Entfernungspauschale: Das sollten Sie wissen

Die Entfernungspauschale - oft auch Pendlerpauschale genannt - beträgt 0,30 EUR pro Kilometer und gilt für Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

Bei der Berechnung der Strecke sind nur volle Entfernungskilometer anzusetzen, sodass bei einer Entfernung von 33,9 km lediglich 33 km für die Entfernungspauschale zugrundegelegt werden können. Zudem kann nur eine einfache Strecke (also nur Hin- oder Rückweg) angesetzt werden. Ob Sie die Strecke mit Auto, Fahrrad oder auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln zurücklegen, spielt dabei keine Rolle.

Praxis-Tipp: Höhere Pauschale ab dem 21. KilometerSeit 2021 gilt ab dem 21. Kilometer eine erhöhte Pendlerpauschale. Diese Regelung wurde im Rahmen des Klimapakets beschlossen und ist bis Ende 2026 befristet. Mit der Erhöhung sollen vor allem Pendler aus dem ländlichen Raum entlastet werden, die keine Möglichkeit haben, den ÖPNV zu nutzen.

Für das Jahr 2021 beträgt die Pauschale ab dem 21. Kilometer 0,35 EUR / Kilometer.
Für die Jahre 2022 bis 2026 beträgt die Pauschale ab dem 21. Kilometer 0,38 EUR / Kilometer.

Die Erhöhung auf 0,38 EUR / Kilometer war urprünglich erst ab 2024 geplant. Aufgrund des Energie-Entlastungspakets der Bundesregierung wurde sie jedoch vorgezogen und gilt schon rückwirkend ab dem 1.1.2022.

Geringverdienende können statt der erhöhten Entfernungspauschale auf Antrag eine Mobilitätsprämie erhalten.

Ausgangspunkt für Ihren Weg zur Arbeit ist in der Regel Ihr Hauptwohnsitz (Lebensmittelpunkt). Wenn Sie also mehrere Wohnungen haben, ist gründsätzlich nur die Entfernung zu der Wohnung, die der Arbeitsstätte am nächsten liegt, geltend machen. Fahrten von einer weiter entfernt liegenden Wohnung können jedoch berücksichtigt werden, wenn sich dort Ihr Lebensmittelpunkt befindet (ein Ferienhaus im Allgäu rechtfertigt nicht die tägliche Fahrt nach Stuttgart, wenn die Familie ein Stadthaus in der Landeshauptstadt bewohnt).

Unabhängig vom Verkehrsmittel ist für die Bestimmung der Entfernung grundsätzlich die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte maßgebend für den Abzug als Werbungskosten.

Praxis-Tipp: Längere Strecke mit Zeitersparnis Keine Regel ohne Ausnahme: Wenn Sie aus gutem Grund eine andere, längere Strecke benutzen, kann die Entfernungspauschale auch nach dieser berechnet werden. Gründe für eine längere Strecke sind z. B. eine Zeitersparnis von 10 Prozent pro Tag (aufgrund von weniger Verkehr, keine Ampeln etc.).

Großräumige erste Tätigkeitsstätte / weiträumiges Tätigkeitsgebiet

Unter den Begriff „erste Tätigkeitsstätte“ fallen nach der Rechtsprechung auch großräumige, infrastrukturell organisierte und erschlossene Gebiete, die ortsfeste Arbeitgebereinrichtungen sind z. B. Werksgelände, Bahnhöfe, Flughäfen, Forstreviere, Hafengebiete, Kehr- oder Zustellbezirke (BFH, Urteile v. 11.4.2019, VI R 40/16 und VI R 12/17). Ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet liegt vor, wenn die Arbeitsleistung auf einer festgelegten Fläche, aber nicht innerhalb einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers erfolgen soll (Zustellbezirk, Forstrevier). In diesem Fall werden die Fahrten bis zum (nächsten) Zugang zum Arbeitsgebiet als Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte behandelt. Fahrten innerhalb des Geländes sind wie Reisekosten mit den tatsächlichen Aufwendungen abziehbar. Mobile Pflegekräfte, Schornsteinfeger:innen (Kehrbezirk) oder auch Müllwerker:innen sind von dieser Regelung nicht betroffen (es liegt in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte vor) und üben Auswärtstätigkeiten aus.

Praxistipp: Interessantes Urteil zur ersten Tätigkeitsstätte

Steht in Ihrem Arbeitsvertrag, dass eine bestimmte Einrichtung Ihres Arbeitgebers eine „erste Tätigkeitsstätte“ ist, dürfen Sie für die Fahrten zu dieser ersten Tätigkeitsstätte nur die Entfernungspauschale als Werbungskosten abziehen. Das sind aktuell 30 Cent für die ersten 20 Kilometer und 38 Cent ab dem 21. Kilometer – allerdings nur für die einfache Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsplatz. Steht im Arbeitsvertrag nur, dass der Anstellungsort am Ort der Einrichtung liegt, haben Sie „keine“ erste Tätigkeitsstätte (BFH, Urteil v. 14.9.2023, Az. VI R 27/21).

Folge: Für die Fahrten dürfen Sie entweder die tatsächlichen Kosten oder bei Fahrten mit dem Pkw 30 Cent je Kilometer für die Hin- und Rückfahrt als Werbungskosten geltend machen. An Tagen, an denen Sie mehr als acht Stunden beruflich tätig sind, winkt Ihnen zudem eine steuersparende Verpflegungspauschale von aktuell 14 Euro pro Tag.

Pro Arbeitstag kann nur eine Fahrt angesetzt werden. Bei einer 5-Tage-Woche können Sie pauschal bis zu 230 Fahrten, bei einer 6-Tage-Woche bis zu 280 Fahrten pro Jahr abrechnen (Grund: Urlaub, Feiertage etc.). Wer mehr Fahrten geltend machen will, muss diese nachweisen (z. B. durch Aufzeichnungen der im Kalenderjahr durchgeführten Fahrten, Bescheinigung des Arbeitgebers).

Beispiel: Öffentliche Verkehrsmittel Sie fahren täglich mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu Ihrer 17 km entfernt liegenden ersten Tätigkeitsstätte. Der Werbungskostenabzug über die Entfernungspauschale beträgt pro Tag 5,10 EUR (17 Entfernungskilometer × 0,30 EUR). Bei einer 5-Tage-Woche können Sie also für das gesamte Jahr 1.173 EUR (230 Tage × 5,10 EUR) geltend machen.

Tipp: Coronabedingt nicht durchgeführte Fahrten Die Kosten der Monats- bzw. Jahresfahrkarte können auch berücksichtigt werden, wenn infolge des Lockdowns zu Hause gearbeitet und deshalb keine Fahrten durchgeführt wurden.

Ergibt sich aufgrund der Entfernungspauschale ein Werbungskostenbetrag von mehr als 4.500 EUR, können Sie diesen Betrag nur dann steuerlich geltend machen, wenn Sie mit dem eigenen oder einem zur Nutzung überlassenen Pkw (z. B. Firmenwagen) gefahren sind.

Benutzen Sie dagegen für eine Teilstrecke den eigenen Pkw und für den Rest öffentliche Verkehrsmittel (oder werden für einen Teil des Jahres der eigene Pkw und für den anderen Teil öffentliche Verkehrsmittel benutzt), können nur entweder die Entfernungspauschale oder die tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden.

Wenn Sie mit einem:einer Kolleg:in oder Ihrem:Ihrer Partner:in gemeinsam zur Arbeit fahren, kann jeder die volle Entfernungspauschale geltend machen. Eventuelle Umwege, die durch die Fahrgemeinschaft notwendig sind, können Sie allerdings nicht absetzen. Für die Tage, an denen Sie nicht selbst fahren, ist die Begrenzung auf 4.500 EUR (s. o.) zu beachten.

Stehen Sie in mehreren Dienstverhältnissen, ist die Entfernungspauschale für jeden Weg zur jeweils ersten Tätigkeitsstätte anzusetzen, wenn Sie am selben Tag zwischenzeitlich in die Wohnung zurückkehren. 

Werden täglich mehrere Arbeitsstätten unmittelbar nacheinander angefahren, so können Sie die Strecken addieren. Die für die Ermittlung der Entfernungspauschale anzusetzende Entfernung darf dann höchstens die Hälfte der Gesamtstrecke betragen. 

Beispiel: Z fährt vormittags von seiner Wohnung in A zur regelmäßigen Arbeitsstätte in B, nachmittags weiter zur regelmäßigen Arbeitsstätte in C und abends zurück zur Wohnung in A. Die Entfernungen betragen zwischen A und B 30 km, zwischen B und C 40 km und zwischen C und A 50 km. Die Gesamtentfernung beträgt 30 km + 40 km + 50 km = 120 km, die Entfernung zwischen der Wohnung und den beiden regelmäßigen Arbeitsstätten 30 km + 50 km = 80 km. Da dies mehr als die Hälfte der Gesamtentfernung ist, kann Z 60 km (120 km/2) für die Ermittlung der Entfernungspauschale ansetzen.

Die Entfernungspauschale steht Arbeitnehmer:innen unabhängig von der Höhe der Aufwendungen zu und gilt grundsätzlich auch bei Nutzung eines Firmenwagens. Denn er oder sie hat den Nutzungsanteil in seinem:ihrem Bruttolohn versteuert. Ausnahme: Der Arbeitgeber übernimmt  die Versteuerung des lohnsteuerpflichtigen Vorteils (Pauschalversteuerung mit 15 Prozent, erkennbar aus der Lohnsteuerbescheinigung). Dann erfolgt eine entsprechende Kürzung der Entfernungspauschale.

Achtung: Neuregelung ÖPNV / Job-Ticket Leistungen des Arbeitgebers für Fahrten des:der Arbeitnehmer:in mit öffentlichen Verkehrsmitteln (nicht Taxi und Flugkosten) zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind seit 1.1.2019 unabhängig von der Höhe steuerfrei (§ 3 Nr. 15 EStG), wenn sie zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden. Dies gilt sowohl für Barzuschüsse als auch für vom Arbeitgeber überlassene Job-Tickets. Die Steuerfreiheit gilt auch für Tickets für private Fahrten im ÖPNV. Die Entfernungspauschale wird um den steuerfreien Betrag gekürzt.

Seit 2020 können Arbeitnehmer:innen auf die Steuerbefreiung verzichten und mit dem Arbeitgeber vereinbaren, dass dieser den Wert des Jobtickets pauschal mit 25 Prozent (§ 40 Abs. 2 EStG) versteuert. Dann steht dem:der Arbeitnehmer:in die ungekürzte Entfernungspauschale zu. Wird das Jobticket nicht zusätzlich zum Lohn ausgegeben, sind Fahrkarten im Wert von monatlich 50 Euro steuerfrei. Wird der Wert von 50 Euro überschritten, liegt insgesamt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, den der Arbeitgeber aber pauschal mit 15 Prozent versteuern kann. Sowohl die Steuerfreiheit als auch die Pauschalversteuerung führen dann zu einer Kürzung der Entfernungspauschale.

Arbeitnehmer:innen mit einer Behinderung (bei Minderung der Erwerbsfähigkeit um mindestens 70 Prozent oder mindestens 50 Prozent und zusätzlich eine erhebliche Gehbehinderung mit Kennzeichen "G" oder "aG" im Behindertenausweis) können anstelle der Entfernungspauschale auch die tatsächlichen Aufwendungen für die Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte absetzen. Dabei ist die tatsächlich gefahrene Strecke maßgebend.

Alternativ können Arbeitnehmer:innen mit einer Behinderung 0,30 Euro pro Kilometer für die Hin- und Rückfahrt in der Entfernungspauschale ansetzen, ohne einen Einzelnachweis zu führen. 

Wird der behinderte Mensch von Angehörigen zur Arbeitsstätte gefahren und abgeholt, können die Kosten für zwei Hin- und Rückfahrten abgerechnet werden, wenn der Behinderte keinen Führerschein hat oder aufgrund seiner Behinderung von seiner Fahrerlaubnis keinen Gebrauch macht.