Wann kommt die Lohnsteuerbescheinigung?
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Arbeitgeber stellen das Dokument zum Jahresende, allerspätestens im Februar des Folgejahres, aus.
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Arbeitnehmer:innen brauchen den „Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung“ für ihre Steuererklärung.
Die Lohnsteuerbescheinigung ist ein wichtiges Dokument für die Steuererklärung. Arbeitnehmer:innen sehen darauf, wie viel von ihrem Lohn ihr Arbeitgeber für die Lohnsteuer und Sozialversicherung einbehalten hat. In diesem Artikel erfahren Sie, was die einzelnen Angaben bedeuten.
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Lohnsteuerbescheinigung – Definition
Als Arbeitnehmer:in erhalten Sie einmal jährlich einen Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung. Dieser hat die Lohnsteuerkarte bereits im Jahr 2013 abgelöst. Arbeitnehmer:innen erfahren hierauf, welche Beträge ihr Arbeitgeber im Vorjahr von ihrem Bruttogehalt abgeführt hat. Neben den Steuerabzügen und Sozialabgaben werden hier auch weitere Informationen zu Steuerklasse, Freibeträgen und Steuermerkmalen aufgeführt.
Wofür braucht man die Lohnsteuerbescheinigung?
Als Arbeitnehmer:in benötigen Sie die Lohnsteuerbescheinigung für ihre Einkommenssteuererklärung und eventuell als Nachweis gegenüber den Finanzbehörden. Die Zahlen aus der Lohnsteuerbescheinigung müssen Sie an bestimmten Stellen in den Steuerformularen eintragen. Eine Steuersoftware wie smartsteuer macht es noch ein bisschen leichter, da die erforderlichen Daten im Interviewmodus abgefragt werden.
Lohnsteuerbescheinigung und Lohnsteuerkarte
Früher war die Lohnsteuerkarte aus Papier üblich. Doch das ist schon lange passé, denn seit 2013 ist die elektronische Lohnsteuerkarte verbindlich. Arbeitgeber behalten die Lohnsteuer vom Bruttolohn ein. Die elektronische Lohnsteuerkarte enthält alle Informationen, die für den korrekten Abzug der Lohnsteuer benötigt werden.
Zu diesen Informationen gehören der Familienstand, die Anzahl der Kinder oder auch die Konfession. Man spricht hier von den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM). Die ELStAM finden sich auch auf Ihrer Lohnsteuerbescheinigung.
Wann kommt die Lohnsteuerbescheinigung?
Der Arbeitgeber muss das Lohnkonto zum Ende des Kalenderjahres abschließen. Die entsprechenden Angaben sind bis spätestens Ende Februar elektronisch zu übermitteln. Angestellte erhalten ihre Lohnsteuerbescheinigung also spätestens mit der Lohnabrechnung für Februar – oft aber schon etwas früher, im Dezember oder Januar. Ihre Lohnsteuerbescheinigung für das vergangene Jahr sollte also allerspätestens Ende Februar bei Ihnen sein.
Die Lohnsteuerbescheinigung erhalten Sie auf dem gleichen Weg wie Ihre monatliche Lohnabrechnung, digital oder in Papierform. Endet das Dienstverhältnis, schicken Arbeitgeber den Ex-Mitarbeiter:innen die Lohnsteuerbescheinigung normalerweise kurz nach dem Vertragsende zu.
Lohnsteuerbescheinigung lesen – ganz einfach
Der Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung enthält zahlreiche Angaben, die für die Steuererklärung wichtig sind. Im Folgenden erfahren Sie, was die Angaben in den einzelnen Zeilen genau bedeuten. Wundern Sie sich nicht, wenn bei Ihnen nicht alle Zeilen ausgefüllt sind – das ist ganz normal und sogar der Regelfall.
Die linke Seite der Lohnsteuerbescheinigung enthält die folgenden Angaben:
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Ihren Namen und Anschrift.
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Die eTIN: Das ist die persönliche elektronische Transfer-Identifikationsnummer. Sie ist wichtig für den Datenabgleich und den Datentransfer mit dem Finanzamt.
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Identifikationsnummer: Mit dieser Nummer können die Finanzbehörden jede:n Steuerzahler:in eindeutig identifizieren.
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Die Personalnummer wird von der Personalabteilung festgelegt.
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Das Geburtsdatum ist relevant, da der Jahrgang bei der Berechnung von Steuer- und Sozialabgaben eine Rolle spielt.
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Steuerklasse / Faktor: Hier ist eine der sechs Lohnsteuerklassen I bis VI eingetragen. Bei zusammenveranlagten Paaren mit der Steuerklassenkombination IV/IV kann hier ein Faktor eingetragen werden.
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Kinderfreibeträge entsprechend der Zahl eigener Kinder, für die ein Kindergeldanspruch besteht.
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Lohnsteuerfreibeträge: Diese können in bestimmten Fällen auf Antrag eingetragen werden und reduzieren unterjährig die Steuerlast.
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Kirchensteuermerkmale: Je nach Konfession wird Kirchensteuer einbehalten.
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Angaben zum Arbeitgeber
WichtigSeit 2023 muss die Lohnsteuerbescheinigung zwingend mit der Steueridentifikationsnummer des:der Arbeitnehmer:in gemeldet werden. Die Meldung mittels eTIN ist nicht mehr zulässig.
Die rechte Seite der Lohnsteuerbescheinigung ist spannend, denn diese Angaben müssen Sie bei der Steuererklärung in die Steuerformulare oder Ihre Steuersoftware übertragen. Die Positionen sind durchnummeriert, das vereinfacht den Übertrag in die Steuererklärung:
Zeile | Erläuterung |
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Zeile 1 |
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Zeile 2 |
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Zeile 3 |
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Zeile 4 |
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Zeile 5 | Der einbehaltene Solidaritätszuschlag |
Zeile 6 |
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Zeile 7 |
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Zeile 8 |
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Zeile 9 |
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Zeile 10 |
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Zeile 11 |
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Zeile 12 |
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Zeile 13 |
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Zeile 14 |
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Zeile 15 |
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Zeile 16 |
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Zeile 17 |
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Zeile 18 |
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Zeile 19 |
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Zeile 20 |
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Zeile 21 |
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Zeile 22 |
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Zeile 23 |
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Zeile 24 |
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Zeile 25 |
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Zeile 26 |
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Zeile 27 |
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Zeile 28 |
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Zeile 29 | Bemessungsgrundlage für den Versorgungsfreibetrag zu 8 |
Zeile 30 |
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Zeile 31 |
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Zeile 32 |
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Zeile 33 |
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Zeile 34 |
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Was bedeuten die Großbuchstaben in Zeile 2?
Auf manchen Lohnsteuerbescheiden tauchen in Zeile 2 Vermerke in Großbuchstaben auf. Das betrifft zwar nur einen Teil der Steuerzahler:innen, trotzdem wollen wir hier kurz erläutern, wofür die Kürzel stehen
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Großbuchstabe U: Die Lohnzahlung war für mindestens fünf aufeinanderfolgende Arbeitstage unterbrochen, zum Beispiel weil es Kranken- oder Elterngeld gab.
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Großbuchstabe F: Es gab steuerfreie Sammelbeförderungen zur Firma („erste Arbeitsstätte“).
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Großbuchstabe M: Der:die Arbeitnehmer:in erhielt während einer Auswärtstätigkeit Mahlzeiten zur Verfügung gestellt.
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Großbuchstabe S: Dieses Kürzel wird eingetragen, wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuer von einem sogenannten sonstigen Bezug berechnet hat und dabei der Arbeitslohn aus früheren Dienstverhältnissen in diesem Jahr außer Acht geblieben ist.
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Großbuchstaben FR (erst ab der Lohnsteuerbescheinigung 2017): Dies wird für französische Grenzgänger:innen eingetragen, bei denen vom Lohnsteuerabzug abzusehen ist. Die Großbuchstaben FR werden um das Bundesland ergänzt, in dem der:die Grenzgänger:in im Bescheinigungszeitraum zuletzt tätig war. Für Baden-Württemberg ist das die Ziffer 1 („FR1“), für Rheinland-Pfalz die Ziffer 2 („FR2“) und für das Saarland die Ziffer 3 („FR3“).
VaSt: Daten aus der Lohnsteuerbescheinigung übernehmen
Alle Angaben aus der Lohnsteuerbescheinigung von Hand in die Steuererklärung zu übertragen, macht nicht nur Arbeit, sondern ist auch eine Fehlerquelle. Viele der Daten liegen dem Finanzamt jedoch ohnehin schon vor, da sie elektronisch übertragen werden. Das können Sie sich zunutze machen: Mit der sogenannten vorausgefüllten Steuererklärung (“VaSt”) sparen Sie sich die Tipp-Arbeit und vermeiden Fehler.
Mit einer Steuersoftware wie zum Beispiel smartsteuer beantragen Sie einfach den Belegabruf vom Finanzamt. Dazu müssen Sie zunächst einen Freischaltcode anfordern. Dieser stellt sicher, dass auch nur Sie Zugriff auf Ihre Daten haben – allerdings müssen Sie ein paar Tage einplanen, denn der Code kommt mit der Post. Sind Sie einmal authentifiziert, können Sie alle Daten, die dem Finanzamt schon vorliegen, direkt in ihre Steuererklärung übertragen – auch in den nächsten Jahren. Unter anderem sind das diese Daten:
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Ihre Stammdaten, also Name, Adresse und Steuernummer
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alle Daten aus der Lohnsteuerbescheinigung
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ggfls. Beiträge für die Riester- oder Rürup-Rente
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Zinsen auf Steuererstattungen
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freigestellte Kapitalerträge und einige weitere.
Es lohnt sich auf jeden Fall, den Belegabruf einmalig freizuschalten. Mit einer Steuersoftware geht es relativ leicht und Sie sparen damit in Zukunft viel Zeit bei der Steuererklärung.
Was tun bei falschen Angaben auf der Lohnsteuerbescheinigung?
Auf Ihrer Lohnsteuerbescheinigung hat sich ein Fehler eingeschlichen? Dann sollten Sie dies an Ihre Personalabteilung melden. Ihr Arbeitgeber kann zwar keine neue korrigierte Lohnsteuerbescheinigung ausstellen, er wird die notwendigen Korrekturen jedoch an das Finanzamt melden. Als Arbeitnehmer:in brauchen Sie auch keine korrigierte Version, denn der Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ist nicht rechtlich bindend. In Ihrer Steuererklärung geben Sie einfach die korrekten Daten an. Wurde zu viel Lohnsteuer einbehalten, erhalten Sie eine Erstattung im Rahmen der Einkommensteuererklärung. Der Steuerbescheid, den Sie nach der Steuererklärung bekommen, ist rechtlich verbindlich.
Lohnsteuerbescheinigung verloren – was nun?
Sie finden Ihre Lohnsteuerbescheinigung nicht? Kein Problem: Sie können sie bei Ihrem Arbeitgeber erneut anfordern. Dieser muss die Bescheinigung für mindestens zehn Jahre archivieren. In diesem Zeitraum können Sie die Bescheinigungen also auch bei ehemaligen Arbeitgebern anfordern.
Wenn Sie in einem Jahr einen oder mehrere Monate arbeitslos waren und Arbeitslosengeld erhalten haben, erhalten Sie die Lohnsteuerbescheinigung für diese Zeit von Ihrem Arbeitsamt. Das sollte bis spätestens Februar des Folgejahres passieren – andernfalls können Sie freundlich nachfragen und das Dokument schriftlich anfordern.
Wann erhält man keine Lohnsteuerbescheinigung?
In bestimmten Fällen erhält man keine Lohnsteuerbescheinigung. Das ist insbesondere bei Minijobs der Fall, denn hier fallen keine Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge an.
Arbeitgeber können die Lohnsteuer in bestimmten Fällen pauschal erheben (gemäß §§ 40 bis 40b des Einkommensteuergesetztes). Auch in diesem Fall muss der Arbeitgeber keine Lohnsteuerbescheinigung erstellen.
Wie lang muss man die Lohnsteuerbescheinigung aufheben?
Der Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ist für Arbeitnehmer:innen das, was für Selbstständige der Jahresabschluss ist. Sie sollten den Bescheid bis zur Rente aufheben, denn die Bescheide können dann zur Berechnung der Rente – oder, um die Berechnung des Rentenanspruchs anzufechten – benötigt werden.
Schon vor der Rente könnten Sie die Lohnsteuerjahresbescheide für den Antrag auf Elterngeld, den BAföG-Antrag eines Kindes, als Nachweis für die Pflege von Angehörigen oder für sonstige Anträge brauchen.