Abschreibung: So schreiben Sie Arbeitsmittel richtig ab

Von Steuern.de-Redaktion

 

Die Abschreibung ist für Sie als Arbeitnehmer aus steuerlicher Sicht vor allem bei teureren Arbeitsmitteln interessant. Bis zu einer Höhe von 952 EUR brutto können Sie die Anschaffungskosten für Arbeitsmittel (z. B. Computer, Drucker) sofort und in voller Höhe in Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Teurere Arbeitsmittel müssen entsprechend ihres Wertverlusts über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Den Betrag der Wertminderung im jeweiligen Jahr (also die Abschreibung) können Sie dann als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Was Sie in Sachen Abschreibung für die Einkommensteuererklärung wissen sollten, lesen Sie in diesem Beitrag.

 

Welche Arbeitsmittel kann ich als Werbungskosten geltend machen?

Leider gibt es im Einkommensteuerrecht nur eine wenig griffige Definition, welche Arbeitsmittel als Werbungskosten abgesetzt werden können. Demnach sind Werbungskosten alle "Aufwendungen zum Erwerb, zur Sicherung und Erhaltung der Einnahmen". Als typische Beispiele gelten Kosten für Werkzeuge oder typische Berufskleidung. Prinzipiell können Sie aber die Kosten für alle Gegenstände, die Sie überwiegend für Ihre berufliche Tätigkeit nutzen und privat anschaffen, auch steuerlich geltend machen - oder es zumindest versuchen.

 

In der Praxis ist die Anerkennung - wie so oft im Steuerrecht - immer von der Plausibilität Ihrer Erklärung abhängig. Bei einem reinen Diktiergerät eines Journalisten wird das Finanzamt immer von einer beruflichen Nutzung ausgehen. Wenn allerdings nicht klar ersichtlich ist, ob ein Gegenstand beruflich oder privat genutzt wird, verweigert das Finanzamt den Werbungskostenabzug und sieht die Ausgaben als Kosten der privaten Lebensführung. Aber auch hier gilt: keine Regel ohne Ausnahmen, denn einen Computer können Sie (zumindest bis zu einem Anteil von 50 % beruflicher Nutzung) relativ leicht in Ihrer Steuererklärung zur Einkommensteuer geltend machen (Argumente: Weiterbildung, Recherche, u.a. für die Steuererklärung).

 

Wenn Sie keine größeren Anschaffungen getätigt haben, sollten Sie zumindest die Arbeitsmittelpauschale in Höhe von 110 EUR in Ihrer Steuererklärung ansetzen. Bis zu dieser Grenze verlangt das Finanzamt in der Regel keine Belege. Das Finanzamt berücksichtigt diese Pauschale allerdings nicht von sich aus, sondern nur, wenn in der Einkommensteuererklärung eine entsprechende Angabe erfolgt.

 

So ermitteln Sie die Höhe der Abschreibung bei typischen Arbeitsmitteln

Wenn das Finanzamt einen Gegenstand als Arbeitsmittel anerkennt, geht es meist um die Frage, wie dieser abgeschrieben wird. Grundsätzlich gilt dabei die gleichmäßige Verteilung der Anschaffungskosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer; dieses Verfahren wird als "lineare Abschreibung" bezeichnet, eine Übersicht für diverse Gegenstände finden Sie in der AfA-Tabelle (AfA = Absetzung für Abnutzung). Hier eine Kurzübersicht, welche Nutzungsdauer das Finanzamt für typische Arbeitsmittel unterstellt:

 

 NutzungsdauerAfA-Satz (pro Jahr)
Büromöbel137,7 %
Computer, Laptop, Tablet, Peripheriegeräte333,33 %
Fotokopierer520 %
Faxgerät616,66 %
Aktenvernichter812,5 %

 

 

Anmerkung: Im Anschaffungsjahr ist eine zeitanteilige Abschreibung (gerundet auf volle Monate) vorzunehmen.

 

Wann Sie einen Gegenstand sofort und in voller Höhe abschreiben können

Beträgt der Rechnungsbetrag (inkl. Umsatzsteuer) maximal 952 EUR (800 EUR zzgl. 19 % MwSt) und handelt es sich um einen selbstständig nutzungsfähigen Gegenstand, liegt ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GwG) vor. Die gesamten Anschaffungskosten können im Jahr der Anschaffung abgezogen werden. Eine "selbstständige Nutzung" liegt nicht vor, wenn der erworbene Gegenstand nur zusammen mit einem anderen Gegenstand nutzbar ist. Wenn Sie für Ihr im Vorjahr angeschafftes Notebook also beispielsweise einen Drucker, Scanner oder Bildschirm für 300 EUR gekauft haben, ist ein Sofortabzug nicht möglich.

 

Beispiel: Sofortabschreibung / GwG 
Ein Arbeitnehmer kauft sich im Dezember 2020 für 700 EUR zzgl. 19 % USt einen Laptop und bezahlt ihn im Januar 2021. Der Gesamtaufwand (833 EUR) kann in der Steuererklärung für das Jahr 2020 in voller Höhe als Werbungskosten geltend gemacht werden. Auf Wunsch ist auch die AfA-Regelung (Verteilung auf 3 Jahre) möglich.

 

Computer, Smartphone und Co.

Steuerrechtlich handelt es sich bei einer Computeranlage nicht um ein Wirtschaftsgut, sondern jede Komponente, Prozessoreinheit (einschließlich interner Festplatte), Monitor, Drucker, Tastatur, Maus, Scanner, ist ein eigenständiges, selbstständig bewertbares Wirtschaftsgut, das aber nicht selbstständig nutzbar ist. Die Anschaffungskosten dieser Wirtschaftsgüter können deshalb – unabhängig von der Höhe der Anschaffungskosten – nur im Wege der Abschreibung (AfA), verteilt auf die Nutzungsdauer (anzunehmen mit drei Jahren), abgezogen werden. Gehören die Geräte zum Betriebsvermögen, sind Sonderabschreibungen und ein Investitionsabzugsbetrag möglich.

 

Laptops, Tablets, Notebooks und Netbooks sind selbstständig nutzbar. Deren Anschaffungskosten sind, wenn sie ohne Umsatzsteuer nicht mehr als 800 EUR (brutto 952 EUR) betragen haben, entweder über die AfA oder sofort bei Anschaffung in voller Höhe (einschließlich USt) abziehbar (geringwertige Wirtschaftsgüter).

Als selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter gelten auch externe Speichermedien (Festplatte, USB-Speicher). Kombinationsgeräte (Drucker/Fax/Kopierer in einem Gerät) sind unabhängig von der Computeranlage nutzbar. In beiden Fällen ist die 800-Euro-Regelung anwendbar.

 

Laufende Betriebskosten

Kosten für Verbrauchsmaterial (Toner, Druckerpatronen, Papier) sowie für die (berufliche) Internetnutzung sind in voller Höhe abzugsfähig. Dasselbe gilt für Kosten für Reparaturen an den Geräten. Auch beruflich veranlasste Telekommunikationskosten (Telefon, Internet) sind abzugsfähig. Fallen erfahrungsgemäß derartige Kosten an, akzeptiert die Verwaltung einen beruflich veranlassten Kostenansatz von 20 % des Rechnungsbetrags, maximal 20 € monatlich.

Sofern der private Nutzungsanteil nicht von völlig untergeordneter Bedeutung (< 10 %) ist, sind alle Kosten – gegebenenfalls schätzungsweise – aufzuteilen.

 

Außergewöhnliche Abschreibung, Verkauf oder Umwidmung

Wird ein Gegenstand vor Ablauf des Abschreibungszeitraums unbrauchbar, können Sie in dem Jahr, in dem der Gegenstand nicht mehr genutzt werden kann, den bislang noch nicht abgesetzten Restbetrag in voller Höhe als Werbungskosten anrechnen (= Absetzung für außergewöhnliche technische oder wirtschaftliche Abnutzung).

 

Wenn Sie den noch gebrauchsfähigen Gegenstand vor Ablauf des Abschreibungszeitraums verkaufen (oder verschenken), können Sie ihn dagegen nicht mehr abschreiben. Der erzielte Veräußerungserlös bleibt steuerlich unberücksichtigt.

 

Haben Sie in einem früheren Jahr einen Gegenstand gekauft und nutzen Sie diesen seit dem Jahr 2017 ausschließlich noch beruflich (= Umwidmung), können Sie die Nutzung ebenfalls steuerlich geltend machen.

 

Beispiel: Nutzungsänderung 
Sie haben am 15.1.2019 einen PC für 1.500 EUR zur privaten Nutzung gekauft. Den PC nutzen Sie ab Januar 2020 ausschließlich für berufliche Zwecke. Die AfA für das Jahr 2019 ist wegen der privaten Nutzung des PC nicht abzugsfähig. Die AfA-Anteile für 2020 (500 EUR) und 2021 (berufliche Nutzung unterstellt) sind abzugsfähig.

 

Praxis-Tipp: Restwertabschreibung nutzen
Beträgt der zum Zeitpunkt der erstmaligen beruflichen Nutzung noch nicht abgesetzte Teil der Anschaffungskosten (Restwert) nicht mehr als 800 EUR brutto, können Sie diesen sofort in voller Höhe abschreiben.

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