Bewirtungskosten korrekt von der Steuer absetzen

Aufwendungen, die dem Unternehmen anlässlich der geschäftlichen Bewirtung von Geschäftskontakten und anderen Personen entstehen, sind zu 70 % als Betriebsausgaben abziehbar, soweit sie durch den Betrieb veranlasst und angemessen sind. Aufwendungen für die Bewirtung von Mitarbeitenden sind dagegen in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar. Die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer ist in beiden Fällen zu 100 % als Vorsteuer abziehbar.

Aufwendungen für Produkt- oder Warenverkostungen (z. B. Kundschaftsprobetrinken) sind keine Bewirtungskosten, sondern Werbeaufwendungen und damit in voller Höhe abziehbar. Auch Aufwendungen für Aufmerksamkeiten in geringem Umfang (wie Kaffee, Tee, Gebäck) anlässlich geschäftlicher oder betrieblicher Besprechungen fallen nicht unter die Beschränkung und sind in voller Höhe abziehbar. Das gilt nicht für alkoholische Getränke.

Erhalten Mitarbeitende in der Kantine (oder von Dritten) unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten (Vollverpflegung oder einzelne Mahlzeiten), sind die Bewirtungskosten in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar, weil die Bewirtung betrieblich und nicht geschäftlich veranlasst ist.

Bei Mitarbeitenden liegt Arbeitslohn in Form eines Sachbezugs vor und ist von diesem bei der Einkommensteuer zu berücksichtigen. Als Lohn wird nicht der tatsächliche Wert der Bewirtung, sondern ein amtlicher Sachbezugswert angesetzt. Dieser beträgt ab 2023 bei Vollverpflegung 9,60 EUR je Tag. Ein einzelnes Frühstück ist mit 2,00 EUR und eine einzelne Hauptmahlzeit mit 3,80 EUR zu bewerten. Zuzahlungen der Mitarbeitenden mindern den als Sachbezug anzusetzenden Wert der Bewirtungskosten. Die Sachbezugswerte können nur angesetzt werden, wenn der Preis der einzelnen Mahlzeit nicht mehr als 60 Euro beträgt.

Praxis-Beispiel: KantineSie geben an Ihre Mitarbeitenden ein verbilligtes Mittagessen je Arbeitstag aus. Die Mitarbeitenden zahlen einen Eigenbeitrag von 2 EUR je Essen.
Arbeitslohn ist in diesem Fall der Sachbezugswert von 3,80 EUR je Mahlzeit abzgl.
2 EUR Zuzahlung = 1,80 EUR je Mittagessen. Die einzubehaltende Lohnsteuer kann vom Unternehmen pauschal mit 25 % versteuert werden, wenn es diese übernimmt. Andernfalls ist eine individuelle Berechnung nach den persönlichen Merkmalen der Mitarbeitenden vorzunehmen.

Bei der Umsatzsteuer ist zu beachten, dass die unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Bewirtungen steuerbar und steuerpflichtig ist.

Praxisfall 1: Unternehmenseigene Kantine

Falls Sie eine eigene Kantine betreiben, ist Ihr Unternehmen zum vollen Vorsteuerabzug berechtigt. Bei unentgeltlicher Abgabe ist als Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer der amtliche Sachbezugswert anzusetzen. Dieser ist ein Bruttowert, d. h. die Umsatzsteuer ist herauszurechnen.

Zahlen die Mitarbeitenden für die Bewirtung und übersteigt die Zuzahlung nicht den Sachbezugswert, bleibt es für die Umsatzsteuer bei der Bemessungsgrundlage in Höhe des Nettosachbezugs. Ist die Zuzahlung der Mitarbeitenden höher, stellt die tatsächliche Zahlung der Mitarbeitenden abzgl. Umsatzsteuer das Entgelt dar.

Praxisfall 2: Nicht selbst betriebene Kantine/Gastwirtschaft

Für den Fall, dass Sie mit einer Kantine die Abgabe von Mahlzeiten an die Mitarbeitenden vereinbaren, erbringt der:die Betreiber:in der Kantine an Ihre Mitarbeitenden eine Leistung. Entgelt ist, was die Mitarbeitenden zahlen, abzgl. Umsatzsteuer. Die Vorsteuer aus der Rechnung der Betreiberfirma sind voll abzugsfähige Bewirtungskosten.

Vereinbaren Sie mit dem:der Betreibenden der Kantine, dass die Mitarbeitenden nach der Speisekarte bestellen können, stellt der Essenszuschuss an den:die Betreiber:in der Kantine keine umsatzsteuerpflichtige Leistung an die Mitarbeitenden dar. Allerdings ist auch kein Vorsteuerabzug für die Zahlung möglich, da kein Leistungsaustausch zwischen Kantine und Unternehmen stattfindet.

Gleiches gilt, wenn eine Kantine in den Betriebsräumen von Dritten betrieben wird und diese vom Unternehmen einen Zuschuss erhalten.

Bewirtungskosten im Zusammenhang mit Betriebsveranstaltungen (z. B. Weihnachtsfeier, Betriebsausflug) können Sie immer in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehen. Betragen die Aufwendungen (alle Kosten einschl. solcher für gesellige, kulturelle und sportliche Veranstaltungen) einschl. Umsatzsteuer mehr als 110 EUR je mitarbeitende Person und Veranstaltung, ist der darüber hinausgehende Betrag lohnsteuerpflichtig. Dabei sind Aufwendungen für Angehörige dem jeweiligen Mitarbeitenden zuzurechnen (die Zahl der Personen erhöht sich also nicht).

Aufwendungen im Zusammenhang mit höchstens zwei Betriebsveranstaltungen sind nicht als Arbeitslohn zu behandeln, wenn die Bruttozuwendungen (Bewirtungskosten) je mitarbeitende Person dabei die Freigrenze von 110 EUR nicht übersteigen. Die Aufwendungen für eine dritte (oder weitere) Veranstaltung sind immer Arbeitslohn.

Umsatzsteuer

Bei Aufwendungen bis 110 EUR je mitarbeitende Person und Veranstaltung können die Vorsteuerbeträge abgezogen werden. Umsatzsteuer entsteht nicht, weil es sich bei den Bewirtungskosten um eine Aufmerksamkeit handelt. Übersteigen die Aufwendungen den Freibetrag von 110 EUR je mitarbeitende Person, ist von einer Mitveranlassung durch die Privatsphäre der Mitarbeitenden auszugehen. Das Unternehmen hat dann keinen Vorsteuerabzug.

Wenn Personen aus geschäftlichem Anlass bewirtet werden, dürfen nur 70 % der angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Ein geschäftlicher Anlass besteht insbesondere bei der Bewirtung von Personen, mit denen Geschäfte gemacht werden. Das gilt nicht, wenn die Bewirtungsaufwendungen Gegenstand eines Leistungsaustauschs sind (z. B. Zuführung von Kunden durch einen Busfahrer; BFH, Urteil v. 26.04.2018. –  X R 24/17). Nehmen an der Bewirtung nicht nur die Geschäftskontakte, sondern auch der:die Unternehmer:in und/oder die Angestellten teil, sind sämtliche Bewirtungskosten nur zu 70 % abziehbar. Soweit Aufwendungen nach der allgemeinen Verkehrsauffassung unangemessen hoch sind (z. B. Nachtclubbesuch), sind sie nicht abziehbar. Bei privaten Anlässen (z. B. Hochzeit) können auch die Kosten für Gäste, die aus beruflichen Gründen eingeladen wurden, nicht abgezogen werden.

Ort der Bewirtung

Für den Bewirtungskostenabzug spielt es keine Rolle, ob die Bewirtung in einer Gaststätte, einem Hotel, einer Bar, einem Biergarten usw. oder in Ihrer Kantine stattgefunden hat.

Bewirtungen in der eigenen Wohnung sind nicht abzugsfähig.

Nachweis 

Die Höhe und die geschäftliche Veranlassung sind nachzuweisen durch Ort und Tag der Bewirtung, Namen der Teilnehmenden (ohne Anschrift), Anlass der Bewirtung und Höhe der Aufwendungen. Die Angaben über den Anlass der Bewirtung müssen den Zusammenhang mit einem geschäftlichen Vorgang oder einer Geschäftsbeziehung erkennen lassen. Angaben wie "Arbeitsgespräch", "Infogespräch", "Kontaktpflege", "Mandantengespräch", "Akquisition" oder "Kundenpflege" reichen hierzu nicht aus.

Bewirtung in einer Gaststätte

Bei der Bewirtung in einer Gaststätte genügt es, neben der Rechnung den Anlass und die Teilnehmenden an der Bewirtung festzuhalten. Aus der Rechnung müssen sich Name und Anschrift der Gaststätte sowie der Tag der Bewirtung ergeben. Die Rechnung muss auf den Namen des:der bewirtenden Unternehmers:in ausgestellt werden. Dies ist bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR nicht erforderlich. Die in Anspruch genommenen Leistungen sind nach Art, Umfang, Entgelt und Tag der Bewirtung in der Rechnung gesondert zu bezeichnen. Es genügt nicht, wenn "Speisen und Getränke" und die in Rechnung gestellte Gesamtsumme angegeben wird. 

Rechnungen

Folgende Angaben muss eine Rechnung enthalten, damit Ihr Anspruch auf steuerliche Berücksichtigung der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben gilt:

• Tag der Bewirtung
• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens (z. B. des Restaurants)
• Art und Umfang sowie Entgelt der in Anspruch genommenen Leistungen
  inkl. Umsatzsteuerbetrag
• Preis bzw. Rechnungsbetrag
• bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag (inkl. MwSt.) von mehr als 250 EUR: 
  Name des:der Bewirtenden
• eine fortlaufende (Rechnungs-)Nummer
• Angabe der Steuernummer des:der Rechnungsaussteller:in oder
  die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte USt-ID-Nummer

Meistens sind diese Angaben bei maschinell erstellten Quittungen (z.B. Registrierkassen) ohnehin häufig enthalten.

WichtigÜbrigens: Spätestens ab dem 01.01.2023 erwartet das Finanzamt einen Hinweis auf die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) auf dem Bewirtungsbeleg (BMF, Schreiben vom 30.06.2021, Az. IV C 6 - S 2145/19/10003:003). Prüfen Sie dies sicherheitshalber.

Aufzeichnungspflichten

Sie können die Bewirtungskosten nur dann abziehen, wenn sie einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden.

Umsatzsteuer

Die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer kann in voller Höhe als Vorsteuer abgezogen werden, auch wenn die Bewirtungsrechnungen formell den einkommensteuerlichen Anforderungen nicht entsprechen (FG Berlin-Brandenburg, Urteil v. 9.4.2019, 5 K 5119/18).