrer Bank
  • Belege zu erhaltenen Unterhaltsleistungen
  • Belege zu erhaltenen Leistungen zum Versorgungsausgleich
     

Steuersparende Belege über Ausgaben:

Werbungskosten aus nichtselbständiger Arbeit:
  • Bewerbungskosten
  • Fahrtkosten: Kilometernachweise, Fahrkarten etc.
  • Beiträge zu Berufsverbänden und Gewerkschaften
  • Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer
  • Belege für Arbeitsmittel (Büroeinrichtung etc.)
  • Belege für Arbeitskleidung
  • Reisekosten
  • Beruflich veranlasste Umzugskosten
  • Kosten für eine doppelte Haushaltsführung
  • Kosten für Steuersoftware oder Steuerberater

Werbungskosten für Vermietung:
  • Erhaltungsaufwendungen
  • Grundsteuer, Müllabfuhrgebühren, Nebenkostenaufstellung, Wasser, Abwasser, Strom, Heizung
  • Nebenkostenabrechnung Mieter
  • Darlehenszinsen

Kinder:
  • Kinderbetreuungskosten
  • Belege zum Kindergeld, z. B. Aufhebungsbescheid
  • Schulbescheinigung / Ausbildungsvertrag / Studienbescheinigung
  • Ggfls. Belege zu Schulgeld
  • Ggfls. elektronische Lohnsteuerbescheinigungen Kind
  • Ggfls. Belege zu Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträgen (bei privat versicherten Kindern)
     

Sonderausgaben:
  • Belege über private Altersvorsorge (Riester-Rente) und private Leibrentenversicherung (Rürup- bzw. Basis-Rente)
  • Spendenbelege
  • Berufsausbildungskosten
  • Belege zu gezahlten Unterhaltsleistungen
  • Belege zu gezahlten Leistungen zum Versorgungsausgleich
     

Außergewöhnliche Belastungen:
  • Belege zu Krankheitskosten (Medikamente, Brille, selbst gezahlte Arztkosten, Kosten für Heilpraktiker, Fahrtkosten)
  • Belege zu Kurkosten
  • Pflegeaufwendungen
  • Beerdigungskosten
  • Belege zu Unterhaltszahlungen an Angehörige
  • Nachweis Pflegestufe / Pflegegrad
     

Weitere Unterlagen:
  • Handwerkerrechnungen und Zahlungsnachweise
  • Rechnungen und Zahlungsnachweise für haushaltsnahe Dienstleistungen (z. B. Haushaltshilfe, Pflegedienst, Gärtner etc.)
  • Nebenkostenabrechnung
  • Ggfls. Antrag Wohnungsbauprämie
  • Ggfls. Belge zur elektronischen Übermittlung der vermögenswirksamen Leistungen
     

Übrigens: Nutzen Sie eine Steuersoftware für Ihre Steuererklärung, fragt diese Ihre steuerwirksamen Ausgaben ab. So vergessen Sie nicht, etwas Wichtiges anzugeben!

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Wie lange muss man Belege für die Steuererklärung aufbewahren?

Erzielen Sie keine Gewinneinkünfte und sind Normalverdiener, empfiehlt es sich, die Belege zur Steuererklärung bis zum Ablauf der einmonatigen Einspruchsfrist aufzubewahren. Danach können die Steuerbelege in den Papierkorb. Doch es gibt folgende Ausgaben:

 

  • Spendenquittungen müssen Sie nach Erhalt des Steuerbescheids mindestens noch für ein Jahr aufbewahren für mögliche Rückfragen des Finanzamts.
  • Wichtige Verträge (z. B. Miet- oder Leasingvertrag) sollten Sie aufbewahren, weil in der Regel auch im nächsten Jahr Miet- und Leasingzahlungen anfallen werden.
  • Bei Gegenständen, die auf mehrere Jahre abgeschrieben werden, sollten Belege über den Kauf für die Steuererklärung der nächsten Jahre aufbewahrt werden. Auf jeden Fall so lange, bis der Gegenstand komplett abgeschrieben ist.

Belege für die Steuererklärung: Besonderheit für Unternehmer

Erzielen Sie Gewinneinkünfte, gilt für Belege in der Steuererklärung eine Besonderheit. Die Belege über Einnahmen und Ausgaben zur Gewinnermittlung in der Steuererklärung müssen zwischen sechs und zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

 

Der Hintergrund: Das Finanzamt kann bis zu vier Jahre nach Ablauf des Steuerjahrs noch eine Betriebsprüfung durchführen. Werden die Belege für die Gewinnermittlung nicht aufbewahrt und das Finanzamt erfährt davon, kann das Finanzamt Zuschätzungen zum Umsatz und zum Gewinn vornehmen.