Dienstwagen: So versteuern Sie ihn richtig

Wenn Sie als Arbeitnehmer:in Ihren Dienstwagen auch für Privatfahrten nutzen dürfen, müssen Sie den entsprechenden Nutzungswert als Arbeitslohn versteuern. Eine Privatnutzung kann nur ausgeschlossen werden, wenn es ein privates Nutzungsverbot gibt, das entsprechend vom Arbeitgeber kontrolliert wird. In aller Regel holt sich das Finanzamt seinen Anteil – wie hoch der ist, ermittelt das Finanzamt entweder mithilfe eines von Ihnen geführten Fahrtenbuchs oder nach der sogenannten 1-%-Regelung. Welches Verfahren angewendet werden soll, können Sie in Absprache mit Ihrem Arbeitgeber festlegen (Achtung: Die Methode zur Ermittlung des geldwerten Vorteils darf bei demselben Kfz während eines Kalenderjahres nicht gewechselt werden).

Praxis-Tipp: Bruttolohn korrigieren Wenn Ihr Arbeitgeber die 1-%-Regelung angewandt hat und Sie trotzdem ein Fahrtenbuch geführt haben, können Sie in Ihrer Einkommensteuererklärung ggf. den Bruttoarbeitslohn korrigieren. Rechnen Sie wie folgt:

Bruttoarbeitslohn lt. Bescheinigung
-   darin enthaltener Nutzungswert
+  Nutzungswert gemäß Fahrtenbuchmethode
=  korrigierter Bruttoarbeitslohn

Werbungskostenabzug

Wenn Sie Ihren Dienstwagen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzen (und hierfür ein geldwerter Vorteil angesetzt wird), können Sie wie bei Fahrten mit dem eigenen Pkw auch die Entfernungspauschale  als Werbungskosten absetzen. Haben Sie sich bei der Versteuerung der Fahrten statt für die 0,03 %-Regelung für die Einzelbewertung (0,002 %) entschieden, können Sie auch nur diese Fahrten (max. für 180 Tage im Jahr) bei den Werbungskosten geltend machen.

Hat Ihr Arbeitgeber den geldwerten Vorteil pauschal versteuert und die darauf entfallende Lohnsteuer übernommen (dies ist durch einen entsprechenden Eintrag auf der Lohnsteuerkarte ersichtlich), ist kein zusätzlicher Abzug der Entfernungspauschale als Werbungskosten möglich.

Achtung: Unfallkosten Wenn Sie bei einer privaten Fahrt einen Unfall haben, gehören die Reparaturkosten bei der Fahrtenbuchmethode nicht zu den Gesamtkosten eines dem Arbeitnehmer überlassenen Dienstwagens.
Folge: Wenn der Arbeitgeber die Unfallkosten übernimmt, müssen Sie diese als zusätzlichen geldwerten Vorteil versteuern. Bei Unfallkosten, die im einzelnen Schadensfall nach Abzug von Erstattungen den Betrag von 1.000 EUR zzgl. Umsatzsteuer nicht übersteigen, können die Reparaturkosten in die Gesamtkosten einbezogen werden. Dieses gilt sowohl bei der 1-%-Methode als auch bei der Fahrtenbuchmethode.

Sie können den geldwerten Vorteil entweder pauschal (sogenannte 1-%-Regelung) oder mit Hilfe eines Fahrtenbuchs für Ihren Geschäftswagen bzw. Dienstwagen ermitteln.

1-%-Regelung

Wenn Sie den geldwerten Vorteil Ihres Dienstwagens mit der 1-%-Regelung ermitteln wollen, bleiben die tatsächlich privat gefahrenen Kilometer bedeutungslos. Ohne Beachtung der Kfz-Kosten und der tatsächlich gefahrenen Kilometer wird stattdessen für die private Nutzung pauschal 1 % des Fahrzeuglistenpreises (der inländische Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung zzgl. Sonderausstattung einschließlich fest eingebautem Navigationsgerät) pro Monat als Arbeitslohn angesetzt. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erhöht sich der Betrag um 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer. Bei doppelter Haushaltsführung kommen noch einmal 0,002 % pro Heimfahrt und Entfernungskilometer hinzu, sofern die Kosten nicht als Werbungskosten abzugsfähig sind.

Wird das Fahrzeug nur gelegentlich für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt, ist nicht mehr zwingend die Monatspauschale (0,03 %) anzusetzen.

Hierbei gelten folgende Grundregeln:

• Entweder Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten mit 0,002 % des Listenpreises je Entfernungskilometer oder Monatspauschale (0,03 %) 
• Abstimmung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:in
• Einmalige Wahl für Kalenderjahr, kein Wechsel der Methoden zur Ermittlung des geldwerten Vorteils möglich
• Bei der Einkommensteuererklärung ist eine andere Entscheidung möglich.

Tipp: Nur wenige monatliche Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte Wurden z. B. wegen coronabedingter Tätigkeit im Homeoffice nur einzelne Fahrten zu ersten Tätigkeitsstätte tatsächlich durchgeführt, ist alternativ eine Einzelbewertung des Nutzungsvorteils möglich. Dann kann jede Fahrt mit 0,002 % des Listenpreises je Entfernungs-Kilometer, innerhalb eines Jahres begrenzt auf maximal 180 Tage, bewertet werden. Voraussetzung ist, dass Sie die einzelnen Tage ihrem Arbeitgeber schriftlich und konkret mit Datum mitteilen. Dann kann die oftmals günstigere Einzelbewertung mit 0,002 % schon beim Lohnsteuer-Abzug berücksichtigt werden.

Wird das Fahrzeug für die Fahrt zur Arbeitsstätte nur für eine Teilstrecke (z. B. bis zum Bahnhof; Park and Ride) benutzt, ist für die Berechnung des Sachbezugs nur von den tatsächlich zurückgelegten Entfernungs-Kilometern auszugehen. Dies gilt aber nur, wenn der Arbeitgeber das Kfz ausschließlich für diese Teilstrecke zur Verfügung gestellt hat und die Einhaltung der Regelung überwacht. Zusätzlich muss der Arbeitnehmer für die restliche Teilstrecke die Benutzung eines anderen Verkehrsmittels nachweisen (z. B. Jahres-Bahnfahrkarte), sonst wird die gesamte Entfernung zugrunde gelegt.

Obergrenze

Die pauschale Berechnung ist der Höhe nach auf die Gesamtkosten, die für das genutzte Fahrzeug angefallen sind, begrenzt. Da in diesem Fall dem:der Arbeitnehmer:in auch alle betrieblichen Fahrten zugerechnet werden, bietet sich hier dringend die Berechnung mittels Fahrtenbuch an.

Fahrtenbuch

Alternativ können Sie den geldwerten Vorteil Ihres Dienstwagens mithilfe eines Fahrtenbuchs ermitteln. Nach den Vorgaben des Bundesfinanzhofs (BFH) muss ein Fahrtenbuch zu den beruflichen Fahrten mindestens folgende lesbare Angaben ausweisen:

• Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder Fahrt
• Reiseziel (genaue Adresse mit Hausnummer) bzw. die genaue Reiseroute
• Reisezweck und den/die aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner 
• Gesamtkilometerstand am Ende der Fahrt

Mehrere Teilabschnitte einer Reise können zu einer Eintragung verbunden werden, wenn die aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in zeitlicher Reihenfolge aufgeführt werden.

Am Beginn und am Ende einer privaten Nutzung ist der Gesamtkilometerstand anzugeben. Weitere Informationen sind nicht notwendig.

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form ("Buch", keine Loseblattsammlung oder Ordner) geführt werden, und die zu erfassenden Fahrten sind vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiederzugeben. Alle Angaben und wesentliche Informationen müssen sich aus dem Fahrtenbuch selbst ergeben. Bei elektronischen Fahrtenbüchern mit GPS reicht es aus, wenn der Anlass der Fahrt innerhalb von sieben Tagen erfasst wird.

Praxis-Tipp: Keine Notizzettel! Machen Sie Ihre Eintragungen direkt in Ihr Fahrtenbuch und verzichten Sie auf Notizzettel. Bei Fehlen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs müssen Sie den geldwerten Vorteil nach der 1-%-Methode berechnen. Die Finanzämter prüfen insbesondere, ob das Fahrtenbuch zeitnah geführt und der Fahrtanlass (privat/beruflich) zutreffend erfasst wurde. Bei handschriftlich geführten und nicht GPS-basierten elektronischen Fahrtenbüchern wird auch auf die Vollständigkeit der Eintragungen (insbesondere Tank- und Werkstattfahrten) und Unstimmigkeiten bei den Anfangs- und Endkilometerständen geachtet.

Einzelne selbst getragene Kraftfahrzeugkosten (z. B. einzelne Treibstoffkosten, Garagenmiete) mindern den geldwerten Vorteil und können als Werbungskosten berücksichtigt werden. Die Frage, ob freiwillige Leistungen der:des Arbeitnehmer:in, z. B. die Nutzung der privaten Garage, zu einer Minderung des geldwerten Vorteils (um die Garagenkosten) führen, wird gerade in einem Revisionsverfahren beim Bundesfinanzhof geklärt (Az. VIII R 29/20). Eine eventuelle Minderung erfolgt sowohl bei Anwendung der 1 %-Regelung als auch bei der Fahrtenbuchmethode.

Bei der Fahrtenbuchmethode gibt es zwei Möglichkeiten: Zum einen ist es zulässig, die selbst getragenen Kosten nicht in die Gesamtkosten einzubeziehen mit der Folge, dass sich der individuelle km-Satz (für die Privatfahrten) verringert. Es wird jedoch auch nicht beanstandet, wenn die Kosten einbezogen (höherer km-Satz) und dann in voller Höhe vom Privatanteil abgezogen werden. Dann müssen Sie allerdings die Originalbelege, die Aufstellung der Gesamtfahrleistung des Kfz sowie die vom Arbeitgeber berechneten geldwerten Vorteile vorlegen können.

Praxis-Tipp: Abschreibung Die Abschreibung muss nicht unbedingt mit den AfA-Sätzen angesetzt werden, die bei der Gewinnermittlung Gültigkeit haben. Vielmehr ist im Regelfall von einer AfA für Pkw von 12,5 % jährlich auszugehen.

Der private Anteil wird folgendermaßen berechnet:

Beispiel: Berechnung der Gesamtkosten Gesamtfahrleistung × private Fahrleistung laut Fahrtenbuch

Die private Fahrleistung umfasst auch die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (wobei die Entfernungspauschale gegenzurechnen ist) sowie die Fahrstrecke, die im Rahmen der doppelten Haushaltsführung zurückgelegt wird, sofern die Kosten nicht als Werbungskosten abzugsfähig sind.

Beispiel: Berechnung des NutzungswertsArbeitnehmer:in A nutzt einen Dienstwagen (Listenpreis 35.000 EUR), den der Arbeitgeber für 25.000 EUR erworben hat. Die Gesamtkosten (inkl. AfA) für das Kfz betrugen 15.000 EUR bei einer Fahrleistung von 50.000 km. Neben der privaten Nutzung (8.000 km) hat A während einer steuerlich anzuerkennenden doppelten Haushaltsführung wöchentlich 2 Familienheimfahrten (40 Fahrten, Entfernung 220 km) absolviert. An 230 Tagen fuhr A jeweils 10 km zur Arbeitsstätte.