Reisekosten von der Steuer absetzen

Reisekosten sind alle Aufwendungen, die durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste vorübergehende Auswärtstätigkeit, also eine Tätigkeit außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers, entstehen.

Als „Auswärtstätigkeit“ zählen alle Tätigkeiten außerhalb einer ersten Tätigkeitsstätte. Das sind zum Beispiel in- und ausländische Dienst- und Geschäftsreisen, Tätigkeiten an wechselnden Einsatzstellen und Fahrtätigkeiten.

Eine „berufliche Veranlassung“ ist gegeben, wenn Arbeitnehmer:innen auf Weisung des Arbeitgebers auswärtig tätig werden (z. B. Kundenbesuche, Besuch einer Fachmesse, Unterricht an der Berufsschule). Auch auf eigene Initiative durchgeführte Tätigkeiten können Auswärtstätigkeiten sein, wenn ihnen ein beruflicher Anlass zugrunde liegt (z. B. Fortbildungslehrgang, Studien- und Sprachreisen, Vorstellungsgespräche).

Sind die oben genannten Voraussetzungen erfüllt, können die Reisekosten von der Steuer abgesetzt werden. Grundsätzlich sind alle Auswärtstätigkeiten abzugsfähig. Dazu gehören Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Unterkunftskosten, Reisenebenkosten. Allerdings sind nicht alle Reisekosten in tatsächlicher Höhe abzugsfähig. Je nach Art der Kosten können gegebenenfalls auch nur Pauschalen genutzt werden.

Fahrtkosten

Bei Fahrtkosten muss zunächst unterschieden werden, welches Fortbewegungsmittel genutzt wurde. Ein Abzug scheidet dann aus, wenn das Firmenfahrzeug genutzt wurde. Ansonsten sind alle tatsächlichen Fahrten im Zusammenhang mit der Auswärtstätigkeit abzugsfähig. Nutzen Sie öffentliche Verkehrsmittel oder Taxis brauchen Sie einen Nachweis dafür, z. B. die Quittung. Wird stattdessen ein Privat-Pkw für eine Auswärtstätigkeit genutzt, sind pauschal 0,30 Euro/km absetzbar. Dies gilt unabhängig von der Anzahl der beförderten Personen. Es bedarf auch keines Nachweises über die gefahrene Strecke.

Wird für die Beförderung ein anderes motorbetriebenes Fahrzeug – etwa ein Motorrad, Moped oder E-Bike – genutzt, sind pauschal 0,20 Euro/km absetzbar.

Es kann jedoch vorkommen, dass die tatsächlich angefallenen Kfz-Kosten höher sind als die Pauschale. Dann können diese mit entsprechendem Nachweis auch angesetzt werden. Sie müssen dazu alle Kosten und die jährlichen Gesamtkilometer festhalten.

Übernachtungskosten

Bei Auslandsreisen sind die beruflich veranlassten Mehraufwendungen für die Übernachtungsunterkunft in tatsächlicher Höhe absetzbar. Sie müssen die tatsächlich angefallenen Kosten allerdings mit einem Nachweis belegen. Die Angemessenheit der Unterkunft, also die Kostenhöhe wird dabei nicht geprüft.

Voraussetzung dafür, dass die Kosten zu einem beruflich veranlassten Mehraufwand zählen, ist dass der:die Steuerpflichtige noch über eine andere Unterkunft (kein eigener Hausstand/Wohnung nötig, Zimmer z. B. bei den Eltern ausreichend) verfügt. Wenn die Unterkunft am Tätigkeitsort die einzige Wohnung/Unterkunft des Steuerpflichtigen ist, können die Kosten nicht abgesetzt werden, weil dann kein beruflich veranlasster Mehraufwand vorliegt.

Reisekosten oder doppelte Haushaltsführung?

Handelt es sich um eine längerfristige Auswärtstätigkeit an derselben inländischen Tätigkeitsstätte können die Kosten nach Ablauf von 48 Monaten nur noch bei doppelter Haushaltsführung in Höhe von bis zu 1.000 Euro monatlich abgezogen werden.

Sonstige Reisenebenkosten

Reisenebenkosten sind vor allem Park- und Straßenbenutzungsgebühren. Diese sind neben dem km-Satz zusätzlich als Reisenebenkosten absetzbar. Wenn sich während einer Auswärtstätigkeit ein Unfall ereignet, sind auch die Unfallkosten zusätzlich zu den Einzelkosten abzugsfähig.

Sonstige Reisenebenkosten können teilweise in tatsächlicher Höhe angesetzt werden. Dazu gehören z. B.

• Kosten für die Beförderung und Aufbewahrung des Gepäcks
• Telefonkosten für berufliche und geschäftliche Gespräche
• Wertverluste infolge eines Diebstahls von für die Reise notwendigem persönlichen Gepäck (außer Geld und Schmuck)
• Versicherungen (z. B. Unfallversicherung, Reisegepäckversicherung), soweit berufliche Reisen abgedeckt sind, und
• Trinkgelder z. B. für das Hotelpersonal. Trinkgelder, die anlässlich von Restaurantbesuchen anfallen, sind nur abzugsfähig, wenn es sich um eine Bewirtung handelt.
• Private Gespräche mit der Familie sind ab einer Reisedauer von über einer Woche auch abzugsfähig.
• Nicht zu den abzugsfähigen Reisenebenkosten gehört aufgrund der privaten Mitnutzung die Kosten für Minibar oder Pay-TV und die Anschaffung von Reiseausrüstung (Bekleidung, Koffer, Fön, Stadtführer etc.).
• Nicht abzugsfähig sind aufgrund des gesetzlichen Abzugsverbots auch Geldbußen und Verwarnungsgelder.

Bei umfangreichen Reisetätigkeiten, bei denen die einzelne Auflistung zu kompliziert werden würde, dürfte das Finanzamt auch eine pauschale Berücksichtigung akzeptieren, wenn ein Betrag von 50 – 100 Euro im Jahr nicht überschritten wird.

Tipps: Steuern sparen mit Reisekosten Wenn eine Reise sowohl beruflich als auch privat veranlasst ist, können Reisekosten dennoch steuerlich geltend gemacht werden. Die Kosten können dabei entweder in einen beruflichen und privaten Anteil aufgeteilt werden oder bei einer untergeordneten privaten Mitveranlassung (< 10 %) sind die Aufwendungen sogar in vollem Umfang absetzbar.
Grundsätzlich gilt, dass es sich gerade bei Fahrtkosten lohnt, einzelne Belege und Nachweise aufzubewahren. So kann am Jahresende entschieden werden, ob die Kilometerpauschale oder der individuelle Kostensatz steuerlich vorteilhafter ist.

Der Verpflegungsmehraufwand kann nicht in tatsächlicher Höhe, sondern nur im Rahmen von Verpflegungspauschalen berücksichtigt werden.

Die Pauschalen können jeweils nur für die ersten drei Monate derselben Auswärtstätigkeit steuerlich geltend gemacht werden. Ob es sich um dieselbe oder eine neue Auswärtstätigkeit handelt hängt nicht von dem Einsatzort ab, sondernd davon, ob der Arbeitnehmer aufgrund eines neuen Auftrags tätig wird.

Es gibt seit der Reisekostenreform 2014 nur noch zwei pauschale Sätze. Diese wurden 2020 zuletzt erhöht:

• Für jeden ganzen Tag, den Sie von Ihrer Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte abwesend sind, können Sie 28 Euro in Ansatz bringen.
• Sind Sie weniger als 24 Stunden aber länger als 8 Stunden abwesend dürfen Sie 14 Euro ansetzen.

Der Betrag gilt auch für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen. Eine Ausnahme von den Verpflegungspauschbeträgen gilt nur dann, wenn auf Reisen Geschäftspartner:innen bewirtet werden.

Wenn der Verpflegungsmehraufwand nicht im Inland, sondern im Ausland anfällt, gelten je nach Staat unterschiedliche Pauschbeträge. Das Bundesfinanzministerium passt diese Beträge jährlich an die Preisentwicklungen in den einzelnen Ländern an:

• Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2024

Bei Reisen in ein Land, welches in der Liste nicht aufgeführt ist, können Sie die Pauschbeträge für Luxemburg ansetzen.